Sekretarz Miasta – Naczelnik Wydziału - Marcin Radziłowicz, tel. 87 73 26 208
Zastępca Naczelnika Wydziału - Michał Kociński, tel. 87 73 26 229
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 104

Referat Administracyjno - Gospodarczy:
Kierownik Referatu - Dariusz Kruszewski, tel. 87 73 26 211
pomoc administracyjna - Artur Łubowicz, tel. 87 73 26 227
robotnik gospodarczy - Janina Boczyluk - Smaka, Krystyna Grupkajtys, Ewa Naruszewicz, Danuta Ostaszewska, Ewa Sielawko, Katarzyna Zawadzka tel. 87 73 26 211
gońcy – Piotr Haraburda, Arkadiusz Nieszczerzewski, Piotr Skulimowski, tel. 87 73 26 211
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 11
kierowcy - Jarosław Dąbkowski, Bartosz Niedźwiecki, tel. 87 73 26 211
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 101
konserwator - Andrzej Szczerbicki
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 16

Biuro Działalności Gospodarczej:
stanowisko ds. obsługi przedsiębiorców:
Rafał Gajewski, tel 87 73 26 299
Jolanta Wilczyńska, tel. 87 73 26 246
Izabela Wyszomirska, tel. 87 73 26 248
ul. Piłsudskiego 4, I piętro, pokój 246

Referat Spraw Obywatelskich
Kierownik Referatu - Michał Kociński, tel. 87 73 26 229
ul. Piłsudskiego 4, pokój 104
stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych - Alicja Aleksiejczuk, Ewelina Kalinowska, Joanna Omilian, tel. 87 73 26 141, Iwona Iglik, tel. 87 73 26 140, Bogumiła Kruczewska, tel. 87 73 26 101, Małgorzata Szymczyk, tel. 87 73 26 138
pomoc administracyjna - Monika Kalisz
ul. Piłsudskiego 6, pokój 7 i 8

Biuro Informatyki:
stanowisko ds. informatyki - Wojciech Lipiński, tel. 87 73 26 130, Marek Pietkiewicz, tel. 87 73 26 129, Bartłomiej Stankiewicz, tel. 87 73 26 120

Centrum Zarządzania Siecią Elkman - numer alarmowy: 87 73 26 210
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 110

Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
stanowisko ds. obrony cywilnej - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Roman Węgrzyn, tel. 87 73 26 283
stanowisko ds. wojskowych - Kierownik Kancelarii Niejawnej - Jarosław Bartoszewicz, tel. 87 73 26 222
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 03

Biuro Organizacji Pracy:
stanowisko ds. kadr - Katarzyna Badorek, tel. 87 73 26 112
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 103
stanowisko ds. kadr i płac - Agnieszka Niedźwiecka, tel. 87 73 26 212, Iwona Wioletta Czyżewska, tel. 87 73 26 212
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 103

stanowisko ds. organizacyjnych - Michał Kawecki, tel. 87 73 26 279
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 11
stanowisko ds. archiwizacji - Jarosław Bartoszewicz, tel. 87 73 26 222
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 03
stanowisko ds. płac - Urszula Sobańska, tel. 87 73 26 261
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 103
pomoc administracyjna - Marta Toczyłowska, tel. 87 73 26 197
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 103


Biuro Obsługi Kancelaryjnej:
Stanowisko ds. kancelaryjnych: Mariola Nowicka, tel. 87 73 26 224, Aneta Sawko, tel. 87 73 26 217
pomoc administracyjna:
Paulina Dobrzycka, Urszula Bocianowska, tel. 87 73 26 224
ul. Piłsudskiego 4, niski parter pokój 02

Biuro Rady Miasta:
stanowisko ds. obsługi Rady Miasta i komisji - Elżbieta Liziewska, telefon: 87 73 26 218
pomoca adminstracyjna - Małgorzata Mięczkowska, telefon: 87 73 26 118
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 118

Biuro Zamówień Publicznych:
Stanowisko ds. Zamówień Publicznych - Marek Szorc, Sebastian Szabroński, tel. 87 73 26 277, 87 73 26 273
ul. Piłsudskiego 4, II piętro, pokój 377

 

Do zadań Wydziału Organizacyjnego, w zakresie pracy poszczególnych komórek organizacyjnych należy:

 

1) Referat Administracyjno-Gospodarczy:
a) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości nieruchomości Urzędu.
b) zapewnienie łączności telefonicznej i radiowej,
c) zarządzanie nieruchomościami Urzędu, gospodarka lokalami, prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych stanowiących własność Urzędu, załatwianie spraw remontu i konserwacji obiektów,
urządzeń technicznych itp.,
d) zamawianie i rejestrowanie wydanych (zwracanych) pieczęci i pieczątek oraz likwidacja nieaktualnych,
e) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami rzeczowymi itp.,
f) prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb komunikacyjnych i przewozowych Urzędu,
g) zaopatrywanie w bilety komunikacji miejskiej pracowników Urzędu,
h) prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne.
2) Referat Spraw Obywatelskich:
a) dokonywanie czynności zameldowania i wymeldowania oraz wprowadzanie tych zmian do rejestru PESEL,
b) prowadzenie ewidencji mieszkańców w Rejestrze Mieszkańców Miasta Ełku oraz w Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców Miasta Ełku i wydawanie zaświadczeń w tym zakresie,
c) udostępnianie danych z rejestru PESEL oraz Rejestrów Mieszkańców.
d) prowadzenie spraw związanych z rejestracją danych i nadawaniem numeru PESEL, nie zastrzeżonych do kompetencji kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
e) współdziałanie z innymi organami administracji publicznej oraz organami państwowymi w zakresie ewidencji ludności,
f) sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla potrzeb placówek oświatowych i wojskowych,
g) prowadzenie Rejestru Wyborców Miasta Ełku, w tym wydawanie decyzji administracyjnych oraz sporządzanie spisów uprawnionych do głosowania w wyborach i referendach powszechnych,
h) weryfikowanie uprawnień wyborczych osób kandydujących do komisji wyborczych i referendalnych,
i) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach ewidencji ludności,
j) prowadzenie archiwum ewidencji ludności,
k) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych, ich unieważnianiem, utratą lub uszkodzeniem oraz zwrotem odnalezionych dowodów osobistych, w tym wprowadzanie danych do Rejestru Dowodów Osobistych,
l) udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z wydawaniem dowodów osobistych,
m) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie odmowy wydania dowodu osobistego lub stwierdzenia jego nieważności,
n) prowadzenie archiwum wydanych dowodów osobistych,
o) przyjmowanie wniosków o przekazanie/aktualizację/usunięcie danych kontaktowych w Rejestrze Danych Kontaktowych,
p) wykonywanie zadań zleconych z zakresu spisów powszechnych.
3) Biuro Działalności Gospodarczej:
a) udzielanie przedsiębiorcom instrukcji wypełniania wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz informowanie ich o bieżących przepisach prawnych dotyczących rejestracji działalności gospodarczej, jak również zgłaszania zmian w ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych,
b) weryfikacja złożonych przez przedsiębiorców wniosków CEIDG-1 o wpis, zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie oraz wykreślenie działalności gospodarczej, pod względem ich
poprawności,
c) potwierdzanie tożsamości przedsiębiorców, ich statusu w przypadku cudzoziemców oraz potwierdzanie za pokwitowaniem przyjęcia od przedsiębiorcy wniosku CEIDG-1,
d) przekształcanie złożonych przez przedsiębiorców wniosków CEIDG-1 na formę elektroniczną i przesyłanie ich do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, prowadzonej
w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki, z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego upoważnionego pracownika,
e) wzywanie przedsiębiorców do skorygowania lub uzupełnienia wniosków niepoprawnych,
f) archiwizowanie wniosków CEIDG-1 w wersji papierowej oraz dokumentacji z nimi związanej,
g) wydawanie zaświadczeń o historii podmiotów figurujących w ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta Ełku do dnia 31 grudnia 2011 r.,
h) prowadzenie ewidencji wydanych licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
i) prowadzenie postępowań w sprawach udzielenia, odmowy udzielenia, cofnięcia, zmiany lub stwierdzenia wygaśnięcia licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
j) kontrola przedsiębiorców prowadzących transport drogowy taksówką w zakresie spełniania wymogów będących podstawą do wydania licencji,
k) prowadzenie ewidencji wydanych zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych,
l) prowadzenie postępowań w sprawach wydania, odmowy wydania, cofnięcia i wygaśnięcia zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych, w tym dokonywanie oględzin punktów sprzedaży oraz przygotowywanie materiałów do Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
m) naliczanie należnych opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż alkoholu oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
n) przygotowywanie projektów uchwał w sprawach: maksymalnej liczby zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz zasad usytuowania miejsc sprzedaży i podawania napojów
alkoholowych na terenie Miasta Ełku,
o) dodawanie do systemu CEIDG informacji o posiadanych przez przedsiębiorców uprawnieniach, wynikających z zezwoleń oraz licencji wydanych przez Prezydenta Miasta Ełku,
p) udzielanie przedsiębiorcom informacji o obowiązujących przepisach prawnych związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych oraz licencji na
wykonywanie transportu drogowego taksówką,
q) prowadzenie Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego, przechowywanie dokumentacji papierowej związanej z obsługą wniosków o potwierdzenie lub unieważnienie profilu.
4) Biuro Informatyki:
a) koordynacja przedsięwzięć informatycznych wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
b) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu,
c) testowanie i wdrażanie systemów informatycznych,
d) planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb,
e) nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania,
f) zapewnienie łączności faksowej Urzędu,
g) administrowanie siecią informatyczną Urzędu,
h) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
i) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania,
j) koordynacja szkoleń pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego,
k) zarządzanie, eksploatacja i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Miejskiej Sieci Komputerowej ELKMAN.
5) Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
a) prowadzenie spraw obronnych:
᠆ opracowanie planu operacyjnego funkcjonowania miasta,
᠆ opracowanie planów przygotowań obronnych ochrony zdrowia do działań w przypadku zdarzeń nadzwyczajnych i wojny,
᠆ przygotowanie i przeprowadzeniu rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
᠆ wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłków miesięcznych, pokrywaniu opłat mieszkaniowych i eksploatacyjnych członkom rodzin żołnierzy uznanych za posiadających na wyłącznym
utrzymaniu członka rodziny lub samotnych, ustalanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych żołnierzom rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe.
᠆ opracowywanie planów świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności,
᠆ wydawanie decyzji o nałożeniu obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych w oparciu o wnioski złożone przez organy uprawnione,
᠆ wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania Sił Zbrojnych budynków, pomieszczeń i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach,
᠆ reklamowanie pracowników na wniosek i z Urzędu,
᠆ realizowanie zadań w zakresie Akcji Kurierskiej i Stałego Dyżuru.
b) wykonywanie zadań z zakresu obrony cywilnej:
᠆ zapewnienie realizacji zadań Prezydenta jako Szefa Obrony Cywilnej Miasta,
᠆ opracowanie planu obrony cywilnej Miasta oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych,
᠆ przygotowanie i kierowanie formacjami obrony cywilnej Miasta,
᠆ przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemów wykrywania i alarmowania,
᠆ organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń formacji obrony cywilnej, a także szkolenie ludności w zakresie samoobrony,
᠆ planowanie i przygotowanie ewakuacji ludności oraz koordynowanie tych działań,
᠆ ustalanie zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom i podmiotom gospodarczym działającym na terenie Miasta,
᠆ dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań,
᠆ planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
᠆ planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej oraz ich przechowywanie i konserwacja,
c) wykonywanie zadań w zakresie zarządzania kryzysowego:
᠆ opracowanie miejskiego planu zarządzania kryzysowego,
᠆ opracowanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią,
᠆ koordynowanie przedsięwzięć w zakresie integracji sił i środków do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
᠆ organizowanie i utrzymywanie łączności w sytuacjach kryzysowych,
᠆ monitorowanie i analizowanie zagrożeń o znamionach zdarzeń kryzysowych na terenie miasta,
᠆ prowadzenie obsługi koordynacyjno - technicznej Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
᠆ koordynowanie całokształtu działań w przypadku wprowadzenia stanu klęski żywiołowej na terenie miasta,
᠆ współdziałanie z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa, porządku publicznego oraz ochrony przeciwpożarowej,
d) wykonywanie zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych:
᠆ opracowanie i prowadzenie plan ochrony informacji niejawnych,
᠆ opracowanie instrukcji dotyczącej sposobu przetwarzania informacji niejawnych,
᠆ prowadzenie aktualnych wykazów osób zatrudnionych lub wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych,
᠆ prowadzenie oceny poziomu zagrożeń związanych z dostępem do informacji niejawnych,
᠆ prowadzenie kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
᠆ prowadzenie okresowej kontroli ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych,
᠆ prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających w zakresie dostępu do informacji niejawnych,
᠆ prowadzenie szkoleń oraz ewidencji pracowników Urzędu w zakresie ochrony informacji niejawnych,
᠆ przekazywanie Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego wykazu osób którym wydano poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych, a także osób którym
odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzje o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,
᠆ zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne,
᠆ prowadzenie Kancelarii Niejawnej,
᠆ sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,
᠆ udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulami „poufne”, „zastrzeżone” osobom posiadającym stosowne poświadczenie
bezpieczeństwa,
᠆ przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji niejawnej,
᠆ egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne.
6) Biuro Obsługi Kancelaryjnej:
a) Obsługa wpływającej do kancelarii ogólnej Urzędu korespondencji, w postaci tradycyjnej oraz przesyłanej na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu, poprzez rejestrowanie przesyłek
w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją eDok oraz ich rozdział do komórek organizacyjnych Urzędu.
b) Zapewnienie ekspediowania urzędowych przesyłek wychodzących poprzez operatora pocztowego lub organizowanie doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu oraz nadzór nad
prawidłową realizacją doręczeń.

c) Reklamowanie nieprawidłowo wykonanych usług przez firmy świadczące usługi pocztowe i kurierskie.
d) Prowadzenie składu chronologicznego dla dokumentacji stanowiącej akta spraw prowadzonych w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem.
e) Współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do prowadzonych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu.
f) Prowadzenie statystyki w zakresie wysłanej korespondencji – w systemie miesięcznym.
g) Prowadzenie baz danych instytucji i osób współpracujących.
7) Biuro Organizacji Pracy:
a) sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu,
b) zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa,
c) zapewnienie prawidłowej obsługi klientów przez Wydziały Urzędu,
d) wykonywanie zadań Lokalnego Administratora Ról związanych z przetwarzaniem danych w rejestrach PESEL, Dowodów Osobistych i Stanu Cywilnego oraz w systemach teleinformatycznych w których prowadzone są przedmiotowe rejestry,
e) monitorowanie przestrzegania w Urzędzie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO), a także innych przepisów Unii lub państw
członkowskich o ochronie danych,
f) doradztwo oraz koordynacja szkoleń dla pracowników Urzędu związanych z tematyką określoną w punkcie7 ppkt e,
g) koordynowanie udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej w Urzędzie,
h) administrowanie sprawozdawczością Urzędu na portalu sprawozdawczym Głównego Urzędu Statystycznego,
i) prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac,
j) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Naczelników podległych jednostek organizacyjnych,
k) szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników,
l) prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych z organami administracji rządowej,
m) prowadzenie rejestru upoważnień pracowników Urzędu do załatwiania określonych spraw w imieniu Prezydenta,
n) prowadzenie rejestru poleceń wyjazdów służbowych,
o) prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy,
p) wykonywanie obowiązków w zakresie BHP określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy,
q) comiesięczne naliczanie wynagrodzeń i innych należności pracownikom Urzędu, z umów zleceń i o dzieło oraz innych umów gdzie występują składki ZUS,
r) przygotowywanie list płac pracowników i komisji stałych,
s) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
t) roczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych,
u) prowadzenie dokumentacji zasiłkowej z ubezpieczeń społecznych,
v) prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników,
w) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym, w tym naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy,
x) sporządzanie deklaracji ZUS,
y) przygotowywanie wniosków o refundację wynagrodzeń,
z) przekazywanie zestawień zbiorczych do przelewów ZUS, podatku i innych potrąceń,
za) wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników,
zb) wystawianie zaświadczeń Rp7 do kapitału początkowego dla pracowników Urzędu i byłych pracowników zlikwidowanych jednostek i zakładów, których dokumentacja osobowo - płacowa
przechowywana jest w archiwum Urzędu.
8) Biuro Rady Miasta:
a) obsługa Rady Miasta poprzez:
᠆ podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Miasta kierowanie pracami Rady Miasta,
᠆ wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesyjną działalnością Rady Miasta,
᠆ prowadzenie rejestru uchwał Rady Miasta,
᠆ prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań i wniosków radnych,
᠆ wykonywanie pozostałych prac kancelaryjno – technicznych,
b) obsługa komisji Rady Miasta poprzez:
᠆ wykonywanie w oparciu o ustalenia zawarte w planach pracy komisji bądź polecenia Przewodniczących czynności związanych z przygotowaniem i zwoływaniem posiedzeń komisji,
᠆ wykonywanie czynności pomocniczych i wykonawczych w związku z przygotowaniem przez komisje projektów uchwał,
᠆ podejmowanie czynności pomocniczych zapewniających komisjom pomoc w działalności kontrolnej,
᠆ ewidencjonowanie wniosków komisji, sposobu ich załatwiania oraz kontrola, sprawozdawczość i analiza przedkładana Prezydentowi.
c) zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w wykonywaniu ich obowiązków poprzez:
᠆ dostarczanie materiałów ułatwiających przygotowanie pracy w komisji Rady Miasta,
᠆ przyjmowanie wniosków Radnych oraz prowadzenie ich rejestru,
᠆ organizowanie przyjmowania obywateli przez Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących lub radnych,
d) prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno - technicznej, prawidłowego przeprowadzania wyborów:
᠆ Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
᠆ do Sejmu i Senatu,
᠆ do Rady Miasta, Rady Powiatu i sejmiku województwa oraz Prezydenta Miasta,
᠆ ławników sądów powszechnych,
᠆ referendum ogólnokrajowego i lokalnego,
᠆ do Parlamentu Europejskiego,
e) przekazywanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego aktów prawa miejscowego stanowionego przez Radę Miasta.
9) Biuro Zamówień Publicznych
Biuro wykonuje zadania Miasta dotyczące stosowania w Urzędzie przepisów o zamówieniach publicznych, związane z zamówieniami na dostawy, usługi i roboty budowlane; udziela
wydziałom Urzędu oraz miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w sprawach dotyczących zamówień publicznych, na polecenie Prezydenta może uczestniczyć w postępowaniach
prowadzonych przez miejskie jednostki organizacyjne w charakterze biegłego (rzeczoznawcy).
Do podstawowego zakresu działania należy prawidłowe wdrażanie i realizowanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień
publicznych, a w szczególności:
a) występowanie w imieniu Miasta do Urzędu Zamówień Publicznych,
b) koordynacja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie,
c) opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, wzorów dokumentacji oraz wzorców postępowania niezbędnych do prawidłowego przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne w Urzędzie,
d) współuczestnictwo w procedurach udzielania zamówień publicznych na zasadach i w trybie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych, a w szczególności w takich czynnościach jak:
᠆ udzielanie wyjaśnień wydziałom przy opracowywaniu materiałów źródłowych do postępowań realizowanych przez biuro oraz postępowań prowadzonych w ramach kompetencji posiadanych
przez wydziały,
᠆ przygotowanie i przedstawienie do zatwierdzenia przez Prezydenta opracowanych we współpracy z zainteresowanymi wydziałami: projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oraz projektów innych wymaganych ustawą dokumentów,
᠆ ogłoszenie o postępowaniu o zamówienie publiczne, zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w razie potrzeby w inny sposób, np. w Biuletynie Informacji Publicznej,
᠆ doręczenie/wysłanie/zamieszczenie na stronach internetowych specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy,
᠆ udzielenie / zamieszczenie na stronach internetowych wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy,
᠆ przeprowadzenie negocjacji z wykonawcą/wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,
᠆ publiczne otwarcie ofert,
᠆ przedstawienie Prezydentowi propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania,
᠆ sporządzenie protokołu postępowania,
᠆ prowadzenie procedur związanych z rozpatrywaniem wniesionych środków ochrony prawnej,
᠆ przekazanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o wyniku postępowania, zgodnie z wymogami ustawy.
e) kontrola na polecenie Prezydenta realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przez wydziały Urzędu oraz prowadzenie kontroli zleconych przez Prezydenta, w zakresie realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w miejskich jednostkach organizacyjnych, dla których organem założycielskim jest Rada Miasta:
᠆ sporządzenie protokołu z przeprowadzonej kontroli oraz wniosków pokontrolnych,
᠆ przygotowanie zaleceń pokontrolnych Prezydenta.
f) przeprowadzanie analizy zawartych umów i zleceń,
g) przeprowadzanie analiz rynku wykonawców/dostawców,
h) opiniowanie materiałów i programów szkoleń wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych,
i) sporządzanie wymaganych zbiorczych sprawozdań z zakresu realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych,
j) kompletowanie obowiązujących aktów prawnych z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych,
k) przechowywanie dokumentacji przetargowej z udzielonych zamówień zgodnie z obowiązującymi przepisami.