Ełk, dnia 31 stycznia 2011 r.

Zapraszam do złożenia oferty na przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu pn. „Ełk – kulinarna stolica Mazur” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

1. Przedmiot zamówienia:

1.1. Audyt zewnętrzny projektu realizowanego w ramach RPO Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

1.2. Szczegółowy zakres audytu określają „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” z dnia 13 kwietnia 2010 r.

Umowa o dofinansowanie projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 została zawarta pomiędzy Gminą Miastem Ełk, a Województwem Warmińsko-Mazurskim z siedzibą w Olsztynie dnia 31 grudnia 2009 r.

Obecna wartość projektu wynosi 968 032,52 zł, w tym:

a) wydatki kwalifikowane: 926 032,52 zł,

b) środki EFRR: 564 879,82 zł,

c) wkład własny Beneficjenta: 403 152,70 zł.

Zakres rzeczowy projektu obejmuje zorganizowanie czterech dużych imprez kulinarnych w okresie turystycznym (czerwiec - wrzesień): Konkurs o Chochlę Prezydenta Miasta Ełku, Podróż ze smakiem, Frutti di lago, Festiwal Kartofla. W ramach tych wydarzeń odbywają się koncerty, degustacje, pokazy kulinarne z udziałem gwiazd, konkursy, plenery rzeźbiarskie, atrakcje dla dzieci, przejazd kolejką wąskotorową. Oprócz tego prowadzona jest kampania promocyjna tych wydarzeń. Na zakończenie projektu planowane jest wydanie książki kulinarnej będącej jednocześnie podsumowaniem projektu. Za przygotowanie oraz przeprowadzenie imprez kulinarnych odpowiadają jednostki organizacyjne miasta Ełk.

Realizacja projektu rozpoczęła się w maju 2010 r., termin rzeczowego zakończenia realizacji projektu to październik 2011 r., natomiast zakończenie finansowe zgodnie z umową o dofinansowanie powinno nastąpić do dnia 31.12.2011 r.

2. Warunki udziału w postępowaniu.

2.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty które:

a) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,

b) nie byli karani za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,

c) są uprawnione do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.) lub posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240) lub w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,

d) posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych, w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego,

e) spełniają określony w „Wytycznych dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” z dnia 13 kwietnia 2010 r. wymóg bezstronnościi niezależności od badanego Beneficjenta.

2.2. W celu potwierdzenia spełniania określonych w pkt. 2.1 warunków udziału w postępowaniu wykonawca wraz z ofertą jest zobowiązany złożyć następujące oświadczenia i dokumenty:

a) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty,

b) aktualny odpis z właściwego rejestru, lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

c) wykaz wykonanych audytów obejmujących badanie prawidłowości wykorzystania środków publicznych przy realizacji projektów infrastrukturalnych zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty,

d) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami dot. ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty,

e) dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe osób wskazanych w w/w wykazie,

f) oświadczenie podmiotu składającego ofertę oraz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu dot. bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta zgodnie z formularzami stanowiącymi załącznik nr 5a i 5b do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.

2.3. Wymagane dokumenty należy składać w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w imieniu podmiotu składającego ofertę.

3.1. Pisemną ofertę należy sporządzić w oparciu o formularz stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.

3.2. Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

3.3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty.

3.4. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela podmiotu, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne.

3.5. Pełnomocnictwo musi być przedstawione w formie oryginału lub kserokopi poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub osobę udzielającą pełnomocnictwa lub osobę upoważnioną do podpisywania oferty.

3.6. Ofertę należy złożyć w siedzibie Urzędu Miasta w Ełku (ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk, pok. 114 - sekretariat) w terminie do 18.02.2011 r. do godz. 15.30.

3.7. Ofertę należy złożyć w zamkniętym i nieprzeźroczystym opakowaniu zaadresowanym z dopiskiem: „Oferta – audyt zewnętrzny dot. projektu „Ełk – kulinarna stolica Mazur”

4. Informacje dodatkowe:

4.1. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Urzędu Miasta w Ełku

(ul. Piłsudskiego 6, 19-300 Ełk, pok. 103) dnia 21.02.2011 r. o godz. 12.00.

4.2. Umowa zostanie zawarta z podmiotem, który będzie spełniał wszystkie warunki udziału w postępowaniu, a także złoży prawidłową pod kątem formalno-prawnym i najkorzystniejszą cenowo ofertę.

4.3. Niniejsze postępowanie zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, jest prowadzone bez zastosowania przepisów cytowanej ustawy.

4.4. Wszelkie pytania i wątpliwości dot. niniejszego postępowania należy kierować do pracownika Wydziału Strategii i Rozwoju – Magdaleny Klimowicz, tel. 87 732 61 44, m.klimowicz@um.elk.pl.

Prezydent Miasta Ełku

Tomasz Andrukiewicz