Ełk, dn. 29 listopada 2010 rok

SR. 3034- 22/09

Zaproszenie do składania oferty na
„Stworzenie bazy danych ofert współpracy, ofert inwestycyjnych dla przedsiębiorstw wspólnych dla 5 miast Polski Północno - Wschodniej” 

Zapytanie ofertowe

Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 nr 113, poz.759 z późń. zm.) niniejsze postępowanie nie podlega przepisom wyżej cytowanej ustawy.

Wykonawca zostanie wyłoniony zgodnie z art.70 Kodeksu Cywilnego.

Gmina Miasto Ełk, ul. Piłsudskiego 4, 19 – 300 Ełk

Przedmiotem zamówienia jest: Stworzenie bazy danych ofert współpracy, ofert inwestycyjnych wspólnych dla 5 miast Polski Północno – Wschodniej. Projekt prowadzony będzie w Północno - Wschodniej Polsce w miastach: Ełk, Suwałki, Augustów oraz gminach: Olecko i Gołdap. Miasta
i Gminy chcą zawiązać Platformę Współpracy - EGO SA, a także podjąć wspólne działania w obszarze gospodarki (w szczególności rozwoju turystyki). Projekt ma doprowadzić do utworzenia
i wzmocnienia stałych struktur i mechanizmów współpracy. Realizacja działań projektowych wpłynie na wzrost znaczenia turystyki w regionie współpracy.

1.         Wykonawca w terminie 20 dni od daty podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu koncepcję bazy danych do akceptacji.

2.         Baza danych działać będzie na zasadzie podstrony internetowej wspólnej dla stron internetowych miast: Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi.

b) Wykonawca opracuje banner do zamieszczenia na stronach głównych miast: Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi, który linkować będzie (przenosić będzie) do podstrony bazy.

3.         Wykonawca opracuje zasady, czyli swoisty regulamin funkcjonowania bazy danych dla użytkowników końcowych, jak i administratorów: miast Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi.

a) Wykonawca regulamin funkcjonowania bazy danych zamieści na podstronie bazy danych.

4.         Wykonawca opracuje i zamieście w bazie danych ofertę informacyjną dla przedsiębiorców, czyli formatkę dla przedsiębiorców.

a) Wykonawca zbierze informacje o ofertach inwestycyjnych samorządów miast: Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi 5 miast i wprowadzi je do bazy danych.

b) Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje niezbędne do opracowania oferty inwestycyjnej miast: Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi.

5.         Wykonawca zamieści w bazie danych dane teleadresowe przedsiębiorców z terenu miast Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi.

a) Wykonawca zbierze dane teleadresowe przedsiębiorców z terenu miast Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi.

b) Wykonawca prześle do przedsiębiorców z terenu miast Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi drogą mailową informację o możliwości umieszczenia swoich ofert w bazie danych.

6.         Wykonawca przeprowadzi akcję akwizycyjną, polegającą na przeprowadzeniu wywiadów bezpośrednich z najważniejszymi przedsiębiorcami z miast Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi.

a) Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym uzgodni zakres i tematykę poruszaną w trakcie wywiadów.

b) Pozyskane informacje Wykonawca zamieści w bazie danych.

c) Wykonawca przeprowadzi wywiady ze 150 najważniejszymi przedsiębiorcami z terenu EGO SA, czyli z 30 przedsiębiorcami z terenu miast Ełk, z 30 z miasta Suwałk, z 30 z miasta Augustów oraz z 30 z gminy Olecko i 30 z gminy Gołdap.

7.           Wykonawca zorganizuje spotkania z lokalnymi przedsiębiorcami z miast Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi, w celu zachęcenia przedsiębiorców do budowania bazy i aktywnego jej wykorzystania.

a) Wykonawca przeprowadzi spotkania w miastach Ełku, Suwałkach, Augustowie, Olecku i Gołdapi - po jednym w każdym z miast lub ich okolicy do 10 km.

b) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym terminy przeprowadzenia spotkań w danym mieście.

c) Wykonawca wyśle zaproszenia na spotkania do przedsiębiorców z danego miasta lub gminy z terenu EGO SA.

d) Wykonawca zapewni ośrodek do przeprowadzenia dwugodzinnego spotkania z ok. 15 - 20 przedsiębiorcami z danego miasta lub gminy z terenu EGO SA. 

e) Wykonawca zapewni salę spełniającą wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy wraz z niezbędnym wyposażeniem do prowadzenia spotkania: sprzętu audiowizualnego i sali z niezbędnym wyposażeniem (laptop, rzutnik, dostęp do Internetu, flipchart, ekran, nagłośnienie),

f) Wykonawca zapewni podczas spotkania kawę, herbatę, zimne napoje, ciastka.

8.         Wykonawca przekaże dla wskazanych przez Zamawiającego pracowników urzędów miast Ełku, Suwałk, Augustowa oraz gmin: Olecka i Gołdapi (po dwóch z każdego miasta), informacje niezbędne do obsługiwania bazy danych.

9.         Wykonawca odpowiedzialny będzie za serwis techniczny bazy przez okres 3 lat.

10.     Wykonawca przeszkoli administratorów sieci we wskazanych miejscowościach w administracji zarówno stroną www jak i bazą danych.

11.     Wykonawca zastosuję technologię umożliwiającą prawidłowe wyświetlanie zawartości bazy we wszystkich powszechnie stosowanych przeglądarkach.

12.     Aplikacja internetowa ma być dostępna w języku polskim, angielskim i niemieckim.

13.     Wykonawca dostarczy kod źródłowy i pełną dokumentację aplikacji.

14.      Wykonana baza danych ma posiadać mechanizmy backupu z pełną instrukcją backupu
i odtwarzania danych.

15.     Aplikacja internetowa ma mieć możliwość definiowania ról i zakresu dostępu użytkowników.

16.     Aplikacja internetowa ma mieć możliwość usunięcia rekordu przedsiębiorcy na jego wyraźne życzenie.

17.     Aplikacja ma być administrowana z poziomu przeglądarki w stopniu umożliwiającym:

·         samodzielne, bieżące zarządzanie treścią i grafiką oraz ich układem, wymianę szablonów graficznych w trzech wersjach językowych (polskiej, angielskiej i niemieckiej),

·         przygotowanie i publikację treści w języku polskim, angielskim i niemieckim,

·         export zawartości bazy danych do programu excell lub równoważnego,

·         bieżącą aktualizację i rozbudowę strony www przez osoby posiadające podstawowe umiejętności obsługi komputera, poprzez m.in. tworzenie i dodawanie nowych działów i podstron, nowych szablonów, nowych załączników, publikowanie materiałów promocyjnych w programach Word, Excel, Adobe oraz materiałów graficznych i multimedialnych, itp.,

·         modyfikację i dodawanie nowych materiałów za pomocą prostych w obsłudze interfejsów użytkownika, np. w postaci stron www, zawierających formularze,

·         zmianę koncepcji graficznej strony poprzez wprowadzanie do systemu szablonów graficznych

·         dodawanie nowych działów i podstron oraz modyfikowanie i usuwanie już istniejących w sposób intuicyjny i zapewniający bezpieczeństwo dla Administratora systemu,

·         tworzenie dokumentów przy pomocy intuicyjnego edytora, niewymagające od redaktorów znajomości języka html (edytor powinien umożliwiać redaktorom wygodny mechanizm przenoszenia treści ze sformatowanych w popularnych formatach biurowych plików tekstowych, jak również edycję wstawianego dokumentu w formacie html),

·         wysyłanie newslettera/biuletynu, zarówno w formacie html jak i pdf do wydruku,

·         wyszukiwanie treści na stronie www,

·         generowania dokumentów/stron w wersji „do druku”,

·         obsługę z wielu przeglądarek internetowych,

·         możliwość bezpiecznej autoryzacji osób uprawnionych, logujących się do niego przy pomocy przeglądarki internetowej,

·         równoczesną obsługę przez minimum pięć osób,

·         możliwość przygotowania i przeprowadzenia ankiet zarówno wśród podmiotów jak
i oglądających stronę ankiety mogą zawierać zdjęcia, mogą być ogólnie dostępne lub adresowane do konkretnych podmiotów (np. zaproszenie do wypełnienia ankiety wysyłane mailem)

·         blokowanie możliwości edycji danej strony w czasie, kiedy inna osoba już ją edytuje,

·         przyznawanie uprawnień dostępu na zróżnicowanych poziomach:

Administratora systemu CMS – osobę odpowiedzialną za zarządzanie całym systemem, w tym tworzenie, edytowanie, usuwanie, publikowanie treści, grafik, załączników, działów, podstron, dodawanie i usuwanie użytkowników i nadawanie im praw dostępu,

Redaktora – osobę odpowiedzialną za tworzenie, edytowanie, usuwanie, publikowanie treści, grafik, załączników,

Osobę wprowadzającą dane – osobę odpowiedzialną za tworzenie, edytowanie, usuwanie, grafik, załączników bez prawa ich publikacji,

·         tworzenie statystyk – zarówno dla całej strony www, jak i poszczególnych jej działów i podstron (przynajmniej: ilość wejść na stronie, ilość indywidualnych użytkowników, rodzaj używanej przeglądarki, lokalizacja użytkowników na podstawie adresu IP, inne) - zewnętrzne (tzn. dotyczące aktywności zewnętrznych użytkowników), jak i wewnętrzne (dotyczące aktywności administratorów i redaktorów oraz innych osób z zespołu redaktorskiego (każda strona powinna mieć swoją historię edycji),

18.     Wykonawca w okresie gwarancji zobowiązuje się do udzielanie porad telefonicznych osobom wskazanym przez Zamawiającego w zakresie obsługi aplikacji (porady udzielane będą w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku, w godzinach 8.00 – 16.00) oraz do usuwania usterek i błędów ujawnionych w toku eksploatacji systemu.

19.     Aplikacja www wraz z bazą danych (w pełnej funkcjonalności i w trzech wersjach językowych wraz z opublikowanymi tekstami) zostanie przekazana Zamawiającemu w formie elektronicznej na płycie CD w dwóch kopiach oraz opublikowana na serwerze wskazanym przez Zamawiającego

20.     System zostanie przekazany Zamawiającemu na płycie CD oraz zainstalowany na serwerze Wykonawcy i udostępniony wskazanemu przez Zamawiającego Administratorowi systemu, poprzez przekazanie odpowiednich haseł.

21.     Instrukcja obsługi aplikacji i bazy danych zostanie przekazana w postaci wydruku oraz w postaci elektronicznej (plik Word lub PDF) na nośniku CD, umożliwiającej jej zwielokrotnienie.

22.     Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do bazy w zakresie rozporządzania nimi i korzystania z nich przez czas nieoznaczony na wszystkich polach eksploatacji. 

23.   Wykonawca na wszystkich materiałach wytworzonych w ramach realizacji zamówienia, zamieści informacje i oznaczenia zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z 10 czerwca 2010 r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2007 - 2013, określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach,

24.   Wykonawca na wszystkich materiałach wytworzonych w ramach realizacji zamówienia, zamieści informacje i oznaczenia zgodnie z Zasadami promocji projektów w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 – 2013,

25.   W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania materiałów wejściowych do realizacji zamówienia. Koszty uzyskania tych materiałów uwzględnić należy w cenie ofertowej opracowania. Wykonawca zwróci się do odpowiednich instytucji, organizacji i urzędów o udostępnienie danych potrzebnych do realizacji zamówienia.

1.      Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu do zatwierdzenia sprawozdanie z realizacji zamówienia do dnia 31 marca 2011 r. Sprawozdanie to będzie jednocześnie końcowym sprawozdaniem z wykonania zamówienia.

2.     Wykonawca do dnia 31 marca 2011 r. dostarczy Zamawiającemu specyfikację poniesionych kosztów dotyczących realizacji zamówienia, będącą jednocześnie podstawą do rozliczenia za realizację zamówienia.

 IV. Oferta powinna zawierać:

1. Zakres rzeczowy zadania zgodny z przedmiotem zamówienia.
2. Specyfikację przewidywanych kosztów związanych z przedmiotem zamówienia (cena brutto).
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. (dokumenty należy dostarczyć w oryginale lub kopia potwierdzona za zgodność przez uprawnione osoby).
4. Oświadczenie Wykonawcy że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
5. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne wystawione nie później niż 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. (dokumenty należy dostarczyć w oryginale lub kopia potwierdzona za zgodność przez uprawnione osoby).
6. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
7. Oferta powinna być sporządzona w j. polskim i podpisana przez osoby uprawnione lub upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

Ofertę w zamkniętej kopercie należy złożyć w siedzibie Urzędu Miasta w Ełku przy
ul. Piłsudskiego 4 na sekretariacie w pokoju 114 do dnia 10 grudnia 2010 r.  do godz. 15.30. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę. Ofertę można przesłać pocztą, jednak te które dotrą do siedziby Urzędu Miasta w Ełku po wyznaczonym terminie zostaną odrzucone (liczy się data wpływu do urzędu). 

1. Oferta powinna spełniać wszystkie wymagania i zawierać dokumenty wymienione w pkt. IV zapytania ofertowego,
2. Zamawiający wezwie tylko raz do uzupełniania dokumentów wymienionych w pkt. IV, ppkt. 3 – 5 ogłoszenia. Uzupełniane dokumenty muszą potwierdzać stan faktyczny najpóźniej na dzień składania ofert.  Oferty wadliwie uzupełnione, które posiadają nadal braki zostaną odrzucone. 
3. Kryterium wyboru – najniższa cena brutto (razem z podatkiem VAT). Zamawiający wybierze ofertę z najniższą całkowitą ceną brutto spośród ofert nieodrzuconych.
4. O wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcy zostaną poinformowani pisemnie. Informacja zostanie również zamieszczona na BIP Urzędu Miasta Ełku.  Od decyzji Urzędu Miasta w Ełku nie przysługuje odwołanie ani zażalenie.
5. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa w formie pisemnej.   
6. W sytuacji gdy najkorzystniejsza oferta przekroczy kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia postępowanie zostanie unieważnione. 

Osoba do kontaktu:

Renata Samełko, tel. 087 73 26 115, e-mail: r.samelko@um.elk.pl.