§ 1
Powołuje się Całodobowy Dyżur Urzędu Miasta Ełku.
§ 2
Całodobowy Dyżur jest pełniony w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego.
§ 3
Siedzibą Całodobowego Dyżuru jest pomieszczenie nr 1 Urzędu Miasta Ełku, przy ul. Piłsudskiego 4. Numer telefonu kontaktowego 986
§ 4
Obsadę Całodobowego Dyżuru stanowią dyżurni Straży Miejskiej.
§ 5
Obsługę, wyposażenie, dokumentację, zabezpiecza Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Ełku.
§ 6
Zasady funkcjonowania, sposób organizacji, zadania i rolę Całodobowego Dyżuru, określa Regulamin będący załącznikiem do niniejszego zarządzenia.
§ 7
Nadzór nad funkcjonowaniem Całodobowego Dyżuru sprawuje Komendant Straży Miejskiej w Ełku.
§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


                                                                                                                                                                                    PREZYDENT MIASTA

                                                                                                                                                                                   Tomasz Andrukiewicz

Załącznik
do Zarządzenia Nr 640/2008
Prezydenta Miasta Ełku
z dnia 18. 09. 2008r.


Regulamin
Całodobowego Dyżuru Urzędu Miasta w Ełku
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin precyzuje zasady funkcjonowania, sposób organizacji oraz zadania i rolę Całodobowego Dyżuru
§ 2
1. Siedzibą Całodobowego Dyżuru jest pomieszczenie nr 1 w budynku Urzędu Miasta Ełku.
2. Terenem działania Całodobowego Dyżuru jest Miasto Ełk.
§ 3
Całodobowy Dyżur funkcjonuje jako całodobowa służba dyżurna Prezydenta Miasta Ełku, celem utrzymania szybkiego i sprawnego obiegu informacji, podporządkowana bezpośrednio Komendantowi Straży Miejskiej w Ełku.
§ 4
1. Całodobowy Dyżur utrzymuje stały kontakt z Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego.
2. Kierowanie pracą oraz nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem Całodobowego Dyżuru należy do Komendanta Straży Miejskiej w Ełku.

Rozdział II
Zadania i rola Całodobowego Dyżuru
§ 5
1. Całodobowy Dyżur realizuje zadania wynikające z ustawy o zarządzaniu kryzysowym,
a w szczególności :
 pełni całodobowy dyżur w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego;
 współdziała z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej wojewody, powiatu ełckiego oraz sąsiednich gmin;
 współdziała z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze
i humanitarne oraz z podmiotami realizującymi monitoring środowiska

2. Całodobowy Dyżur pełni rolę:
 całodobowo, czynnie funkcjonującego przedstawiciela administracji samorządowej po godzinach pracy Urzędu Miasta Ełku;
 ośrodka zbierania informacji o zagrożeniach;
 ośrodka informacyjnego w zakresie funkcjonowania Urzędu Miasta oraz ośrodka koordynującego działania poszczególnych podmiotów ratowniczych w przypadku takiej konieczności;

§ 6
Zadania, o których mowa w § 5 pkt 1 realizują dyżurni Całodobowego Dyżuru Urzędu Miasta Ełku zwani w dalszej części „dyżurnymi”, w systemie czasu pracy zapewniającym ciągłość funkcjonowania.
§ 7
Obsługę kancelaryjno – biurową zapewnia Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta w Ełku.

Rozdział III
Obowiązki dyżurnych Całodobowego Dyżuru
§ 8
Do obowiązków dyżurnych należy w szczególności:
 zbieranie informacji o zagrożeniach;
 ciągła analiza zagrożeń występujących na terenie miasta Ełku;
 obsługa urządzeń łączności oraz systemów łączności przewodowej i bezprzewodowej w ramach zarządzania kryzysowego znajdującego się na wyposażeniu Całodobowego Dyżuru;
 wymiana informacji dotyczących zagrożeń z Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego;
 opracowywanie meldunków z przebiegu dyżuru na potrzeby Prezydenta Miasta Ełku oraz Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego;
 bieżące prowadzenie dokumentacji Całodobowego Dyżuru,
 opracowywanie komunikatów i ostrzeżeń o zagrożeniach oraz ich rozpowszechnianie;
 czynny udział w treningach w zakresie reagowania kryzysowego;
 realizacja zadań związanych z alarmowaniem i powiadamianiem członków Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego

§ 9
Do głównych obowiązków uprawnionego pracownika, przedstawiciela Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Ełku w zakresie Całodobowego Dyżuru należy w szczególności :
 nadzór nad merytoryczną pracą Całodobowego Dyżuru w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania;
 współdziałanie z Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz
z Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody Warmińsko-Mazurskiego w zakresie reagowania w sytuacjach kryzysowych;
 organizowanie systemu szkoleń i doskonalenia dla dyżurnych Całodobowego Dyżuru;
 nawiązywanie i utrzymywanie współpracy z instytucjami prowadzącymi monitoring środowiska, organami samorządu terytorialnego, kierownikami zespolonych służb, inspekcji i straży w zakresie reagowania kryzysowego;
 nadzór nad aktualizacją oraz współuczestniczenie w opracowywaniu procedur dotyczących uruchomienia i koordynacji działań w zakresie reagowania w sytuacjach kryzysowych;
 koordynowanie przebiegu treningów;
 nadzór nad aktualizacją i współuczestniczenie w opracowywaniu regulaminu pracy Całodobowego Dyżuru;
 opracowywanie informacji, sprawozdań i ocen z zakresu zadań realizowanych przez Całodobowy Dyżur.






ZAKRES CZYNNOŚCI DYŻURNEGO CAŁODOBOWEGO DYŻURU


I. ZASADY OGÓLNE

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
a) Centrum – należy przez to rozumieć Powiatowe Centrum Zarządzania Kryzysowego przy Staroście Ełckim;
b) Uprawniony pracownik – należy przez to rozumieć pracownika Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta w Ełku odpowiedzialnego za realizację zadań związanych z reagowaniem kryzysowym;
c) Zespół – należy przez to rozumieć Zespół Zarządzania Kryzysowego Miasta Ełku;
d) Dyżurny – należy przez to rozumieć pracownika Straży Miejskiej pełniącego Całodobowy Dyżur;
e) WCZK – należy przez to rozumieć Wojewódzkie Centrum Zarządzania Kryzysowego.

2. Dyżurny – Całodobowego Dyżuru Urzędu Miasta Ełku:
a) jest pracownikiem Straży Miejskiej w Ełku;
b) wykonuje swoje zadania na podstawie uzgodnień pomiędzy Prezydentem Miasta Ełku, a Komendantem Straży Miejskiej w Ełku.
c) pełni dyżury zgodne ze stosownymi przepisami i instrukcjami.

3. Dyżurny wyznaczony do pełnienia dyżuru zgłasza się w miejscu pracy zgodnie z opracowanym harmonogramem pracy:
a) I zmiana o godzinie 700;
b) II zmiana o godzinie 1900

4. Pracownik obejmujący dyżur przyjmuje od zdającego dokumentację, bieżące sprawy do załatwienia oraz wyposażenie znajdujące się w pomieszczeniu Całodobowego Dyżuru.

5. Dyżurny odnotowuje w „Dzienniku dyżurów” (załącznik nr 1) przebieg pełnionego dyżuru.

6. W przypadku nagłej choroby lub innego losowego zdarzenia, uniemożliwiającego podjęcie lub kontynuowanie pracy dyżurny informuje o tym fakcie niezwłocznie Komendanta Straży Miejskiej w Ełku.


II. PRAWA I OBOWIĄZKI DYŻURNEGO CAŁODOBOWEGO DYŻURU

1. Dyżurny ma prawo:

a) przekazywać informacje, polecenia i decyzje Prezydenta Miasta do wszystkich jednostek organizacyjnych, podmiotów gospodarczych i organizacji społecznych funkcjonujących na terenie miasta;

b) przekazywać informacje – interwencje mieszkańców o zakłóceniach
i nieprawidłowościach na terenie miasta ogniwom, z którymi współpracuje, a także żądać informacji - meldunków o sposobie ich realizacji;

c) interweniować w odpowiednich ogniwach dyżurujących służb awaryjno – ratunkowych o konieczności udzielenia pomocy w przypadku uzyskania informacji o awarii, wypadku lub innym nieprzewidzianym zdarzeniu o niewielkiej skali zagrożenia;

d) żądać meldunków i informacji od:
 Naczelników Wydziałów i samodzielnych pracowników Urzędu Miasta w Ełku;
 Dyrektorów, Prezesów, Kierowników zakładów pracy posiadających służby dyspozytorskie, a zobowiązanych do współdziałania w Systemie Wczesnego Ostrzegania o nadzwyczajnych zagrożeniach ludzi i środowiska.

2. Dyżurny ma obowiązek:
a) znać bieżącą sytuację gospodarczą i społeczną na terenie miasta;
b) znać instrukcję i przepisy regulujące tok dyżuru i ściśle je przestrzegać;
c) przestrzegać regulaminów obowiązujących w Straży Miejskiej w Ełku;
d) umieć posługiwać się sprzętem technicznym będącym na wyposażeniu Całodobowego Dyżuru oraz współpracować z gminami w zakresie wykrywania i alarmowania, a także systemu wczesnego ostrzegania ludności;
e) utrzymywać łączność z:
• Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody Warmińsko-Mazurskiego w szczególności poprzez :
- pocztę elektroniczną – wykry@uw.olsztyn.pl
- faks nr (089 ) 527 32 34;
- telefonicznie –na numer telefonu: (089) 535 19 30 lub (089) 535 96 70;
• Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego Starosty Ełckiego w szczególności poprzez :
 składanie codziennych meldunków dobowych w formie pisemnej z dnia poprzedniego do godziny 10.00 (załącznik nr 2) o zagrożeniach na terenie miasta na:
-- pocztę elektroniczną – czk@powiat.elk.pl
-- faks nr (087) 610 33 33;
 składanie meldunków doraźnych:
-- telefonicznie – natychmiast po zaistniałym zdarzeniu oraz w trakcie jego trwania w formie skróconej na numer telefonu: (087) 621 83 06
-- pisemnie – w formie szczegółowego sprawozdania po ustąpieniu zagrożenia na: pocztę elektroniczną – czk@powiat.elk.pl lub faks nr (087) 610 33 33;
Numerację meldunków dobowych ustala się w sposób następujący, że numerem meldunku dobowego jest cyfra oznaczająca za który dzień w danym roku kalendarzowym jest on sporządzony łamana przez rok.
Meldunki doraźne numerowane są cyframi w kolejności składania w danym dniu, łamane przez rok
Meldunki dobowe obowiązują również w sytuacjach negatywnych, tj. wtedy gdy nie wystąpiło żadne zagrożenie oraz w dni wolne od pracy

f) współdziałać z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze
i humanitarne;

g) wprowadzać do ewidencji informacje o zagrożeniach i uciążliwościach w funkcjonowaniu miasta, co należy rozumieć jako rejestrowanie zgłaszanych (przez różne osoby i instytucje) długotrwałych zakłóceń o znacznym zasięgu;

h) na polecenie Prezydenta Miasta Ełku przekazywać informacje:
 Staroście Ełckiemu, Wójtom poszczególnych gmin;
 Dyrektorom, Prezesom, Kierownikom jednostek organizacyjnych podległych Prezydentowi Miasta Ełku;
 innym instytucjom, przedsiębiorstwom , organizacjom społecznym prowadzących działalność na terenie miasta.

i) przyjmować meldunki o sposobie realizacji przekazanych do rozpoznania
i wykonania zadań wymagających interwencji oraz informowanie zainteresowanych stron o ich wykonaniu;

j) dokumentować wszystkie wpływające informacje lub prośby o interwencje oraz podejmowane działania, a z większych zdarzeń sporządzać służbowe notatki;

k) zbierać na bieżąco informacje o zagrożeniach na terenie miasta;

l) na polecenie Prezydenta Miasta Ełku (Szefa Zespołu Zarządzania Kryzysowego) realizować zadania związane z alarmowaniem i aktywizacją członków Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;

m) współpracować ze środkami masowego przekazu w zakresie przekazywania mieszkańcom ostrzeżeń i komunikatów o zagrożeniach.






III. POSTĘPOWANIE W CZASIE WYSTĄPIENIA ZAGROŻENIA

1. Postępowanie w czasie wystąpienia zagrożenia.

W przypadku poważnej awarii, w tym z udziałem toksycznych lub innych niebezpiecznych substancji, katastrof, klęski żywiołowej lub innej wyjątkowej sytuacji zagrażającej ludziom i środowisku dyżurny ma obowiązek:
a) przygotować Prezydentowi Miasta Ełku pełną informację o zaistniałym zdarzeniu, celem podjęcia szybkiej, trafnej i skutecznej decyzji;
b) na polecenie Prezydenta Miasta zaktywizować Miejski Zespołu Zarządzania Kryzysowego w miejscu i składzie przez niego określonym;
c) na polecenie Prezydenta Miasta Ełku zaalarmować ludność poprzez przekazanie informacji do uprawnionego pracownika o konieczności włączenie syren alarmowych
i nadanie odpowiedniego sygnału alarmowego;
d) informacje o zdarzeniach w formie meldunku przesłać do Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego;
e) dalsze czynności podejmować według poleceń przełożonych.


2. Postępowanie w przypadku przyjęcia zgłoszenia alarmowego o zagrożeniu

W przypadku przyjęcia zgłoszenia alarmowego Dyżury po odebraniu telefonu:
a) Przedstawia się w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację (funkcją, imieniem i nazwiskiem).
b) Prowadzi rozmowę w sposób spokojny, życzliwy rozmówcy, potwierdza w czasie rozmowy, że rozumie zaistniały problem. Podczas rozmowy ma ustalić charakter i miejsce zagrożenia oraz ustalić właściwą kompetencyjnie służbę do podjęcia odpowiednich działań. Powinien również ustalić imię i nazwisko zgłaszającego oraz numer telefonu. Powinien być opanowany i kulturalny tak aby zgłaszający nie odczuł ewentualnych emocji. Nie reagować na ewentualną agresję zgłaszającego. Rozmowę kończy formułą „zgłoszenie przyjąłem i podejmuje stosowne działania ratownicze”.
c) W chwili gdy ustali ww. informację niezwłocznie przekazuje niniejsze informacje do dyżurnego Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego. W razie braku możliwości technicznej szybkiego przekazania informacji o zgłoszonym zdarzeniu informuję zgłaszającego pod jaki alarmowy numer telefonu ma dokonać zgłoszenia, zapewniając go równocześnie, że sam również tego dokona. Co czyni po zakończeniu rozmowy niezwłocznie, przekazując wszystkie uzyskane informacje. Powyżej opisany fakt przyjęcia zgłoszenia dyżurny odnotowuje w „Dzienniku dyżuru” (załącznik nr 1). W przypadku kolejnego zgłoszenia dotyczące tego samego zdarzenia wymaga się jedynie odnotowanie tego faktu w ww. dzienniku bez opisywania w stosownej rubryce podjętych działań, chyba, że miały one inny charakter.
d) Jeżeli rozmowa telefoniczna (zgłoszenie) nie wymaga podjęcia działań przez żadną ze służb lub innych podmiotów dyspozytor kończy rozmowę a jej przebieg odnotowuje w „Dzienniku dyżurów” (załącznik nr 1).





IV. WZORY DOKUMENTÓW



 „Dziennik dyżuru” - załącznik nr 1;

 „Meldunek dobowy o zagrożeniach na terenie miasta” - załącznik nr 2;

 „Meldunek doraźny o zdarzeniu kryzysowym zaistniałym na terenie miasta ” – załącznik nr 3;




















Załącznik nr 1

DZIENNIK CAŁODOBOWEGO DYŻURU URZĘDU MIASTA W EŁKU

dnia ..................... , zmiana .............

Imię i nazwisko dyżurnego ..........................................

Lp. Interwencja – zgłoszenie (kto zgłosił – imię i nazwisko, nazwa instytucji, telefon) Godzina przyjęcia meldunku Rodzaj zdarzenia Podjęte działania Uwagi



Zdający dyżur: ................................ Przyjmujący dyżur: ..........................

Załącznik Nr 2


URZĄD MIASTA EŁKU


Ełk, dnia ………………


Meldunek dobowy Nr ….. / 08 z dnia …………..
o zagrożeniach i zdarzeniach kryzysowych na terenie Miasta Ełku


1. Miejsce i czas zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

2. Charakter i zasięg zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

3. Przyczyny lub inne okoliczności powstania zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

4. Siły i środki ratownicze użyte w czasie akcji ratunkowej, inne informacje o zakresie podejmowanych działań:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

5. Prognoza skutków zagrożenia lub skutki zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

6. Wnioski w zakresie wsparcia działań ratowniczych przez Starostę Ełckiego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

7. Inne istotne informacje dotyczące zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego.
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

8. Dane personalne osoby przekazującej informację z uwzględnieniem nazwy służby lub instytucji, którą reprezentuje oraz numeru telefonu kontaktowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….




Załącznik Nr 3

URZĄD MIASTA EŁKU



Ełk, dnia ………………


Meldunek doraźny Nr ….. / 08 z dnia …………..
o zagrożeniach i zdarzeniach kryzysowych na terenie Miasta Ełku


1. Miejsce i czas zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

2. Charakter i zasięg zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

3. Przyczyny lub inne okoliczności powstania zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

4. Siły i środki ratownicze użyte w czasie akcji ratunkowej, inne informacje o zakresie podejmowanych działań:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

5. Prognoza skutków zagrożenia lub skutki zdarzenia kryzysowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

6. Wnioski w zakresie wsparcia działań ratowniczych przez Starostę Ełckiego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

7. Inne istotne informacje dotyczące zagrożenia lub zdarzenia kryzysowego.
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….

8. Dane personalne osoby przekazującej informację z uwzględnieniem nazwy służby lub instytucji, którą reprezentuje oraz numeru telefonu kontaktowego:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….