Zaproszenie do składania ofert na wykonanie usługi tłumaczenia wraz z najmem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego

Ełk, dnia 27 lutego 2013 r.

 SR.042.6.2012

Zaproszenie do składania ofert na wykonanie usługi tłumaczenia wraz z najmem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego

w ramach projektu „Biuro Wspierania Przedsiębiorczości“, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
w ramach Programu Współpracy Transgranicznej EISP Litwa – Polska – Rosja 2007–2013.

Zapytanie ofertowe

Zgodnie z art. 4 pkt 8  ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm.) niniejsze postępowanie nie podlega przepisom wyżej cytowanej ustawy.

II. Przedmiot oferty:

1.     Przedmiotem oferty jest wykonanie usługi tłumaczenia wraz z najmem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w ramach projektu „Biuro Wspierania Przedsiębiorczości“, zgodnie z poniższą specyfikacją:

1.1. Tłumaczenia ustne: symultaniczne (w tym szeptane) i konsekutywne, wykonywane podczas takich wydarzeń, jak: forum biznesowe, szkolenia, videokonferencje, spotkania robocze, organizowane przez Zamawiającego zarówno w Polsce, jak i w Rosji (Obwód Kaliningradzki, Miasto Oziersk).

Wykonawca zapewni tłumaczenia ustne w zależności od potrzeb Zamawiającego oraz zgodnie z danym zleceniem w następujących konfiguracjach:

a)     bez sprzętu technicznego;

b)    przy użyciu i zapewnieniu obsługi dostarczonego przez Wykonawcę sprzętu technicznego na terenie Polski, zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 8 niniejszego zapytania;

c)     przy użyciu sprzętu technicznego zapewnionego przez Zamawiającego w miejscu wykonywania tłumaczenia.

1.2. Tłumaczenia pisemne polegające na tłumaczeniu tekstów pisanych: planów działania, raportów z ewaluacji, materiałów promocyjnych, materiałów na stronę www i innych, dostarczonych przez Zamawiającego w trakcie realizacji umowy.

1.3. Najem sprzętu technicznego do tłumaczenia symultanicznego:

-         będący odrębną usługą, która może być świadczona niezależnie od usługi tłumaczenia symultanicznego.

2. Szacunki dotyczące liczby stron obliczeniowych, godzin tłumaczeń ustnych i najmu sprzętu, o których mowa w pkt. 1:

a)     Tłumaczenia pisemne: 250 stron

b)    Tłumaczenia ustne w Polsce: 26 godzin

c)     Tłumaczenia ustne w Federacji Rosyjskiej: 14 godzin

d)    Najem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego: 22 godziny

Podane ilości mogą ulec zmianie w trakcie realizacji umowy, w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.

3. Usługi tłumaczenia pisemnego i ustnego – szczegółowe wymogi:

a)     języki tłumaczenia pisemnego i ustnego:

Usługi objęte niniejszym zamówieniem obejmują tłumaczenia pisemne i ustne z języka polskiego na język rosyjski i z języka rosyjskiego na język polski.

b)    Zamawiający przewiduje w ramach zamówienia jeden tryb tłumaczeń pisemnych – tryb zwykły:

-         przetłumaczenie 10 stron obliczeniowych, o których mowa w pkt. 2 ppkt. a), w ciągu 48 godzin od momentu przesłania zlecenia przez Zamawiającego. Zlecenie na przetłumaczenie odpowiednio większej lub mniejszej liczby stron obliczeniowych, Wykonawca będzie zobowiązany wykonać
w proporcjonalnie dłuższym lub krótszym czasie od momentu przesłania zlecenia przez Zamawiającego; dla przykładu: tłumaczenie 1 strony obliczeniowej odbywa się w czasie nie dłuższym niż 4 godz. 48 min., tłumaczenie 2 stron obliczeniowych w czasie nie dłuższym niż 9 godz. 36 min., itd.

c)     w przypadku zleceń realizowanych w Federacji Rosyjskiej wszystkie koszty związane z wyjazdem Tłumacza i jego pobytem za granicą, ponosi wyłącznie Wykonawca. W ramach realizacji umowy planowane są 2 wydarzenia wymagające świadczenia usług tłumaczeniowych za granicą – jedno 2-dniowe i jedno 1-dniowe.

4. Wymogi dotyczące kwalifikacji Tłumaczy:

a)     Wykonawca zobowiązuje się, że tłumaczenia pisemne i ustne  będą wykonywane przez wykwalifikowanych tłumaczy, terminowo, ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru tych czynności, na warunkach określonych w Umowie;

b)    Tłumacze muszą wykazać się posiadaniem wykształcenia i doświadczenia zgodnie z poniższymi wskazaniami:

-         Tłumacze wykonujący tłumaczenia pisemne:

·         ukończone studia wyższe, co najmniej 3-letnie, na kierunku filologicznym lub ukończone studia podyplomowe w zakresie tłumaczenia, odpowiednio dla języka, który będzie przedmiotem danego zlecenia;

Przykład: tłumacz dokonujący tłumaczeń z lub na język rosyjski powinien wykazać się ukończonymi studiami wyższymi na kierunku filologia rosyjska (lub lingwistyka stosowana z językiem rosyjskim) lub ukończonymi studiami podyplomowymi z zakresu tłumaczęń w języku rosyjskim.

·         Tłumacz w swym dorobku zawodowym przetłumaczył co najmniej 250 stron obliczeniowych, o których mowa w pkt. 2 ppkt. a) z j. polskiego na j. rosyjski lub z j. rosyjskiego na j. polski

-         Tłumacze wykonujący tłumaczenia ustne:

·         wymagania dotyczące wykształcenia jak w przypadku tłumaczeń ustnych;

·         Tłumacz w swym dorobku zawodowym tłumaczył ustnie co najmniej 50 godzin z j. polskiego na
j. rosyjski lub z j. rosyjskiego na j. polski.

c)     Zgodnie z Ofertą Wykonawcy, Zamawiający będzie dysponował listą Tłumaczy stale współpracujących z Wykonawcą, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru Tłumacza z przedstawionej listy do realizacji określonego tłumaczenia. Lista Tłumaczy stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

5. Standardy tłumaczeń:

a)     Wykonawca jest zobowiązany, przed oddaniem przetłumaczonego tekstu, będącego przedmiotem danego zlecenia, do dokonania korekty językowej tekstu, pod względem poprawności językowej, gramatycznej oraz terminologicznej;

b)    Wykonawca jest zobowiązany do korekty tekstu pod względem spójności stylistycznej i edycyjnej (spójny dobór czcionek, spójne style formatowania itp.);

c)     Wykonawca zobowiązuje się do zachowania szaty graficznej tłumaczonych tekstów zgodnie
z oryginałem, poprzez uwzględnienie w tekstach tłumaczeń wszystkich elementów tekstów oryginalnych, takich jak: rysunki, wykresy i podpisy, przy czym wszystkie fragmenty tekstowe tych obiektów zostaną przetłumaczone.

6. Szczególne wymogi dotyczące Tłumaczy wykonujących tłumaczenia ustne:

a)     czas pracy Tłumacza liczy się od chwili rozpoczęcia spotkania do faktycznego zakończenia spotkania. W szczególnych okolicznościach czas pracy Tłumaczy może się przedłużyć ze względu na faktyczny czas trwania spotkania, wykraczający poza pierwotne szacunki określone w zleceniu. W takich przypadkach Wykonawca zobowiązuje się do kontynuowania usługi tłumaczenia ustnego aż do zakończenia spotkania.

b)    Tłumacz ma obowiązek stawić się w stroju formalnym w ustalonym miejscu przez Zamawiającego najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania, w celu uzgodnienia szczegółów.

7. Dostarczenie tłumaczenia Zamawiającemu:

a)     teksty do tłumaczenia będą przekazywane przez Zamawiającego w formie pisemnej i elektronicznej. Pod formą pisemną Zamawiający rozumie zarówno wersję papierową tłumaczenia, jak również formę wydruku z faksu;

b)    Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pisemne tłumaczenia na swój koszt, w terminie i na adres wskazany przez Zamawiającego w zleceniu (termin ten nie może przypadać w sobotę ani w dzień ustawowo wolny od pracy) – w formie papierowej i elektronicznej.

8. Najem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego:

a)     usługa najmu sprzętu do tłumaczenia będzie obejmowała obszar Polski i Federacji Rosyjskiej (Obwód Kaliningradzki, Miasto Oziersk)

b)    Wykonawca zobowiązuje się zapewnić oraz pokryć koszt:

-         transportu całości sprzętu niezbędnego do obsługi tłumaczeń symultanicznych do i z miejsca, w którym Zamawiający organizuje spotkanie;

-         montażu i demontażu sprzętu;

-         obsługi sprzętu (podłączenie urządzeń niezbędnych do prawidłowego przebiegu spotkania, bieżące monitorowanie funkcjonowania sprzętu w trakcie trwania spotkania, w razie konieczności szybka naprawa ewentualnej usterki).

c)     Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wydawanie oraz odbiór słuchawek wraz z odbiornikami od uczestników spotkania.

d)    Wykonawca zobowiązany jest zakończyć montaż sprzętu najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania. Powyższy obowiązek Wykonawcy nie zwiększa wynagrodzenia wynikającego z danego zlecenia.

e)     ilość niezbędnego sprzętu, który Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu, będzie podana w zleceniu.

f)     Wykonawca będzie dysponował sprzętem niezbędnym do obsługi tłumaczeń symultanicznych: spełniającym wszystkie standardy techniczne przewidziane dla tego typu sprzętu.

9. Zlecanie wykonania usług:

a)     realizacja przedmiotu zamówienia odbywa się poprzez przesłanie Wykonawcy przez Zamawiającego zlecenia na wykonanie określonej usługi tłumaczeniowej lub najmu sprzętu zgodnie z trybem opisanym poniżej. Wzór zlecenia stanowi Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

b)    Wykonawca, od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego ww. informacji, w terminie nie dłuższym niż 8 godzin, przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej informacje nt. kosztu planowanego zlecenia (zgodnie z ofertą Wykonawcy) oraz liczby stron obliczeniowych w przypadku zlecenia tłumaczenia pisemnego, które Zamawiający umieści w formularzu zlecenia.

c)     Zamawiający przekaże zlecenie usług tłumaczenia bądź najmu sprzętu Wykonawcy w następujących terminach:

-         tłumaczenie ustne wraz z – najpóźniej na 48 godzin przed terminem rozpoczęcia planowanego spotkania w Polsce oraz 21 dni w przypadku realizacji zlecenia w Federacji Rosyjskiej;

-         najem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego – najpóźniej na 48 godzin przed terminem rozpoczęcia planowanego spotkania.

e)     Zamawiający zastrzega sobie prawo bezkosztowego odwołania zlecenia na tłumaczenie ustne
i wynajem sprzętu, informując Wykonawcę o odwołaniu zlecenia najpóźniej na 48 godzin przed terminem planowanego rozpoczęcia spotkania. Informacja o odwołaniu zostanie przekazana Wykonawcy za pomocą poczty elektronicznej bądź faksu. Po tym terminie Zamawiający zobowiązuje się zapłacić pełną kwotę wynikającą ze zlecenia.

f)     Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia, w formie elektronicznej, otrzymania od Zamawiającego danego zlecenia oraz tekstu przeznaczonego do tłumaczenia.

10. Rozliczanie usług:

a)     rozliczenia za usługę tłumaczenia ustnego w kraju i za granicą:

-         podstawową jednostką rozliczeniową jest rozpoczęta 1 godzina, przy czym czas dojazdu do i z miejsca spotkania nie wlicza się do czasu pracy Tłumacza i nie będzie podstawą do obciążenia Zamawiającego.

b)    rozliczenia za usługę tłumaczenia pisemnego:

-