Do zadań Wydziału Organizacyjnego, w zakresie pracy poszczególnych komórek organizacyjnych należy:

1. Referat Administracyjno-Gospodarczy:
1) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości nieruchomości Urzędu.
2) zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i radiowej,
3) zarządzanie nieruchomościami Urzędu, gospodarka lokalami, prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych stanowiących własność Urzędu, załatwianie spraw remontu i konserwacji obiektów, urządzeń technicznych itp.,
4) zamawianie i rejestrowanie wydanych (zwracanych) pieczęci i pieczątek oraz likwidacja nieaktualnych,
5) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami rzeczowymi itp.,
6) prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb komunikacyjnych i przewozowych Urzędu,
7) zaopatrywanie w bilety komunikacji miejskiej pracowników Urzędu,
8) prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne.

2. Referat Działalności Gospodarczej:
1) udzielanie przedsiębiorcom wszechstronnej pomocy przy wypełnianiu wniosków oraz informowanie ich o bieżących przepisach prawnych dotyczących działalności gospodarczej,
2) weryfikacja złożonych przez przedsiębiorców wniosków CEIDG-1 o wpis, zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie oraz wykreślenie działalności gospodarczej, pod względem formalnym,
3) potwierdzanie tożsamości przedsiębiorców, ich statusu w przypadku cudzoziemców oraz potwierdzanie za pokwitowaniem przyjęcia od przedsiębiorcy wniosku CEIDG-1,
4) przekształcanie złożonych przez przedsiębiorców wniosków CEIDG-1 na formę elektroniczną i przesyłanie ich do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, prowadzonej w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki, z wykorzystaniem profili zaufanych,
5) wzywanie przedsiębiorców do skorygowania lub uzupełnienia wniosków niepoprawnych,
6) archiwizowanie wniosków CEIDG-1 w wersji papierowej i elektronicznej oraz dokumentacji z nimi związanej,
7) współpraca merytoryczna z Ministerstwem Gospodarki – Departamentem Handlu i Usług oraz Departamentem Gospodarki Elektronicznej – w zakresie problematyki formalno-prawnej funkcjonowania Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
8) przygotowywanie zaświadczeń o historii podmiotów zarejestrowanych i wyrejestrowanych z ewidencji do dnia 31 grudnia 2011 r.,
9) wydawanie duplikatów decyzji o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej,
10) prowadzenie ewidencji wydanych licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
11) prowadzenie postępowania w sprawach udzielenia, odmowy udzielenia, cofnięcia, zmiany lub stwierdzenia wygaśnięcia licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
12) wydawanie licencji oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
13) kontrola przedsiębiorców prowadzących transport drogowy taksówką w zakresie spełniania wymogów będących podstawą do wydania licencji,
14) prowadzenie ewidencji wydanych zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych,
15) prowadzenie postępowania w sprawach wydania, odmowy wydania, cofnięcia i wygaśnięcia zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych, w tym dokonywanie oględzin punktów sprzedaży oraz przygotowywanie materiałów do Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
16) wydawanie zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych, przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży i poza miejscem sprzedaży, oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
17) wydawanie decyzji o odmowie, wygaszeniu lub cofnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
18) naliczanie należnych opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż alkoholu oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
19) przygotowywanie projektów uchwał w sprawach liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spożycia poza miejscem i w miejscu sprzedaży,
20) przekazywanie informacji do systemu CEIDG o posiadających przez przedsiębiorców zezwoleniach, licencjach lub zaświadczeniach o wpisie do rejestru działalności regulowanej, wydawanych przez Prezydenta Miasta Ełku. Dodawanie powyższych uprawnień dotyczy zarówno przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak również w Krajowym Rejestrze Sądowym i odbywa się wyłącznie w oparciu o symbole uprawnień udostępnione przez Ministerstwo Gospodarki.

3. Referat Spraw Obywatelskich:
1) prowadzenie i aktualizacja rejestrów:
a) stałych mieszkańców,
b) osób przebywających na pobycie czasowym,
c) rejestru wyborców;
d) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych.
2) udzielanie informacji adresowych i współpraca w tym zakresie z Policją, wymiarem sprawiedliwości, Zarządcami Wspólnot Mieszkaniowych, Spółdzielniami Mieszkaniowymi, Pocztą oraz innymi urzędami i instytucjami.
3) sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla potrzeb placówek oświatowych i wojskowych,
4) sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców,
5) wydawanie decyzji i prowadzenie rozpraw administracyjnych związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem z Urzędu,
6) prowadzenie archiwum dokumentów tożsamości,
7) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych,
8) opracowanie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych.

4. Biuro Informatyki:
1) koordynacja przedsięwzięć informatycznych wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
2) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu,
3) testowanie i wdrażanie systemów informatycznych,
4) planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb,
5) nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania,
6) administrowanie siecią informatyczną Urzędu,
7) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
8) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania,
9) koordynacja szkoleń pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego,
10) zarządzanie, eksploatacja i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Miejskiej Sieci Komputerowej ELKMAN.

5. Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
1) czynności związane z wykonaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, a w szczególności:
a) udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji i rejestracji wojskowej,
b) wydawanie decyzji o zwolnieniu żołnierzy z odbywania służby wojskowej z powodów wymienionych w przepisach szczególnych,
c) wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłków miesięcznych i pokrywanie opłat mieszkaniowych i eksploatacyjnych członkom rodzin żołnierzy uznanych za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny lub samotnych, ustalanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych żołnierzom rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe.
2) opracowywanie planu świadczeń osobistych i rzeczowych Prezydenta w oparciu o wnioski złożone przez organy uprawnione,
3) wydawanie decyzji o nałożeniu obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych wynikających z planu świadczeń,
4) treningi akcji kurierskiej i aktualizacja dokumentacji akcji kurierskiej,
5) reklamowanie pracowników na wniosek i z Urzędu,
6) wydawanie decyzji zezwalających na zbiórkę publiczną,
7) wykonywanie zadań z zakresu działania szefa obrony cywilnej Miasta dotyczących w szczególności:
a) planowania działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,
b) przygotowania i kierowania formacjami obrony cywilnej Miasta,
c) przygotowania i zapewnienia działania elementów systemów wykrywania i alarmowania,
d) opracowania planu obrony cywilnej Miasta oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych,
e) organizowania i prowadzenia szkolenia formacji obrony cywilnej, a także szkolenie ludności w zakresie samoobrony,
f) kierowania przygotowaniem ewakuacji ludności oraz koordynowaniem tych działań,
g) kierowania i koordynowania akcjami ratunkowymi,
h) ustalania zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom i podmiotom gospodarczym działającym na terenie Miasta,
i) dokonywania oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań,
j) planowania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
k) planowania i realizacji zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej oraz ich przechowywanie i konserwacja,
l) koordynacji przedsięwzięć w zakresie integracji sił obrony cywilnej do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
m) prowadzenia i nadzoru nad ewidencją kart ewidencyjno - obronnych w sprawie obiektów szczególnie ważnych dla spraw bezpieczeństwa i obronności państwa.
8) obsługa koordynacyjno - techniczna Miejskiego Zespołu Reagowania Kryzysowego.
9) wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania Sił Zbrojnych budynków, pomieszczeń i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach,
10) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
11) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych, opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
12) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
13) prowadzenie Kancelarii Niejawnej,
14) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,
15) udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulami „ściśle tajne”, „tajne” lub „poufne”, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
16) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne.

6. Biuro Organizacji Pracy:
1) sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu,
2) zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa,
3) zapewnienie prawidłowej obsługi klientów przez Wydziały Urzędu,
4) prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac,
5) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Naczelników podległych jednostek organizacyjnych,
6) szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników,
7) prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych z organami administracji rządowej,
8) prowadzenie wykazu upoważnień dla pracowników Urzędu do załatwiania określonych spraw w imieniu Prezydenta,
9) prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy,
10) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) prowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) sporządzanie i przedstawianie Prezydentowi rocznych analiz stanu bezpieczeństwa
i higieny pracy,
c) bieżące informowanie Prezydenta o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia,
d) udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju budynków Urzędu w aspekcie uwzględnienia rozwiązań zapewniających poprawę stanu bhp oraz zgłaszanie odpowiednich wniosków w tym zakresie do dokumentacji,
e) udział w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń i urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników,
f) inicjowanie i opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących bhp,
g) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy,
h) prowadzenie, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań środowiska pracy,
i) udział w dochodzeniach powypadkowych,
j) doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów bhp oraz doradztwo w zakresie doboru środków ochrony na stanowiskach pracy,
k) organizowanie i prowadzenie instruktażu ogólnego w zakresie bhp dla pracowników nowo przyjętych,
l) programowanie, organizowanie i zapewnianie odpowiedniego poziomu szkoleń w zakresie bhp,
m) współpraca z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej w zakresie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami,
n) współdziałanie ze służbą medycyny pracy w zakresie profilaktyki zdrowotnej pracowników, w tym kierowania pracowników i kandydatów do pracy na lekarskie badania profilaktyczne,
o) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu bhp.
11) comiesięczne naliczanie wynagrodzeń:
a) pracownikom Urzędu,
b) z umów zleceń i o dzieło z pracownikami,
c) z umów gdzie występują składki ZUS,
12) przygotowywanie list płac pracowników i komisji stałych,
13) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym:
a) miesięczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych,
b) PIT 8A zbiorcza deklaracja zryczałtowanego podatku.
14) roczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych:
a) PIT 11 - informacje do rozliczenia z podatku dochodowego pracowników Urzędu, zleceniobiorców, członków Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Ełku, Miejskiej Komisji Urbanistyczno - Architektonicznej i Społecznej Komisji Mieszkaniowej,
b) PIT 40 - roczne rozliczenie pracowników, których rozlicza zakład pracy,
c) PIT 8C – stypendia i nagrody sportowe,
15) prowadzenie dokumentacji zasiłkowej:
a) zasiłki chorobowe,
b) zasiłki opiekuńcze,
c) zasiłki macierzyńskie.
16) prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników,
17) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym, w tym naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy,
18) sporządzanie dokumentacji do w/w składek:
a) DRA deklaracja rozliczeniowa,
b) RCA imienny raport miesięczny,
c) RSA raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
d) RZA raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
e) RMUA raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej,
19) przygotowywanie wniosków o refundację wynagrodzeń,
20) przekazywanie zestawień zbiorczych do przelewów ZUS, podatku i innych potrąceń,
21) wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników,
22) wystawianie zaświadczeń Rp7 do kapitału początkowego dla pracowników Urzędu i byłych pracowników zlikwidowanych jednostek i zakładów, których dokumentacja osobowo - płacowa przechowywana jest w archiwum Urzędu.

7. Biuro Rady Miasta:
1) obsługa Rady Miasta poprzez:
a) podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Miasta kierowanie pracami Rady Miasta,
b) wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesyjną działalnością Rady Miasta,
c) prowadzenie rejestru uchwał i ewidencjonowanie protokołów z sesji Rady Miasta,
d) wykonywanie pozostałych prac kancelaryjno – technicznych,
2) obsługa komisji Rady Miasta poprzez:
a) wykonywanie w oparciu o ustalenia zawarte w planach pracy komisji bądź polecenia Przewodniczących czynności związanych z przygotowaniem i zwoływaniem posiedzeń komisji,
b) wykonywanie czynności pomocniczych i wykonawczych w związku z przygotowaniem przez komisje projektów uchwał,
c) podejmowanie czynności pomocniczych zapewniających komisjom pomoc w działalności kontrolnej,
d) ewidencjonowanie wniosków komisji, sposobu ich załatwiania oraz kontrola, sprawozdawczość i analiza przedkładana Prezydentowi.
3) zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w wykonywaniu ich obowiązków poprzez:
a) dostarczanie materiałów ułatwiających przygotowanie pracy w komisji Rady Miasta,
b) przyjmowanie wniosków Radnych oraz prowadzenie ich rejestru,
c) organizowanie przyjmowania obywateli przez Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących lub radnych,
4) prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno - technicznej, prawidłowego przeprowadzania wyborów:
a) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
b) do Sejmu i Senatu,
c) do Rady Miasta, Powiatu, sejmiku województwa oraz Prezydenta Miasta,
d) ławników sądów powszechnych,
e) referendum ogólnokrajowego i lokalnego,
f) do Parlamentu Europejskiego.

8. Biuro Zamówień Publicznych
Biuro wykonuje zadania Miasta dotyczące stosowania w Urzędzie przepisów o zamówieniach publicznych, związane z zamówieniami na dostawy, usługi i roboty budowlane; udziela wydziałom Urzędu oraz miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w sprawach dotyczących zamówień publicznych, na polecenie Prezydenta może uczestniczyć w postępowaniach prowadzonych przez miejskie jednostki organizacyjne w charakterze biegłego (rzeczoznawcy). Do podstawowego zakresu działania należy prawidłowe wdrażanie i realizowanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
1) występowanie w imieniu Miasta do Urzędu Zamówień Publicznych,
2) koordynacja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie,
3) opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, wzorów dokumentacji oraz wzorców postępowania niezbędnych do prawidłowego przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne w Urzędzie,
4) współuczestnictwo w procedurach udzielania zamówień publicznych na zasadach i w trybie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych, a w szczególności w takich czynnościach jak:
a) udzielanie wyjaśnień wydziałom przy opracowywaniu materiałów źródłowych do postępowań realizowanych przez biuro oraz postępowań prowadzonych w ramach kompetencji posiadanych przez wydziały,
b) przygotowanie i przedstawienie do zatwierdzenia przez Prezydenta:
- opracowanych we współpracy z zainteresowanymi wydziałami: projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ),
- ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- projektów innych wymaganych ustawą dokumentów,
c) ogłoszenie o postępowaniu o zamówienie publiczne, zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w razie potrzeby w inny sposób, np. w Biuletynie Informacji Publicznej,
d) doręczenie/wysłanie/zamieszczenie na stronach internetowych specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy,
e) udzielenie / zamieszczenie na stronach internetowych wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy,
f) przeprowadzenie negocjacji z wykonawcą/wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,
g) publiczne otwarcie ofert,
h) przedstawienie Prezydentowi propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania,
i) sporządzenie protokołu postępowania,
j) prowadzenie procedur związanych z rozpatrywaniem wniesionych środków ochrony prawnej,
k) przekazanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o wyniku postępowania, zgodnie z wymogami ustawy.
5) kontrola na polecenie Prezydenta realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przez wydziały Urzędu oraz prowadzenie kontroli zleconych przez Prezydenta, w zakresie realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w miejskich jednostkach organizacyjnych, dla których organem założycielskim jest Rada Miasta:
a) sporządzenie protokołu z przeprowadzonej kontroli oraz wniosków pokontrolnych,
b) przygotowanie zaleceń pokontrolnych Prezydenta.
6) przeprowadzanie analizy zawartych umów i zleceń,
7) przeprowadzanie analiz rynku wykonawców/dostawców,
8) opiniowanie materiałów i programów szkoleń wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych,
9) sporządzanie wymaganych zbiorczych sprawozdań z zakresu realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych,
10) kompletowanie obowiązujących aktów prawnych z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych,
11) przechowywanie dokumentacji przetargowej z udzielonych zamówień zgodnie z obowiązującymi przepisami.