Do zadań Wydziału Organizacyjnego, w zakresie pracy poszczególnych komórek organizacyjnych należy:

1. Referat Administracyjno-Gospodarczy:
1) Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości nieruchomości Urzędu.
2) Zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i radiowej.
3) Zarządzanie nieruchomościami Urzędu, gospodarka lokalami, prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych stanowiących własność Urzędu, załatwianie spraw remontu i konserwacji obiektu, urządzeń technicznych itp.
4) Zamawianie i rejestrowanie wydanych (zwracanych) pieczęci i pieczątek oraz likwidacja nieaktualnych.
5) Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami rzeczowymi itp.
6) Prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb komunikacyjnych i przewozowych Urzędu.
7) Zaopatrywanie w bilety komunikacji miejskiej pracowników Urzędu.
8) Prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne.
2. Referat Działalności Gospodarczej:
1)Bieżące dokonywanie wpisów do rejestru ewidencji działalności gospodarczej stosownie do zgłoszeń oraz wykonywanie zadań wynikających z przepisów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.
2)Przygotowywanie i wydawanie podmiotom gospodarczym zaświadczeń o wpisie do ewidencji oraz zmianie wpisu.
3)Przygotowywanie zaświadczeń o historii podmiotów zarejestrowanych i wyrejestrowanych z ewidencji działalności gospodarczej.
4)Prowadzenie postępowania  w sprawach odmowy wpisu oraz wykreślenia z ewidencji działalności gospodarczej.
5)Wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego.
6)Przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w placówkach handlowych i gastronomicznych.
7)Przygotowywanie zezwoleń na:
a) sprzedaż napojów alkoholowych przedsiębiorcom, których działalność polega na organizacji przyjęć,
b) wyprzedaż zinwentaryzowanych zapasów napojów alkoholowych,
c) jednorazową sprzedaż napojów alkoholowych.
8)Prowadzenie spraw związanych z opłatą ratalną za korzystanie  z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
9)Prowadzenie postępowania w sprawach wydawania, odmowie wydania, cofania i wygaśnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
10)Przygotowywanie materiałów dla Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, będących podstawą zaopiniowania wniosków dotyczących wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
11)Przygotowywanie zaświadczeń o wysokości dokonywanych wpłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.
12)Kontrola placówek handlowych i gastronomicznych w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
13)Przygotowywanie  licencji oraz promes na wykonywanie transportu drogowego taksówką.
14)Prowadzenie postępowania w sprawach udzielania, odmowy udzielenia, cofania, zmiany lub stwierdzenia wygaśnięcia  licencji oraz promes na wykonywanie transportu drogowego taksówką.
15)Kontrola przedsiębiorców prowadzących transport drogowy taksówką w zakresie zgodności prowadzonej działalności z warunkami licencji oraz przestrzegania warunków wykonywania  działalności gospodarczej.
16)Przygotowywanie projektów uchwał  w sprawach:
a) liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% (z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spożycia poza miejscem i w miejscu sprzedaży,
b) zasad usytuowania miejsc sprzedaży i podawania napojów alkoholowych,
c) liczby przeznaczonych do wydania nowych licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką na dany rok kalendarzowy.

3. Referat Spraw Obywatelskich:
1) prowadzenie i aktualizacja rejestrów:
- stałych mieszkańców,
- osób przebywających na pobycie czasowym,
- rejestru wyborców;
- przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych.
2) Udzielanie informacji adresowych i współpraca w tym zakresie z Policją, wymiarem sprawiedliwości, Zarządcami Wspólnot Mieszkaniowych, Spółdzielniami Mieszkaniowymi, Pocztą oraz innymi urzędami i instytucjami.
3) Sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla potrzeb placówek oświatowych i wojskowych.
4) Sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców.
5) Wydawanie decyzji i prowadzenie rozpraw administracyjnych związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem z Urzędu.
6) Prowadzenie archiwum dokumentów tożsamości.
7) Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych.
8) Opracowanie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych.

4. Biuro Informatyki:
1)   Koordynacja przedsięwzięć informatycznych wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu.
2)  Planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu.
3)   Testowanie i wdrażanie systemów informatycznych.
4)  Planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb.
5)   Nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania.
6)    Administrowanie siecią informatyczną Urzędu.
7)    Nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania.
8)    Prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania.
9) Koordynacja szkoleń pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego.

5. Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
1) W zakresie spraw obronnych i specjalnych:
a) Czynności związane z wykonaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami  wojskowymi, a w szczególności:
- udziału w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji i rejestracji wojskowej,
- wydawanie decyzji o zwolnieniu żołnierzy z odbywania służby wojskowej z powodów wymienionych w przepisach szczególnych.
- wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłków miesięcznych i pokrywanie opłat  mieszkaniowych i eksploatacyjnych członkom rodzin żołnierzy  uznanych za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny lub samotnych, ustalanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych żołnierzom rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe.
b) Opracowywanie planu świadczeń osobistych i rzeczowych Prezydenta w oparciu o wnioski złożone przez organy uprawnione.
c) Wydawanie decyzji o nałożeniu obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych wynikających z planu świadczeń.
d) Treningi akcji kurierskiej i aktualizacja dokumentacji akcji kurierskiej.
e) Reklamowanie pracowników na wniosek i z Urzędu.
f) Wydawanie decyzji zezwalających  na zbiórkę publiczną.
2) W zakresie obrony cywilnej Miasta:
a) Wykonywanie zadań z zakresu działania szefa obrony cywilnej Miasta dotyczących w szczególności:
- planowania działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,
- przygotowania i kierowania  formacjami obrony cywilnej Miasta,
- przygotowania i zapewnienia działania elementów systemów wykrywania    i alarmowania,
- opracowania planu obrony cywilnej Miasta oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych,
- organizowania i prowadzenia szkolenia formacji obrony cywilnej, a także szkolenie ludności w zakresie samoobrony,
- kierowania przygotowaniem ewakuacji ludności oraz koordynowaniem tych działań,
- kierowania i koordynowania akcjami ratunkowymi,
- ustalania zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom i podmiotom gospodarczym działającym na terenie Miasta,
-  dokonywania oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie   przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań,
- planowania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
- planowania i realizacji zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej oraz ich przechowywanie i konserwacja,
- koordynacji przedsięwzięć w zakresie integracji sił obrony cywilnej do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska.
- prowadzenia i nadzoru nad ewidencją kart ewidencyjno-obronnych w sprawie obiektów szczególnie ważnych dla spraw bezpieczeństwa  i obronności państwa.
b) Obsługa koordynacyjno-techniczna Miejskiego Zespołu Reagowania Kryzysowego.
3) Wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania Sił Zbrojnych budynków, pomieszczeń  i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach.
4) W zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
b) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych, opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
c)  szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
d)   prowadzenie Kancelarii Tajnej,
e)   bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,
f)   udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulami „ściśle tajne”, „tajne” lub „poufne”, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
g)  egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne.

6. Biuro Organizacji Pracy:
1) Sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu.
2) Zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa.
3) Zapewnienie prawidłowej obsługi klientów przez Wydziały Urzędu.
4) Prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac.
5) Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Dyrektorów podległych jednostek organizacyjnych.
6)  Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników.
7) Prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych z organami administracji rządowej.
8) Prowadzenie wykazu upoważnień dla pracowników Urzędu do załatwiania określonych spraw w imieniu Prezydenta.
9) Prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy.
10) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) Prowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów  dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
b) Sporządzanie i przedstawianie Prezydentowi rocznych analiz stanu bezpieczeństwa
i higieny pracy.
c) Bieżące informowanie Prezydenta o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia.
d) Udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju budynków Urzędu w aspekcie uwzględnienia rozwiązań zapewniających poprawę stanu bhp oraz zgłaszanie odpowiednich wniosków w tym zakresie do dokumentacji.
e) Udział w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń i urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników.
f) Inicjowanie i opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących bhp.
g) Opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy.
h) Prowadzenie, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań środowiska pracy.
i)  Udział w dochodzeniach powypadkowych.
j)  Doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów bhp oraz doradztwo w zakresie doboru środków ochrony na stanowiskach pracy.
k) Organizowanie i prowadzenie instruktażu ogólnego w zakresie bhp dla pracowników nowo przyjętych.
l) Programowanie, organizowanie i zapewnianie odpowiedniego poziomu szkoleń w zakresie bhp.
m) Współpraca z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej w zakresie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami.
n) Współdziałanie ze służbą medycyny pracy w zakresie profilaktyki zdrowotnej pracowników, w tym kierowania pracowników i kandydatów do pracy na lekarskie badania profilaktyczne.
o)  Prowadzenie sprawozdawczości z zakresu bhp.
11) Comiesięczne naliczanie wynagrodzeń:
- pracownikom Urzędu,
- z umów zleceń i o dzieło z pracownikami,
- z umów gdzie występują składki ZUS.
12) Przygotowywanie list płac pracowników, diet radnych i komisji stałych.
13) Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym:
- miesięczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych,
- PIT 8A zbiorcza deklaracja zryczałtowanego podatku.
14) Roczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych:
- PIT 11 - informacje do rozliczenia z podatku dochodowego pracowników Urzędu,  zleceniobiorców, członków Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Ełku, Miejskiej Komisji Urbanistyczno - Architektonicznej i Społecznej Komisji Mieszkaniowej.
- PIT R - diety radnych.
- PIT 40 - roczne rozliczenie pracowników, których rozlicza zakład pracy.
15) Prowadzenie dokumentacji zasiłkowej:
- zasiłki chorobowe,
- zasiłki opiekuńcze,
- zasiłki macierzyńskie.
16) Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników.
17) Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym, w tym naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.
18) Sporządzanie dokumentacji do w/w składek:
- DRA deklaracja rozliczeniowa,
- RCX imienny raport miesięczny,
- RSA raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
- RZA raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
- RMUA raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej.
19) Przygotowywanie wniosków o refundację wynagrodzeń.
20) Przekazywanie zestawień zbiorczych do przelewów ZUS, podatku i innych potrąceń.
21) Wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników.
22) Wystawianie zaświadczeń Rp7 do kapitału początkowego dla pracowników Urzędu i byłych pracowników zlikwidowanych jednostek i zakładów, których dokumentacja osobowo - płacowa przechowywana jest w archiwum Urzędu.
23) Sprawozdawczość z zatrudnienia, funduszu płac i wypadków w pracy przedkładana co kwartał Prezydentowi.

7. Biuro Rady Miasta:
1) Obsługa Rady poprzez:
a) podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady kierowanie pracami Rady,
b) wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesyjną działalnością Rady,
c) prowadzenie rejestru uchwał i ewidencjonowanie protokołów z sesji Rady,
d) wykonywanie pozostałych prac kancelaryjno – technicznych,
2) Obsługa Komisji Rady poprzez:
a) wykonywanie w oparciu o ustalenia zawarte w planach pracy komisji bądź polecenia Przewodniczących  czynności związanych z przygotowaniem i zwoływaniem posiedzeń komisji,
b) wykonywanie czynności pomocniczych i wykonawczych w związku z przygotowaniem przez Komisje projektów uchwał,
c) podejmowanie czynności pomocniczych zapewniających komisjom pomoc w działalności kontrolnej,
d) ewidencjonowanie wniosków Komisji, sposobu ich załatwiania oraz kontrola, sprawozdawczość i analiza przedkładana Prezydentowi,
3)  Zapewnienie niezbędnej pomocy Radnym w wykonywaniu ich obowiązków poprzez:
a) dostarczanie materiałów ułatwiających przygotowanie pracy w Komisji Rady,
b) przyjmowanie wniosków Radnych oraz prowadzenie ich rejestru,
c) organizowanie przyjmowania Obywateli przez Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących lub Radnych.
4) Udzielanie pomocy organom samorządu mieszkańców w realizacji ustawowych i statutowych zadań oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich działalnością,
5) Prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno - technicznej, prawidłowego przeprowadzania wyborów:
- Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
- do Sejmu i Senatu,
- do Rady Miasta, Powiatu, sejmiku województwa oraz Prezydenta Miasta,
- ławników sądów powszechnych,
- referendum ogólnokrajowego i lokalnego,
- do Parlamentu Europejskiego.

8. Biuro Zamówień Publicznych:
Biuro wykonuje zadania Miasta dotyczące stosowania w Urzędzie przepisów o zamówieniach publicznych, związane z zamówieniami na dostawy, usługi i roboty budowlane; udziela wydziałom Urzędu oraz miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w sprawach dotyczących zamówień publicznych, na polecenie Prezydenta może uczestniczyć w postępowaniach prowadzonych przez miejskie jednostki organizacyjne w charakterze biegłego (rzeczoznawcy). Do podstawowego zakresu działania należy prawidłowe wdrażanie i realizowanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
1)    Występowanie w imieniu Miasta do Urzędu Zamówień Publicznych.
2)    Koordynacja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie.
3)    Opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, wzorów dokumentacji oraz wzorców postępowania niezbędnych do prawidłowego przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne w Urzędzie.
4)    Sporządzanie zbiorczych planów zamówień publicznych Urzędu na roboty budowlane oraz dostawy i usługi według kategorii Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług celem przekazywania do publikacji zgodnie z wymaganiami ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
5)    Współuczestnictwo w procedurach udzielania zamówień publicznych na zasadach i w trybie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych, a w szczególności w takich czynnościach jak:
a)    udzielanie wyjaśnień wydziałom przy opracowywaniu materiałów źródłowych do postępowań realizowanych przez biuro oraz postępowań prowadzonych w ramach kompetencji posiadanych przez wydziały;
b)    przygotowanie i przedstawienie do zatwierdzenia przez Prezydenta:
-    propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia;
-    opracowanych we współpracy z zainteresowanymi wydziałami: projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SWIZ) oraz projektu umowy;
-    ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
-    projektów innych wymaganych ustawą dokumentów, w tym m. in. informacji o wszczęciu postępowania;
c)    ogłoszenie o postępowaniu o zamówienie publiczne, zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w razie potrzeby w inny sposób, np. w Biuletynie Informacji Publicznej;
d)    doręczenie/wysłanie/zamieszczenie na stronach internetowych specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy;
e)    doręczenie/wysłanie projektu umowy;
f)    udzielenie /zamieszczenie na stronach internetowych wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy;
g)    przeprowadzenie negocjacji z wykonawcą/wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji;
h)    publiczne otwarcie ofert i sporządzenie odpowiedniego zapisu protokołu;
i)    dokonanie oceny, czy wykonawcy spełniają wymagane warunki;
j)    dokonanie oceny ofert, przedstawienie Prezydentowi propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania;
k)    sporządzenie protokołu postępowania;
l)    prowadzenie procedur związanych z rozpatrywaniem protestów i odwołań:
-    przyjęcie i analiza,
-    zamieszczenie na stronach internetowych ewentualnych protestów wniesionych w związku z czynnościami podjętymi w prowadzonym postępowaniu,
-    przygotowanie projektu odpowiedzi na protest i zamieszczenie go na stronach internetowych, zgodnie z wymogami ustawy;
m)    podejmowanie czynności technicznych związanych z zawarciem umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza lub przygotowanie projektu unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne oraz przekazanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o wyniku postępowania, zgodnie z wymogami ustawy.
6)    Kontrola na polecenie Prezydenta realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przez wydziały Urzędu oraz prowadzenie kontroli zleconych przez Prezydenta, w zakresie realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w gminnych jednostkach organizacyjnych, dla których organem założycielskim jest Rada Miasta Ełku:
-    sporządzenie protokołu z przeprowadzonej kontroli oraz wniosków pokontrolnych,
-    przygotowanie zaleceń pokontrolnych Prezydenta.
7)    Prowadzenie rejestrów: udzielanych przez Miasto zamówień publicznych, protestów i odwołań, w tym gromadzenie informacji o:
-    planowanych zamówieniach publicznych,
-    zawartych umowach z zakresu zamówień publicznych,
-    podmiotach realizujących zamówienia publiczne,
-    realizacji zamówień publicznych.
8)    Przeprowadzanie analiz rynku wykonawców/dostawców,
9)    Opiniowanie materiałów i programów szkoleń wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych.
10)    Sporządzanie wymaganych zbiorczych sprawozdań z zakresu realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych.
11) Kompletowanie obowiązujących aktów prawnych z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych.
12) Opracowywanie sprawozdań z realizacji prowadzonych zadań w zakresie zamówień publicznych przez Urząd.
13) Przechowywanie dokumentacji przetargowej z udzielonych zamówień zgodnie z obowiązującymi przepisami.