Akapit nr - brak tytułu

Sekretarz Miasta – Naczelnik Wydziału - Marcin Radziłowicz, tel. 087 73 26 203 

Referat Administracyjno - Gospodarczy:
Kierownik Referatu - Tadeusz Skulimowski, tel. 087 73 26 207
sprzątaczki, sprzątacz - Janina Boczyluk - Smaka, Jadwiga Derdzińska, Ewa Sielawko, Piotr Kurzyk, tel. 087 73 26 207
goniec – Piotr Skulimowski, Arkadiusz Nieszczerzewski, tel. 087 73 26 207
kierowca samochodu osobowego - Jarosław Dąbkowski, Andrzej Dylewicz, tel. 087 73 26 113 

Referat Audytu, Jakości i Kontroli:
Dorota Żytyniec - Pełnomocnik ds. Zarządzania Systemem Jakości, tel. 087 73 26 206
Audytor Wewnętrzny – Jarosław Wołynko, tel. 087 73 26 156
Danuta Smolska, tel. 087 73 26 240 
Wioletta Pawluczyk, tel. 087 73 26 206 

Referat Spraw Obywatelskich
Kierownik Referatu – Kierownik kancelarii tajnej - Jadwiga Nowialis, tel. 087 73 26 100
stanowisko ds. meldunkowych i ewidencji ludności - Alicja Aleksiejczuk, Krystyna Dzięgielewska tel. 087 73 26 100, 087 73 26 101; Bogumiła Kruczewska, tel. 087 73 26 139, Joanna Omilian, tel. 087 73 26 141
stanowisko ds. dowodów osobistych - Małgorzata Szymczyk, tel. 087 73 26 138, Iwona Iglik, tel. 087 73 26 140, Agnieszka Gisztarowicz, tel. 087 73 26 100

Biuro Informatyki:
stanowisko ds. informatyki - Dariusz Kruszewski, tel. 087 73 26 277, Wojciech Lipiński, tel. 087 73 26 130, Marek Pietkiewicz, tel. 087 73 26 129

Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
stanowisko ds. wojskowych - pracownik kancelarii tajnej - Zofia Zawadzka, tel. 087 73 26 283
stanowisko ds. obrony cywilnej - Roman Węgrzyn, tel. 087 73 26 283 

Biuro Organizacji Pracy:
stanowisko ds. kadr i szkoleń - Maria Jolanta Wojciechowska, tel. 087 73 26 210
stanowisko ds. organizacyjnych - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Michał Kawecki, tel. 087 73 26 207 
stanowisko ds. BHP - Litwinko Sławomir, tel. 087 73 26 207
stanowisko ds. płac i spraw socjalnych - Urszula Sobańska, tel. 087 73 26 238 
pomoc administracyjna - Paulina Mossakowska, Artur Łubowicz

Biuro Prezydenta:
stanowisko ds. kancelaryjnych - Ewa Dąbkowska, tel. 087 73 26 214
stanowisko ds. kancelaryjnych i łączności Miasta - Alicja Kowalewska, tel. 087 73 26 204 

Biuro Rady Miasta:
stanowisko ds. obsługi Rady Miasta i komisji - Elżbieta Liziewska i Małgorzata Stachowiak, telefon: 087 73 26 218 

Biuro Zamówień Publicznych:
Stanowisko ds. Zamówień Publicznych - Marek Szorc, Sebastian Szabroński, tel. 087 73 26 273

---

Do zadań poszczególnych komórek organizacyjnych Wydziału Organizacyjnego należy: 

1. Referat Administracyjno-Gospodarczy: 

1) Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości nieruchomości Urzędu.
2) Zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i radiowej.
3) Zarządzanie nieruchomościami Urzędu, gospodarka lokalami, prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych stanowiących własność Urzędu, załatwianie spraw remontu i konserwacji obiektu, urządzeń technicznych itp.
4) Zamawianie i rejestrowanie wydanych (zwracanych) pieczęci i pieczątek oraz likwidacja nieaktualnych.
5) Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami rzeczowymi itp.
6) Prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb komunikacyjnych i przewozowych Urzędu.
7) Zaopatrywanie w bilety komunikacji miejskiej pracowników Urzędu.
8) Prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne. 

2. Referat Audytu, Jakości i Kontroli: 

1)Organizowanie kontroli wewnątrz Urzędu, w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz prowadzenie dokumentacji z tego zakresu.
2)Koordynacja wykonywania zaleceń pokontrolnych wydawanych przez instytucje kontroli zewnętrznej.
3)Nadzór właścicielski spółek prawa handlowego i innych jednostek organizacyjnych Miasta.
4)Badania systemów zarządzania i kontroli w Urzędzie, w tym procedur kontroli finansowej zgodnie z ustawą o finansach publicznych, poprzez ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów, w szczególności w zakresie:
- zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w Urzędzie procedurami wewnętrznymi,
- efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,
- wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu.
5) Dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu. Wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu.
6) Prowadzenie bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego.
7) Dokonywanie kontroli w Urzędzie, w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz w innych podmiotach wykonujących zadania ze środków budżetu Miasta w zakresie:
- rzetelności zapisów księgowych,
- legalności zobowiązań finansowych,
- sposobu wykorzystania majątku będącego w dyspozycji jednostek,
- oceny poziomu świadczonych usług, struktury organizacyjnej, gospodarowania materiałami i energią,
- organizacji wydajności pracy,
- prawidłowości decyzji dotyczących zakupu, sprzedaży i likwidacji środków trwałych.
8) Kontrola wykonania uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, interpelacji oraz wniosków Radnych Rady Miasta Ełku i Posłów, decyzji i poleceń Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza przez wszystkich pracowników Urzędu pod względem:
- zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa materialnego w danej sprawie, przepisami KPA, instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, instrukcją obiegu dokumentów, prawidłowym przepływem informacji i zarządzeniami Prezydenta,
- terminowości i rzetelności i poprawności merytorycznej załatwiania spraw, w tym udzielania odpowiedzi na skargi, wnioski , interpelacje radnych oraz listy klientów,
- realizacji planowanych zadań,
- właściwej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
- przestrzegania obowiązujących zasad i trybu załatwiania spraw klientów,
- terminowości, rzetelności i poprawności realizacji zadań wynikających dla danego stanowiska pracy z aktów normatywnych i poleceń Kierownictwa Urzędu oraz zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,
- realizacji zaleceń pokontrolnych kontroli wewnętrznych i kontroli przeprowadzanej w jednostkach organizacyjnych Miasta, ustaleń z narad itp.,
- przestrzegania obowiązków pracowniczych,
- realizacji zadań budżetowych i gospodarczych należących do danego stanowiska pracy, a także realizacji rocznych planów kontroli przeprowadzanych przez merytoryczne wydziały,
- prowadzenie postępowań wyjaśniających zleconych przez Prezydenta.
9) Zakres kontroli sprawowanej na zewnątrz Urzędu obejmuje całokształt działalności danej jednostki, a w szczególności:
a) realizację budżetu,
b) realizację zadań rzeczowych,
c) poziom świadczenia usług i zgodność działania z obowiązującymi przepisami prawa,
d) sprawy będące przedmiotem skargi.
10) Zakres kontroli prowadzonej w Urzędzie obejmuje w szczególności:
a) przestrzeganie przepisów obowiązujących instrukcji i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
b) realizację planowanych zadań,
c) przestrzeganie terminów oraz poprawność merytorycznego załatwiania spraw, skarg, wniosków i listów klientów,
d) przestrzeganie obowiązujących zasad i trybu załatwiania spraw klientów,
e) przestrzeganie przepisów prawa materialnego i KPA,
f) terminowość i poprawność realizacji zadań wynikających dla danego stanowiska pracy, z aktów normatywnych i poleceń kierownictwa Urzędu,
g) terminowość i poprawność realizacji uchwał Rady, interpelacji oraz wniosków Posłów i Radnych,
h) terminowość i rzetelność wykonywania obowiązków pracownika wynikających z zakresu czynności,
i) realizację zaleceń pokontrolnych, ustaleń z narad itp.,
j) przestrzeganie obowiązków pracowniczych,
k) realizację zadań budżetowych i gospodarczych należących do danego stanowiska pracy,
11) Prowadzenie centralnych rejestrów, a także koordynacja i załatwianie wpisanych do nich spraw:
- Rejestr skarg i wniosków,
- Rejestry kontroli,
- Rejestr wyrobów niezgodnych,
- Rejestr auditów wewnętrznych,
- Rejestr działań korygujących i zapobiegawczych.
12) Prowadzenie ewidencji wystąpień i opracowań zbiorczych organów kontroli zewnętrznej oraz udzielanych odpowiedzi.
13) Prowadzenie corocznej sprawozdawczości i analiz w zakresie:
- kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
- skarg i wniosków,
- decyzji administracyjnych wydawanych przez Urząd
oraz przedkładanie jej Prezydentowi.
14) Opracowywanie kompletu dokumentacji na Przegląd zarządzania Urzędu.
15) Koordynacja nad opracowaniem planów pracy wydziałów Urzędu oraz planów kontroli jednostek podległych merytorycznie.
16) Koordynacja pracy Zespołu Auditorów Wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością (SZJ).
17) Prowadzenie działań doskonalących wdrożony SZJ w Urzędzie.
18) Koordynacja badania zadowolenia urzędników z pracy w Urzędzie, badania satysfakcji klientów z usług świadczonych przez Urząd, a także badania satysfakcji ze współpracy z Urzędem jednostek podległych organizacyjnie Miastu oraz stowarzyszeń; analiza i sprawozdawczość.
19) Koordynacja działań związanych z przeprowadzaniem okresowej oceny pracowników Urzędu oraz oceny pracy poszczególnych auditorów wewnętrznych.
20) Wnioskowanie o wdrażanie inicjatyw z zakresu zarządzania przez jakość TQM oraz innych rozszerzających System Zarządzania Jakością oraz koordynacja prowadzonych działań.
21) Opracowanie, weryfikacja, aktualizacja, wdrożenie i nadzór nad dokumentacją systemową.
22) Konsultowanie dokumentów wewnętrznych (sprawdzanie i weryfikacja procedur, instrukcji, planów jakości, planów kontroli i badań, instrukcji roboczych).
23) Weryfikacja zgodności funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością z aktualnymi wydaniami norm z serii ISO i wymaganiami aktów normatywnych wyższej rangi (ustawy, rozporządzenia).
24) Wydawanie interpretacji w zakresie Systemu Zarządzania Jakością, koordynowanie zadaniami związanymi z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością.
25) Planowanie i organizowanie auditów wewnętrznych oraz nadzorowanie i ocena ich realizacji.
26) Inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz nadzór nad ich realizacją, analizowanie ich skuteczności, usuwanie przyczyn ich występowania.
27) Pełne i systematyczne przeprowadzanie analizy funkcjonowania systemu i informowanie Najwyższego Kierownictwa o jej wynikach, przygotowanie i organizowanie Przeglądów Zarządzania.
28) Przeprowadzanie szkoleń wewnętrznych z zakresu Systemu Zarządzania Jakością Urzędu, zarządzania jakością i poprzez jakość w administracji publicznej.

3. Referat Spraw Obywatelskich: 

1) prowadzenie i aktualizacja rejestrów:
- stałych mieszkańców,
- osób przebywających na pobycie czasowym,
- rejestru wyborców;
- przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych.
2) Udzielanie informacji adresowych i współpraca w tym zakresie z Policją, wymiarem sprawiedliwości, Zarządcami Wspólnot Mieszkaniowych, Spółdzielniami Mieszkaniowymi, Pocztą oraz innymi urzędami i instytucjami.
3) Sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla potrzeb placówek oświatowych i wojskowych.
4) Sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców.
5) Wydawanie decyzji i prowadzenie rozpraw administracyjnych związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem z Urzędu.
6) Prowadzenie archiwum dokumentów tożsamości.
7) Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych.
8) Opracowanie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych. 

4. Biuro Informatyki: 

1) Koordynacja przedsięwzięć informatycznych wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu.
2) Planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu.
3) Testowanie i wdrażanie systemów informatycznych.
4) Planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb.
5) Nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania.
6) Administrowanie siecią informatyczną Urzędu.
7) Nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania.
8) Prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania.
9) Koordynacja szkoleń pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego.

5. Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony: 

1) W zakresie spraw obronnych i specjalnych:
a) Czynności związane z wykonaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, a w szczególności:
- udziału w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji i rejestracji wojskowej,
- wydawanie decyzji o zwolnieniu żołnierzy z odbywania służby wojskowej z powodów wymienionych w przepisach szczególnych.
- wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłków miesięcznych i pokrywanie opłat mieszkaniowych i eksploatacyjnych członkom rodzin żołnierzy uznanych za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny lub samotnych, ustalanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych żołnierzom rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe.
b) Opracowywanie planu świadczeń osobistych i rzeczowych Prezydenta w oparciu o wnioski złożone przez organy uprawnione.
c) Wydawanie decyzji o nałożeniu obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych wynikających z planu świadczeń.
d) Treningi akcji kurierskiej i aktualizacja dokumentacji akcji kurierskiej.
e) Reklamowanie pracowników na wniosek i z Urzędu.
f) Wydawanie decyzji zezwalających na zbiórkę publiczną.
2) W zakresie obrony cywilnej Miasta:
a) Wykonywanie zadań z zakresu działania szefa obrony cywilnej Miasta dotyczących w szczególności:
- planowania działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,
- przygotowania i kierowania formacjami obrony cywilnej Miasta,
- przygotowania i zapewnienia działania elementów systemów wykrywania
i alarmowania,
- opracowania planu obrony cywilnej Miasta oraz nadzór nad opracowaniem planów
obrony cywilnej instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek
organizacyjnych,
- organizowania i prowadzenia szkolenia formacji obrony cywilnej, a także szkolenie
ludności w zakresie samoobrony,
- kierowania przygotowaniem ewakuacji ludności oraz koordynowaniem tych działań,
- kierowania i koordynowania akcjami ratunkowymi,
- ustalania zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom i podmiotom gospodarczym
działającym na terenie Miasta,
- dokonywania oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie
przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań,
- planowania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
- planowania i realizacji zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej oraz ich
przechowywanie i konserwacja,
- koordynacji przedsięwzięć w zakresie integracji sił obrony cywilnej do prowadzenia
akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska.
- prowadzenia i nadzoru nad ewidencją kart ewidencyjno-obronnych w sprawie obiektów
szczególnie ważnych dla spraw bezpieczeństwa i obronności państwa.
b) Obsługa koordynacyjno-techniczna Miejskiego Zespołu Reagowania Kryzysowego.
3) Wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania Sił Zbrojnych budynków, pomieszczeń i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach.
4) W zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie
tych informacji,
b) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych,
opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
c) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
d) prowadzenie Kancelarii Tajnej,
e) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,
f) udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne
oznaczone klauzulami „ściśle tajne”, „tajne” lub „poufne”, osobom posiadającym
stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
g) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne. 

6. Biuro Organizacji Pracy: 

1) Sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu.
2) Zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa.
3) Zapewnienie prawidłowej obsługi klientów przez Wydziały Urzędu.
4) Prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac.
5) Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Dyrektorów podległych jednostek organizacyjnych.
6) Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników.
7) Prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych z organami administracji rządowej.
8) Prowadzenie wykazu upoważnień dla pracowników Urzędu do załatwiania określonych spraw w imieniu Prezydenta.
9) Prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy.
10) W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) Prowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
b) Sporządzanie i przedstawianie Prezydentowi rocznych analiz stanu bezpieczeństwa
i higieny pracy.
c) Bieżące informowanie Prezydenta o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia.
d) Udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju budynków Urzędu w aspekcie uwzględnienia rozwiązań zapewniających poprawę stanu bhp oraz zgłaszanie odpowiednich wniosków w tym zakresie do dokumentacji.
e) Udział w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń i urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników.
f) Inicjowanie i opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących bhp.
g) Opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy.
h) Prowadzenie, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań środowiska pracy.
i) Udział w dochodzeniach powypadkowych.
j) Doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów bhp oraz doradztwo w zakresie doboru środków ochrony na stanowiskach pracy.
k) Organizowanie i prowadzenie instruktażu ogólnego w zakresie bhp dla pracowników nowo przyjętych.
l) Programowanie, organizowanie i zapewnianie odpowiedniego poziomu szkoleń w zakresie bhp.
m) Współpraca z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej w zakresie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami.
n) Współdziałanie ze służbą medycyny pracy w zakresie profilaktyki zdrowotnej pracowników, w tym kierowania pracowników i kandydatów do pracy na lekarskie badania profilaktyczne.
o) Prowadzenie sprawozdawczości z zakresu bhp.
11) Comiesięczne naliczanie wynagrodzeń:
- pracownikom Urzędu,
- z umów zleceń i o dzieło z pracownikami,
- z umów gdzie występują składki ZUS.
12) Przygotowywanie list płac pracowników, diet radnych i komisji stałych.
13) Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym:
- miesięczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych,
- PIT 8A zbiorcza deklaracja zryczałtowanego podatku.
14) Roczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych:
- PIT 11 - informacje do rozliczenia z podatku dochodowego pracowników Urzędu, zleceniobiorców, członków Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Ełku, Miejskiej Komisji Urbanistyczno - Architektonicznej i Społecznej Komisji Mieszkaniowej.
- PIT R - diety radnych.
- PIT 40 - roczne rozliczenie pracowników, których rozlicza zakład pracy.
15) Prowadzenie dokumentacji zasiłkowej:
- zasiłki chorobowe,
- zasiłki opiekuńcze,
- zasiłki macierzyńskie.
16) Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników.
17) Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym, w tym naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.
18) Sporządzanie dokumentacji do w/w składek:
- DRA deklaracja rozliczeniowa,
- RCX imienny raport miesięczny,
- RSA raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
- RZA raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
- RMUA raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej.
19) Przygotowywanie wniosków o refundację wynagrodzeń.
20) Przekazywanie zestawień zbiorczych do przelewów ZUS, podatku i innych potrąceń.
21) Wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników.
22) Wystawianie zaświadczeń Rp7 do kapitału początkowego dla pracowników Urzędu i byłych pracowników zlikwidowanych jednostek i zakładów, których dokumentacja osobowo - płacowa przechowywana jest w archiwum Urzędu.
23) Sprawozdawczość z zatrudnienia, funduszu płac i wypadków w pracy przedkładana co kwartał Prezydentowi. 

7. Biuro Prezydenta: 

1)Zapewnienie organizacyjnej, technicznej i biurowej obsługi Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz organizowanie wykonania podejmowanych decyzji.
2)Prowadzenie kancelarii ogólnej, sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta, a w szczególności:
a) przyjmowanie i rejestracja korespondencji wpływającej do Prezydenta i Urzędu;
b) przygotowanie do wysłania korespondencji wychodzącej z Urzędu i rejestracja
korespondencji poleconej;
c) wprowadzanie zadekretowanej korespondencji do e-SOD i przekazywanie jej do
odpowiednich Wydziałów;
d) prowadzenie terminarzy spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta;
3)Prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta i innych aktów oraz poleceń wydawanych przez Prezydenta oraz ich przekazywanie do Wydziałów i jednostek organizacyjnych miasta
4)Prowadzenie obsługi Kolegium Prezydenta, a w szczególności:
a)przyjmowanie wniosków na obrady Kolegium;
b)opracowywanie porządku i protokołowanie obrad Kolegium;
c)archiwizowanie protokołów obrad Kolegium;
d)prowadzenie rejestru decyzji i poleceń wydanych podczas obrad Kolegium i ich
przekazywanie do odpowiednich Wydziałów i jednostek organizacyjnych miasta.
5)Obsługa protokolarna innych posiedzeń i spotkań Prezydenta.
6)Prowadzenie działalności informacyjnej oraz współdziałanie ze środkami masowego przekazu.
7)Zapewnienie właściwej realizacji funkcji reprezentacyjnej Prezydenta i jego Zastępców, w tym przygotowywani i koordynacja spotkań zewnętrznych.
8)Prowadzenie baz danych instytucji i osób współpracujących.
9)Przygotowywanie i koordynowanie spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta .
10)Dbanie o estetykę i ład w kancelarii ogólnej, sekretariacie i gabinetach Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta.
11)Prowadzenie biblioteki urzędowej.
12)Współprowadzenie ewidencji cotygodniowych przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta oraz wykonywanie innych niezbędnych zadań i czynności w tym zakresie.
13)Współpraca z Wydziałami, jednostkami organizacyjnymi miasta oraz innymi instytucjami w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań organu wykonawczego samorządu miasta. 

8. Biuro Rady Miasta: 

1) Obsługa Rady poprzez:
a) podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady kierowanie pracami Rady,
b) wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesyjną działalnością Rady,
c) prowadzenie rejestru uchwał i ewidencjonowanie protokołów z sesji Rady,
d) wykonywanie pozostałych prac kancelaryjno – technicznych,
2) Obsługa Komisji Rady poprzez:
a) wykonywanie w oparciu o ustalenia zawarte w planach pracy komisji bądź polecenia Przewodniczących czynności związanych z przygotowaniem i zwoływaniem posiedzeń komisji,
b) wykonywanie czynności pomocniczych i wykonawczych w związku z przygotowaniem przez Komisje projektów uchwał,
c) podejmowanie czynności pomocniczych zapewniających komisjom pomoc w działalności kontrolnej,
d) ewidencjonowanie wniosków Komisji, sposobu ich załatwiania oraz kontrola, sprawozdawczość i analiza przedkładana Prezydentowi,
3) Zapewnienie niezbędnej pomocy Radnym w wykonywaniu ich obowiązków poprzez:
a) dostarczanie materiałów ułatwiających przygotowanie pracy w Komisji Rady,
b) przyjmowanie wniosków Radnych oraz prowadzenie ich rejestru,
c) organizowanie przyjmowania Obywateli przez Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących lub Radnych.
4) Udzielanie pomocy organom samorządu mieszkańców w realizacji ustawowych i statutowych zadań oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich działalnością,
5) Prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno - technicznej, prawidłowego przeprowadzania wyborów:
- Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
- do Sejmu i Senatu,
- do Rady Miasta, Powiatu, sejmiku województwa oraz Prezydenta Miasta,
- ławników sądów powszechnych,
- referendum ogólnokrajowego i lokalnego,
- do Parlamentu Europejskiego. 

9. Biuro Zamówień Publicznych: 

Biuro wykonuje zadania Miasta dotyczące stosowania w Urzędzie przepisów o zamówieniach publicznych, związane z zamówieniami na dostawy, usługi i roboty budowlane; udziela wydziałom Urzędu oraz miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w sprawach dotyczących zamówień publicznych, na polecenie Prezydenta może uczestniczyć w postępowaniach prowadzonych przez miejskie jednostki organizacyjne w charakterze biegłego (rzeczoznawcy). Do podstawowego zakresu działania należy prawidłowe wdrażanie i realizowanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
1) Występowanie w imieniu Miasta do Urzędu Zamówień Publicznych.
2) Koordynacja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie.
3) Opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, wzorów dokumentacji oraz wzorców postępowania niezbędnych do prawidłowego przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne w Urzędzie.
4) Sporządzanie zbiorczych planów zamówień publicznych Urzędu na roboty budowlane oraz dostawy i usługi według kategorii Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług celem przekazywania do publikacji zgodnie z wymaganiami ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
5) Współuczestnictwo w procedurach udzielania zamówień publicznych na zasadach i w trybie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych, a w szczególności w takich czynnościach jak:
a) udzielanie wyjaśnień wydziałom przy opracowywaniu materiałów źródłowych do postępowań realizowanych przez biuro oraz postępowań prowadzonych w ramach kompetencji posiadanych przez wydziały;
b) przygotowanie i przedstawienie do zatwierdzenia przez Prezydenta:
- propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia;
- opracowanych we współpracy z zainteresowanymi wydziałami: projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SWIZ) oraz projektu umowy;
- ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
- projektów innych wymaganych ustawą dokumentów, w tym m. in. informacji o wszczęciu postępowania;
c) ogłoszenie o postępowaniu o zamówienie publiczne, zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w razie potrzeby w inny sposób, np. w Biuletynie Informacji Publicznej;
d) doręczenie/wysłanie/zamieszczenie na stronach internetowych specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy;
e) doręczenie/wysłanie projektu umowy;
f) udzielenie /zamieszczenie na stronach internetowych wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy; g) przeprowadzenie negocjacji z wykonawcą/wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji;
h) publiczne otwarcie ofert i sporządzenie odpowiedniego zapisu protokołu;
i) dokonanie oceny, czy wykonawcy spełniają wymagane warunki;
j) dokonanie oceny ofert, przedstawienie Prezydentowi propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania;
k) sporządzenie protokołu postępowania;
l) prowadzenie procedur związanych z rozpatrywaniem protestów i odwołań:
- przyjęcie i analiza,
- zamieszczenie na stronach internetowych ewentualnych protestów wniesionych w związku z czynnościami podjętymi w prowadzonym postępowaniu,
- przygotowanie projektu odpowiedzi na protest i zamieszczenie go na stronach internetowych, zgodnie z wymogami ustawy;
m) podejmowanie czynności technicznych związanych z zawarciem umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza lub przygotowanie projektu unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne oraz przekazanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o wyniku postępowania, zgodnie z wymogami ustawy.
6) Kontrola na polecenie Prezydenta realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przez wydziały Urzędu oraz prowadzenie kontroli zleconych przez Prezydenta, w zakresie realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w gminnych jednostkach organizacyjnych, dla których organem założycielskim jest Rada Miasta Ełku:
- sporządzenie protokołu z przeprowadzonej kontroli oraz wniosków pokontrolnych,
- przygotowanie zaleceń pokontrolnych Prezydenta.
7) Prowadzenie rejestrów: udzielanych przez Miasto zamówień publicznych, protestów i odwołań, w tym gromadzenie informacji o:
- planowanych zamówieniach publicznych,
- zawartych umowach z zakresu zamówień publicznych,
- podmiotach realizujących zamówienia publiczne,
- realizacji zamówień publicznych.
8) Przeprowadzanie analiz rynku wykonawców/dostawców,
9) Opiniowanie materiałów i programów szkoleń wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych
10) Sporządzanie wymaganych zbiorczych sprawozdań z zakresu realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych.
11) Kompletowanie obowiązujących aktów prawnych z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych.
12) Opracowywanie sprawozdań z realizacji prowadzonych zadań w zakresie zamówień publicznych przez Urząd.
13) Przechowywanie dokumentacji przetargowej z udzielonych zamówień zgodnie z obowiązującymi przepisami.