Dokonuje się następującego podziału kompetencji i obowiązków związanych z realizacją inwestycji w ramach projektu „Renowacja zabytkowej kamienicy przy ulicy Małeckich 3 wraz z przyległym zabytkowym Parkiem Solidarności w Ełku” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia
i Mazury:

a)      Weryfikacja załącznika Nr 4 do budżetu w oparciu o plan inwestycyjny Miasta Ełku,

b)       Przechowywanie dokumentacji konkursowej składanej do konkursu 4.2. RPO Warmia i Mazury,

c)      Przekazanie do Zespołu Inwestycji przy Urzędzie Miejskim w Ełku oryginałów: dokumentacji aplikacyjnej projektu inwestycyjnego, które otrzymały wsparcie wraz z umową o dofinansowanie potwierdzonych przez Instytucję Zarządzającą do realizacji,

d)      Przekazanie do Zespołu Inwestycji przy Urzędzie Miejskim w Ełku oryginałów: dokumentacji technicznej wraz z prawomocnymi pozwoleniami, 

e)      Współpraca z Zespołem Inwestycji przy Urzędzie Miejskim w Ełku przy przygotowywaniu materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów w ramach projektu, o których mowa w §1 ust.2,

f)        Przygotowywanie aneksów do umowy o dofinansowanie projektu,

g)      Promocja projektu oraz dokonywanie wszelkich zamówień z nią związanych, a także przekazywanie oryginałów dokumentów finansowych do Zespołu Inwestycji przy Urzędzie Miejskim w Ełku w celu dołączenia do wniosku o płatność,

h)      Przechowywanie oryginałów dokumentów związanych z zamówieniem materiałów promocyjnych oraz kopii faktur i protokołów odbioru.

a)      Realizacja inwestycji, o której mowa w §1 zgodnie z umową nr UDA.RPWM.04.02 – 28 – 016/09-00,

b)      Współpraca z Wydziałem Strategii i Rozwoju przy przygotowywaniu aneksów do umowy o której mowa w §1 ust. 2 pkt a),

c)      Przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz umowy z wykonawcą dla inwestycji o której mowa w §1 oraz uzgodnienie z Instytucją Zarządzającą RPO Warmia i Mazury i przekazanie do Biura Zamówień Publicznych w celu przeprowadzenia postępowania wyłonienia wykonawców,

d)      Wnioskowanie o dokonywanie zmian w Wieloletnim Planie Inwestycyjnym,

e)      Prowadzenie nadzoru inwestorskiego nad robotami w ramach realizowanej inwestycji,

f)        Monitorowanie wskaźników produktu założonych we wniosku o dofinansowanie,

g)      Przyjmowanie faktur i ich weryfikacja pod względem zgodności z umowami
i harmonogramami, weryfikacja ich pod względem merytorycznym i rachunkowym wraz z podziałem płatności (z własnych środków, ze środków UE) oraz przekazywanie do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Ełku w terminie do 5 dni od dnia otrzymania, jednakże nie później niż 9 dni przed terminem płatności,

h)      Rozliczanie projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie, przygotowywanie
i składanie wymaganych wniosków o płatność oraz sprawozdań,

i)        Przechowywanie oryginalnych dokumentów z zakresu swoich kompetencji, w tym: dokumentacji przetargowej, umowy z wykonawcą, protokołów odbioru, wniosków o płatność oraz sprawozdań wraz z przekazaną przez Wydział Strategii i Rozwoju dokumentacją aplikacyjną i umowami o której mowa w §1 ust. 1 pkt. c) oraz dokumentacją techniczną i pozwoleniami, o których mowa w §1 ust.1 pkt d), a także kopiami faktur przekazanych do Wydziału Finansowego, o których mowa w §1 ust 2 pkt. g,

j)        Udostępnianie kontroli wszystkich dokumentów dotyczących projektu inwestycyjnego realizowanego przy udziale środków zewnętrznych,

k)      Przygotowywanie projektów dokumentów (uchwał) w sprawie upoważnień
i prowadzenie korespondencji w zakresie swoich obowiązków,

l)        Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o postępie realizacji projektu inwestycyjnego zgodnie z zasadami przekazywania sprawozdawczości do Jednostki Pośredniczącej .

m)    Przygotowywanie harmonogramu robót i płatności przed dokonaniem zmian w umowie,

n)      Przygotowanie informacji i materiałów niezbędnych do opracowania dokumentów przetargowych oraz przedmiotu zamówienia,

o)      Przechowywanie oryginalnych dokumentów z zakresu swoich kompetencji: dokumentacji ofertowej związanej z wyłonieniem wykonawcy na opracowanie dokumentacji technicznej, protokołów odbioru, dokumentacji technicznej, kopii faktur za dokumentację techniczną,

a)      Monitorowanie wskaźników rezultatu założonych we wniosku o dofinansowanie, 

b)      Przekazywanie informacji o osiąganych wskaźnikach rezultatu do Wydziału Strategii
i Rozwoju raz na kwartał począwszy od roku w którym założone jest osiągnięcie wskaźników. 

a)    Monitorowanie wskaźników rezultatu założonych we wniosku o dofinansowanie,

b)   Przekazywanie informacji o osiąganych wskaźnikach rezultatu do Wydziału Strategii
i Rozwoju raz na kwartał począwszy od roku w którym założone jest osiągnięcie wskaźników.  

a)      Prowadzenie postępowania wyłonienia wykonawców dla inwestycji zgodnie z zakresem zadań wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Ełku,

b)      Przechowywanie oryginałów dokumentacji związanej z zamówieniem.

a)      Prowadzenie ewidencji księgowej i udostępnianie do kontroli,

b)      Dokonywanie płatności,

c)      Przekazywanie dla Zespołu Inwestycji przy Urzędzie Miejskim w Ełku kserokopii dowodów zapłaty,

 

Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                            PREZYDENT MIASTA

                                                                                                                             Tomasz Andrukiewicz