Rejestr zmian
Pobierz dane XMLAkt prawny: 1087/10Drukuj informacjęAkt prawny: 1087/10Szczegóły informacji
1087/10
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Rodzaj: Nieokreślony
Status: Nieobowiązujący
Sesja: posiedzenie prezydenta
Kadencja: V kadencja
Data wejścia w życie: 2010-01-15
Data podjęcia/podpisania: 2010-01-15
Data rozpoczęcia obowiązywania: 2010-01-15
Tytuł aktu:
podział kompetencji i obowiązków przy realizacji inwestycji Gminy Miasta Ełk współfinansowanej ze środków Unii Europejskiej pn.: „Ełk – kulinarna stolica Mazur”
Na podstawie:
Na podstawie § 4 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Ełku nadanego zarządzeniem nr 431/04 Prezydenta Miasta Ełku z dnia 23 lutego 2004 r. (tekst jednolity – zarządzenie nr 995/09 Prezydenta Miasta z dnia 14 października 2009 r.) zarządzam co następuje:
Treść:
§ 1
Dokonuje się następującego podziału kompetencji i obowiązków związanych z realizacją inwestycji w ramach projektu „Ełk – kulinarna stolica Mazur” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury:
- Wydział Strategii i Rozwoju Urzędu Miasta Ełku:
a) Weryfikacja załącznika Nr 5 do budżetu Miasta Ełku,
b) Przechowywanie dokumentacji konkursowej składanej do konkursu 2.2. RPO Warmia i Mazury,
c) Przygotowywanie aneksów do umowy o dofinansowanie projektu,
d) Monitorowanie wdrażania projektu,
e) Przygotowywanie raportów z realizacji projektu, na podstawie sprawozdań kwartalnych przedstawianych przez poszczególne jednostki realizujące,
f) Przygotowywanie wniosków o płatność,
g) Rozliczanie projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie nr UDA – RPWM.02.02-28-004/09-00,
h) Organizowanie, prowadzenie spotkań koordynujących z jednostkami realizującymi projekt.
- Wydział Promocji i Spraw Społecznych Urzędu Miasta Ełku:
a) Realizacja projektu, o którym mowa w § 1 zgodnie z umową nr UDA – RPWM.02.02-28-004/09-00, w zakresie realizacji zadania - promocja projektu i jego produktów,
b) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o konieczności aneksowania umowy o której mowa w §1 ust. 2 pkt a),
c) Przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz umowy z wykonawcą dla zadania - promocja projektu i jego produktów, a także uzgodnienie ich z Instytucją Zarządzającą RPO Warmia i Mazury oraz Wydziałem Strategii i Rozwoju Urzędu Miasta Ełku i przekazanie do Biura Zamówień Publicznych w celu przeprowadzenia postępowania wyłonienia wykonawcy,
d) uzgadnianie i zatwierdzanie ostatecznych pomysłów z wykonawcą wyłonionym w drodze przetargu o którym mowa w §1 ust. 2 pkt c),
e) Realizacja i monitorowanie wskaźników produktu założonych we wniosku o dofinansowanie,
f) Przyjmowanie faktur i ich weryfikacja pod względem zgodności z umową zawartą z wykonawcą i harmonogramem, weryfikacja ich pod względem merytorycznym i rachunkowym wraz z podziałem płatności (z własnych środków, ze środków UE) oraz przekazywanie do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Ełku w terminie do 5 dni od dnia otrzymania, jednakże nie później niż 9 dni przed terminem płatności,
g) Nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia całego zadania – promocja projektu i jego produktów,
h) Przechowywanie oryginalnych dokumentów z zakresu swoich kompetencji, w tym: dokumentacji przetargowej, umowy z wykonawcą, protokołów odbioru, sprawozdań kwartalnych, a także kopiami faktur przekazanych do Wydziału Finansowego, o których mowa w §1 ust 2 pkt. f),
i) Udostępnianie kontroli wszystkich dokumentów dotyczących projektu realizowanego przy udziale środków zewnętrznych,
j) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o postępie realizacji projektu pod koniec kwartału,
k) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju Urzędu Miasta Ełku kserokopii umów, zleceń, faktur po zrealizowaniu zadania wraz z dowodami zapłaty w terminie 5 dni od opłacenia faktury.
- Ełckie Centrum Kultury:
a) Realizacja projektu, o którym mowa w § 1 zgodnie z umową nr UDA – RPWM.02.02-28-004/09-00, w zakresie realizacji zadania - „Konkurs o Chochlę Prezydenta Miasta Ełku” (przygotowanie, przeprowadzenie, rozliczenie zadania oraz nadzorowanie prawidłowego przeprowadzania zadania),
b) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o konieczności aneksowania umowy o której mowa w §1 ust. 2 pkt a),
c) Przygotowanie dokumentacji ofertowej oraz umów z wykonawcami zadania - „Konkurs o Chochlę Prezydenta Miasta Ełku”,
d) Realizacja i monitorowanie wskaźników produktu założonych we wniosku o dofinansowanie,
e) Przyjmowanie faktur i ich weryfikacja pod względem zgodności z umowami zawartymi z wykonawcami i harmonogramem, weryfikacja ich pod względem merytorycznym i rachunkowym wraz z podziałem płatności (z własnych środków, ze środków UE) oraz terminowe ich opłacanie,
f) Nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia całego zadania – „Konkurs o Chochlę Prezydenta Miasta Ełku”,
g) Przechowywanie oryginalnych dokumentów z zakresu swoich kompetencji, w tym: dokumentacji ofertowej, umów z wykonawcami, protokołów odbioru, sprawozdań kwartalnych, a także kopiami faktur przekazanymi do wydziału finansowego jednostki, o których mowa w §1 ust 3 pkt. e),
h) Udostępnianie kontroli wszystkich dokumentów dotyczących projektu realizowanego przy udziale środków zewnętrznych,
i) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o postępie realizacji projektu pod koniec kwartału,
j) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju Urzędu Miasta Ełku kserokopii umów, zleceń, faktur po zrealizowaniu zadania wraz z dowodami zapłaty w terminie 5 dni od opłacenia faktury.
- Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Ełku:
a) Realizacja projektu, o którym mowa w § 1 zgodnie z umową nr UDA – RPWM.02.02-28-004/09-00, w zakresie realizacji zadania - „Podróż ze smakiem” oraz ”Festiwal kartofla” (przygotowanie, przeprowadzenie, rozliczenie zadania oraz nadzorowanie prawidłowego przeprowadzania zadania),
b) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o konieczności aneksowania umowy o której mowa w §1 ust. 2 pkt a),
c) Przygotowanie dokumentacji ofertowej oraz umów z wykonawcami zadania - „Podróż ze smakiem” oraz ”Festiwal Kartofla”,
d) Realizacja i monitorowanie wskaźników produktu założonych we wniosku o dofinansowanie,
e) Przyjmowanie faktur i ich weryfikacja pod względem zgodności z umowami zawartymi z wykonawcami i harmonogramem, weryfikacja ich pod względem merytorycznym i rachunkowym wraz z podziałem płatności (z własnych środków, ze środków UE) oraz terminowe ich opłacanie,
f) Nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia całego zadania – „Podróż ze smakiem” oraz ”Festiwal kartofla”
g) Przechowywanie oryginalnych dokumentów z zakresu swoich kompetencji, w tym: dokumentacji ofertowej, umów z wykonawcami, protokołów odbioru, sprawozdań kwartalnych, a także kopiami faktur przekazanymi do wydziału finansowego jednostki, o których mowa w §1 ust 4 pkt. e),
h) Udostępnianie kontroli wszystkich dokumentów dotyczących projektu realizowanego przy udziale środków zewnętrznych,
i) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o postępie realizacji projektu pod koniec kwartału,
j) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju Urzędu Miasta Ełku kserokopii umów, zleceń, faktur po zrealizowaniu zadania wraz z dowodami zapłaty w terminie 5 dni od opłacenia faktury.
5. Centrum Edukacji Ekologicznej
a) Realizacja projektu, o którym mowa w § 1 zgodnie z umową nr UDA – RPWM.02.02-28-004/09-00, w zakresie realizacji zadania - „Frutti di lago” (przygotowanie, przeprowadzenie, rozliczenie zadania oraz nadzorowanie prawidłowego przeprowadzania zadania),
b) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o konieczności aneksowania umowy o której mowa w §1 ust. 2 pkt a),
c) Przygotowanie dokumentacji ofertowej oraz umów z wykonawcami zadania - „Frutti di lago”,
d) Realizacja i monitorowanie wskaźników produktu założonych we wniosku o dofinansowanie,
e) Przyjmowanie faktur i ich weryfikacja pod względem zgodności z umowami zawartymi z wykonawcami i harmonogramem, weryfikacja ich pod względem merytorycznym i rachunkowym wraz z podziałem płatności (z własnych środków, ze środków UE) oraz terminowe ich opłacanie,
f) Nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia całego zadania – „Frutti di lago”,
g) Przechowywanie oryginalnych dokumentów z zakresu swoich kompetencji, w tym: dokumentacji ofertowej, umów z wykonawcami, protokołów odbioru, sprawozdań kwartalnych, a także kopiami faktur przekazanymi do wydziału finansowego jednostki, o których mowa w §1 ust 5 pkt. e),
h) Udostępnianie kontroli wszystkich dokumentów dotyczących projektu realizowanego przy udziale środków zewnętrznych,
i) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o postępie realizacji projektu pod koniec kwartału,
j) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju Urzędu Miasta Ełku kserokopii umów, zleceń, faktur po zrealizowaniu zadania wraz z dowodami zapłaty w terminie 5 dni od opłacenia faktury.
6. Miejska Biblioteka Publiczna
a) Realizacja projektu, o którym mowa w § 1 zgodnie z umową nr UDA – RPWM.02.02-28-004/09-00, w zakresie realizacji zadania – książka „Ełk – kulinarna stolica Mazur” (przeprowadzenie procedury przetargowej w celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty, zebranie i przygotowanie materiałów do książki, dokumentowanie poszczególnych wydarzeń w ramach projektu w celu wykorzystania ich do podsumowania, nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia całego zadania),
b) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o konieczności aneksowania umowy o której mowa w §1 ust. 2 pkt a),
c) Przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz umów z wykonawcami zadania - książka „Ełk – kulinarna stolica Mazur”
d) Realizacja i monitorowanie wskaźników produktu założonych we wniosku o dofinansowanie,
e) Przyjmowanie faktur i ich weryfikacja pod względem zgodności z umowami zawartymi z wykonawcami i harmonogramem, weryfikacja ich pod względem merytorycznym i rachunkowym wraz z podziałem płatności (z własnych środków, ze środków UE) oraz terminowe ich opłacanie,
f) Nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia całego zadania – książka „Ełk – kulinarna stolica Mazur”,
g) Przechowywanie oryginalnych dokumentów z zakresu swoich kompetencji, w tym: dokumentacji ofertowej, umów z wykonawcami, protokołów odbioru, sprawozdań kwartalnych, a także kopiami faktur przekazanymi do wydziału finansowego jednostki, o których mowa w §1 ust 6 pkt. e),
h) Udostępnianie kontroli wszystkich dokumentów dotyczących projektu realizowanego przy udziale środków zewnętrznych,
i) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju informacji o postępie realizacji projektu pod koniec kwartału,
j) Przekazywanie do Wydziału Strategii i Rozwoju Urzędu Miasta Ełku kserokopii umów, zleceń, faktur po zrealizowaniu zadania wraz z dowodami zapłaty w terminie
5 dni od opłacenia faktury.
5 dni od opłacenia faktury.
7. Biuro Zamówień Publicznych
a) Prowadzenie postępowania wyłonienia wykonawcy dla zadania – promocja projektu i jego produktów zgodnie z zakresem zadań wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Ełku,
b) Przechowywanie oryginałów dokumentacji związanej z zamówieniem.
8. Wydział Finansowy Urzędu Miasta Ełku
a) Prowadzenie ewidencji księgowej i udostępnianie do kontroli,
b) Dokonywanie płatności,
c) Przekazywanie dla Wydziału Strategii i Rozwoju kserokopii dowodów zapłaty,
§3
Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
PREZYDENT MIASTA
Tomasz Andrukiewicz
