obywatelstwo polskie;

wykształcenie wyższe magisterskie, kierunek: administracja – min. licencjat;

min. 2 – letni staż pracy w urzędach obsługujących organy samorządu terytorialnego;

pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,

brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

bardzo dobra znajomość obowiązujących regulacji prawnych w zakresie działalności Biura Prezydenta, a w szczególności przepisów ustaw: kodeks postępowania administracyjnego, o samorządzie gminnym, o pracownikach samorządowych, o ochronie danych osobowych; znajomość rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

znajomość języka angielskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym w mowie i piśmie,

nieposzlakowana opinia.

bardzo dobra umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych,

znajomość obsługi systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją,

znajomość etykiety biznesowej oraz zasad protokołu dyplomatycznego,

umiejętność organizacji pracy własnej, umiejętność pracy w zespole,

samodzielność, dokładność, systematyczność, sumienność, dyskrecja,

odporność na stres i pracę pod presją czasu,

komunikatywność, rzetelność, wysoka kultura osobista, kreatywność,

umiejętność pracy w zespole.

Udzielanie informacji klientom Urzędu Miasta i kierowanie ich w razie potrzeby do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu.

Prowadzenie Sekretariatu Prezydenta Miasta oraz obsługa telefonu bezpośredniej łączności oraz faxu.

Prowadzenie elektronicznego kalendarza Prezydenta Miasta.

Obsługa kancelaryjna Prezydenta oraz prowadzenie teczki korespondencji.

Przyjmowanie korespondencji (podań, wniosków itp.) kierowanej przez klientów Urzędu do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, potwierdzanie jej przyjęcia na kopii dokumentu oraz prowadzenie elektronicznego rejestru tej korespondencji.

Prowadzenie rejestru korespondencji wysyłanej zgodnie z wymogami Instrukcji Kancelaryjnej i urzędu pocztowego.

Skanowanie dokumentów wpływających do urzędu i przekazywanie ich, zgodnie z dekretacją na poszczególne komórki organizacyjne w Urzędzie, wykorzystując przy tym funkcjonujący w urzędzie system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej Urzędu.

Oznaczanie daty wpływu oraz nanoszenie kodów kreskowych na wszelkiej korespondencji wpływającej do Urzędu.

Ewidencja wyroków sądowych i innych dokumentów przekazanych do wiadomości publicznej.

Wywieszanie na tablicy ogłoszeń zawiadomień sądowych, notarialnych i innych oraz terminowe ich zdejmowanie i odsyłanie z odpowiednią adnotacją o wywieszeniu do zainteresowanych.

Organizacja przyjęć interesantów przez Prezydenta Miasta i jego Zastępców.

Organizacja spotkań, wizyt, delegacji, narad z udziałem Prezydenta Miasta i jego Zastępców.

Realizacja innych zadań i działań w ramach powierzonego zakresu, zleconych przez przełożonych.

Realizacja zadań oraz przestrzeganie wymogów wynikających z Systemu Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Ełku.

curriculum vitae /CV/,

list motywacyjny,

kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (według załącznika),

kserokopie dokumentów poświadczających wykształcenie i staż pracy,

oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystania z pełni praw publicznych oraz o braku skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (według załącznika),

oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych - Dz. U. z 2016r., poz. 922 (według załącznika).