obywatelstwo polskie;

wykształcenie wyższe magisterskie, kierunek: administracja, zarządzanie;

min. 2 – letni staż pracy w urzędach obsługujących organy samorządu terytorialnego;

pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,

brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

bardzo dobra znajomość obowiązujących regulacji prawnych w zakresie działalności Biura Prezydenta, a w szczególności przepisów ustaw: kodeks postępowania administracyjnego, o samorządzie gminnym, o pracownikach samorządowych, o ochronie danych osobowych; znajomość rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

znajomość języka angielskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym w mowie i piśmie,

nieposzlakowana opinia.

bardzo dobra umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych,

znajomość obsługi systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją,

znajomość etykiety biznesowej oraz zasad protokołu dyplomatycznego,

umiejętność organizacji pracy własnej, umiejętność pracy w zespole,

sumienność, odpowiedzialność, dyskrecja,

komunikatywność, wysoka kultura osobista, dyspozycyjność.

Udzielanie informacji klientom Urzędu Miasta i kierowanie ich w razie potrzeby do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu.

Prowadzenie Sekretariatu Zastępcy Prezydenta Miasta Ełku.

Udzielanie informacji pracownikom w sprawie prawidłowego stosowania procedur przetwarzania dokumentów w Urzędzie Miasta Ełku.

Rejestracja poczty elektronicznej, wydruk i dekretacja na wydziały.

Przekazywanie pracownikom kancelarii do skanowania zadekretowanej korespondencji.

Obsługa centrali telefonicznej, w tym łączenie rozmów z numerami wewnętrznymi oraz obsługa faxu.

Przyjmowanie i obsługa niedostarczonych przesyłek.

Prowadzenie elektronicznego rejestru korespondencji wpływającej do Urzędu.

Przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie korespondencji kierowanej do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dostarczanej przez operatora pocztowego lub osobiście przez klientów.

Prowadzenie elektronicznego kalendarza Zastępcy Prezydenta Miasta Ełku.

Obsługa kancelaryjna Zastępcy Prezydenta Miasta Ełku oraz prowadzenie teczki korespondencji.

Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej Urzędu.

Organizacja przyjęć interesantów przez Zastępcę Prezydenta Miasta Ełku.

Organizacja spotkań, wizyt, delegacji, narad z udziałem Zastępcy Prezydenta Miasta Ełku.

Składanie zamówień na prasę i różnego rodzaju publikacje branżowe oraz prowadzenie ewidencji biblioteki zakładowej.

Realizacja innych zadań i działań w ramach powierzonego zakresu, zleconych przez przełożonych.

Realizacja zadań oraz przestrzeganie wymogów wynikających z Systemu Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Ełku.

kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (według załącznika),

curriculum vitae /CV/,

list motywacyjny,

kserokopie dokumentów poświadczających wykształcenie i staż pracy,

oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystania z pełni praw publicznych oraz o braku skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe (według załącznika),

podpisaną klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na potrzeby kadrowe w Urzędzie Miasta Ełku (według załącznika).