Naczelnik Wydziału - Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Zarządzania Systemem Jakości - Dorota Żytyniec
ul. Piłsudskiego 2, I piętro, pokój 11-13
tel. 87 73 26 113

Audytor Wewnętrzny - Jarosław Wołynko
ul. Piłsudskiego 2, I piętro, pokój 11-13
tel. 87 73 26 156

stanowisko ds. kontroli zewnętrznej - Danuta Smolska
ul. Piłsudskiego 2, II piętro, pokój 25
tel. 87 73 26 204

stanowisko ds. kontroli 2ewnętrznej - Magdalena Kocińska
ul. Piłsudskiego 2, II piętro, pokój 25
tel. 87 73 26 133

stanowisko ds. audytu i jakości - Wioletta Pawluczyk
ul. Piłsudskiego 2, I piętro, pokój 11-13
tel. 87 73 26 203

Zadania Wydziału Nadzoru:

1) Koordynowanie procesem kontroli zarządczej. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad stanem kontroli zarządczej w Urzędzie (pierwszy poziom kontroli zarządczej) oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych Miasta (drugi poziom kontroli zarządczej);
2) koordynację kontroli zarządczej prowadzi Naczelnik Wydziału - Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Zarządzania Systemem Jakości;
3) analizowanie informacji zarządczych pochodzących z różnych źródeł o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań doskonalących: korekcyjnych i korygujących;
4) organizowanie systemu kontroli zarządczej i sprawowanie ogólnego nadzoru nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych;
5) organizowanie kontroli wewnątrz Urzędu, w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz prowadzenie dokumentacji z tego zakresu;
6) koordynacja wykonywania zaleceń pokontrolnych wydawanych przez instytucje kontroli zewnętrznej;
7) nadzór właścicielski spółek prawa handlowego:
a) pełnienie nadzoru właścicielskiego nad spółkami, w których Gmina posiada udziały,
b) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych Gminy w spółkach prawa handlowego,
c) analizowanie pod względem formalnoprawnym dokumentacji przygotowywanej na Zgromadzenia Wspólników i Walne Zgromadzenia,
d) współpraca z organami spółek i komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prowadzenia nadzoru właścicielskiego,
e) prowadzenie ewidencji spółek kapitałowych, w których Gmina posiada udziały,
f) nadzór nad procesami tworzenia (w tym przystępowania Gminy do istniejących spółek), rozwiązywania i restrukturyzacji spółek,
g) przygotowywanie informacji dotyczących bieżącej działalności spółek komunalnych;
8) badanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Miasta, w tym procedur kontroli finansowej zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz wewnętrznym regulaminem kontroli zarządczej, poprzez ocenę jej adekwatności, efektywności i skuteczności;
9) dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Miasta. Wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta;
10) prowadzenie bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego oraz kontroli zarządczej;
11) dokonywanie kontroli w Urzędzie, w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz w innych podmiotach wykonujących zadania ze środków budżetu Miasta w zakresie:
a) rzetelności zapisów księgowych,
b) legalności zobowiązań finansowych,
c) sposobu wykorzystania majątku będącego w dyspozycji jednostek,
d) oceny poziomu świadczonych usług, struktury organizacyjnej, gospodarowania materiałami i energią,
e) organizacji wydajności pracy,
f) prawidłowości decyzji dotyczących zakupu, sprzedaży i likwidacji środków trwałych.
g) prawidłowości funkcjonowania wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
h) realizacji zadań nakreślonych przez organy Miasta,
i) rzetelności i terminowości załatwiania indywidualnych spraw Klientów Urzędu,
j) dyscypliny pracy i spraw osobowych,
k) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
l) skuteczności i efektywności działania,
m) wiarygodności sprawozdań,
n) ochrony zasobów (m. in. pracowników, mienia, infrastruktury),
o) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
p) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
q) zarządzania ryzykiem,
r) badania dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych, a także oceny systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem;
12) kontrola wykonania uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, interpelacji oraz wniosków radnych Rady Miasta i posłów, decyzji i poleceń Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza przez wszystkich pracowników Urzędu pod względem:
a) zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa materialnego w danej sprawie, przepisami KPA, instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, instrukcją obiegu dokumentów, prawidłowym przepływem informacji i zarządzeniami Prezydenta,
b) terminowości i rzetelności i poprawności merytorycznej załatwiania spraw, w tym udzielania odpowiedzi na skargi, wnioski , interpelacje radnych oraz listy klientów,
c) realizacji planowanych zadań,
d) właściwej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
e) przestrzegania obowiązujących zasad i trybu załatwiania spraw klientów,
f) terminowości, rzetelności i poprawności realizacji zadań wynikających dla danego stanowiska pracy z aktów normatywnych i poleceń kierownictwa Urzędu oraz zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,
g) realizacji zaleceń pokontrolnych kontroli wewnętrznych i kontroli przeprowadzanej w jednostkach organizacyjnych Miasta, ustaleń z narad itp.,
h) przestrzegania obowiązków pracowniczych,
i) realizacji zadań budżetowych i gospodarczych należących do danego stanowiska pracy, a także realizacji rocznych planów kontroli przeprowadzanych przez merytoryczne wydziały,
j) prowadzenie postępowań wyjaśniających zleconych przez Prezydenta;
13) zakres kontroli sprawowanej na zewnątrz Urzędu obejmuje całokształt działalności danej jednostki, a w szczególności:
a) realizację budżetu,
b) realizację zadań rzeczowych,
c) poziom świadczenia usług i zgodność działania z obowiązującymi przepisami prawa,
d) sprawy będące przedmiotem skargi;
14) zakres kontroli prowadzonej w Urzędzie obejmuje w szczególności:
a) przestrzeganie przepisów obowiązujących instrukcji i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
b) realizację planowanych zadań,
c) przestrzeganie terminów oraz poprawność merytorycznego załatwiania spraw, skarg i wniosków klientów,
d) przestrzeganie obowiązujących zasad i trybu załatwiania spraw klientów,
e) przestrzeganie przepisów prawa materialnego i KPA,
f) terminowość i poprawność realizacji zadań wynikających dla danego stanowiska pracy, z aktów normatywnych i poleceń kierownictwa Urzędu,
g) terminowość i poprawność realizacji uchwał Rady Miasta, interpelacji oraz wniosków posłów i radnych,
h) terminowość i rzetelność wykonywania obowiązków pracownika wynikających z zakresu czynności,
i) realizację zaleceń pokontrolnych, ustaleń z narad itp.,
j) przestrzeganie obowiązków pracowniczych,
k) realizację zadań budżetowych i gospodarczych należących do danego stanowiska pracy;
15) prowadzenie centralnych rejestrów, a także koordynacja i załatwianie wpisanych do nich spraw:
a) rejestr skarg i wniosków,
b) rejestry kontroli,
c) rejestr wyrobów niezgodnych,
d) rejestr auditów wewnętrznych,
e) rejestr działań korygujących;
16) prowadzenie ewidencji wystąpień i opracowań zbiorczych organów kontroli zewnętrznej oraz udzielanych odpowiedzi;
17) prowadzenie corocznej sprawozdawczości i analiz w zakresie:
a) badania satysfakcji klientów wewnętrznych, zewnętrznych oraz jednostek organizacyjnych Miasta, spółek prawa handlowego i organizacji pozarządowych,
b) kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
c) skarg, wniosków i petycji,
d) decyzji administracyjnych wydawanych przez Urząd oraz przedkładanie jej Prezydentowi;
18) opracowywanie kompletu dokumentacji na coroczny przegląd zarządzania Urzędu;
19) koordynacja nad opracowaniem planów pracy wydziałów Urzędu oraz planów kontroli jednostek podległych merytorycznie;
20) koordynacja pracy Zespołu Auditorów Wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością (SZJ);
21) prowadzenie działań doskonalących wdrożony SZJ w Urzędzie;
22) koordynacja badania zadowolenia urzędników z pracy w Urzędzie, badania satysfakcji klientów z usług świadczonych przez Urząd, a także badania satysfakcji ze współpracy z Urzędem jednostek organizacyjnych Miasta, miejskich spółek prawa handlowego oraz organizacji pozarządowych; analiza i sprawozdawczość;
23) koordynacja działań związanych z przeprowadzaniem okresowej oceny pracowników Urzędu oraz dyrektorów jednostek organizacyjnych Miasta;
24) wnioskowanie o wdrażanie inicjatyw z zakresu zarządzania przez jakość TQM oraz innych rozszerzających System Zarządzania Jakością oraz koordynacja prowadzonych działań;
25) opracowanie, weryfikacja, aktualizacja, wdrożenie i nadzór nad dokumentacją systemową;
26) konsultowanie dokumentów wewnętrznych (sprawdzanie i weryfikacja procedur, instrukcji, planów jakości, planów kontroli i badań, instrukcji roboczych);
27) weryfikacja zgodności funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością z aktualnymi wydaniami norm z serii ISO i wymaganiami aktów normatywnych wyższej rangi (ustawy, rozporządzenia);
28) wydawanie interpretacji w zakresie Systemu Zarządzania Jakością, koordynowanie zadaniami związanymi z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością;
29) planowanie i organizowanie auditów wewnętrznych oraz nadzorowanie i ocena ich realizacji;
30) inicjowanie działań korygujących oraz nadzór nad ich realizacją, analizowanie ich skuteczności, usuwanie przyczyn ich występowania;
31) pełne i systematyczne przeprowadzanie analizy funkcjonowania systemu i informowanie Najwyższego Kierownictwa o jej wynikach, przygotowanie i organizowanie przeglądów zarządzania;
32) przeprowadzanie szkoleń wewnętrznych z zakresu Systemu Zarządzania Jakością Urzędu, zarządzania jakością i poprzez jakość w administracji publicznej;
33) realizacja zadań związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym;
34) Biuro Prawne - obsługa prawna Prezydenta, Rady Miasta i Urzędu w zakresie:
a) działalności decyzyjnej Urzędu,
b) udzielania porad prawnych organom Miasta i pracownikom Urzędu,
c) opiniowania aktów prawnych przyjmowanych przez Radę Miasta i Prezydenta oraz sporządzanie opinii prawnych na polecenie Prezydenta, Zastępcy, Sekretarza lub naczelników,
d) wykonywania zastępstwa procesowego przed sądami,
e) informowania pracowników o zmianach w obowiązującym stanie prawnym oraz sygnalizowanie o stwierdzonych uchybieniach w działalności wydziałów,
f) sprawowania nadzoru nad egzekucją należności przypadających Urzędowi,
g) wykonywania innych czynności przewidzianych w ustawie o radcach prawnych.