Sekretarz Miasta – Naczelnik Wydziału - Marcin Radziłowicz, tel. 87 73 26 208
Zastępca Naczelnika Wydziału - Michał Kociński, tel. 87 73 26 229
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 104

Referat Administracyjno - Gospodarczy:
Kierownik Referatu - Zbigniew Dąbrowski, tel. 87 73 26 282
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 109
pomoc administracyjna - Artur Łubowicz, tel. 87 73 26 227
robotnik gospodarczy - Marta Maria Laskowska, Ewa Naruszewicz, Danuta Ostaszewska, Ewa Sielawko, Ewa Sierzputowska, tel. 87 73 26 211
gońcy – Arkadiusz Nieszczerzewski, Piotr Skulimowski, tel. 87 73 26 211
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 11
kierowcy - Jarosław Dąbkowski, Grzegorz Czyżewski, tel. 87 73 26 211
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 101
konserwator - Andrzej Szczerbicki
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 16

Biuro Działalności Gospodarczej:
stanowisko ds. obsługi przedsiębiorców:
Jolanta Wilczyńska, tel. 87 73 26 246
Izabela Wyszomirska, tel. 87 73 26 248
ul. Piłsudskiego 4, I piętro, pokój 246

Referat Spraw Obywatelskich:
Kierownik Referatu - Michał Kociński, tel. 87 73 26 229
ul. Piłsudskiego 4, pokój 104
stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych - Ewelina Kalinowska, tel. 87 73 26 141, Iwona Iglik, tel. 87 73 26 140, Bogumiła Kruczewska, Agnieszka Niedźwiecka, tel. 87 73 26 101
Olena Omelianenko
pomoc administracyjna - Marta Milanowska, tel. 87 73 26 101
ul. Piłsudskiego 6, pokój 7 i 8

Biuro Informatyki:
stanowisko ds. informatyki - Wojciech Lipiński, tel. 87 73 26 130, Bartłomiej Stankiewicz, tel. 87 73 26 120, Dawid Konopka, tel. 87 73 26 128
Centrum Zarządzania Siecią Elkman - numer alarmowy: 87 73 26 210
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 110

Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
stanowisko ds. obrony cywilnej - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Roman Węgrzyn, tel. 87 73 26 283
stanowisko ds. wojskowych - Kierownik Kancelarii Niejawnej - Jarosław Bartoszewicz, tel. 87 73 26 283
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 03

Biuro Organizacji Pracy:
stanowisko ds. kadr - Paulina Mossakowska, tel. 87 73 26 197
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 111
stanowisko ds. kadr i płac - Iwona Wioletta Rostkowska, tel. 87 73 26 212
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 111
stanowisko ds. organizacyjnych:
Michał Kawecki, tel. 87 73 26 279, ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 11
stanowisko ds. archiwizacji - Jarosław Bartoszewicz, tel. 87 73 26 222
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 03
stanowisko ds. płac - Urszula Sobańska, tel. 87 73 26 261
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 111

Biuro Obsługi Kancelaryjnej:
Stanowisko ds. kancelaryjnych: Mariola Nowicka, tel. 87 73 26 224, Aneta Sawko, tel. 87 73 26 217
pomoc administracyjna: Paulina Dobrzycka, Agata Szostak, tel. 87 73 26 224
ul. Piłsudskiego 4, niski parter pokój 02

Biuro Rady Miasta:
stanowisko ds. obsługi Rady Miasta i komisji:
Elżbieta Liziewska, telefon: 87 73 26 218
Małgorzata Mięczkowska, telefon: 87 73 26 118
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 118

Biuro Zamówień Publicznych:
Stanowisko ds. organizacji i obsługi zamówień publicznych - Marek Szorc, Sebastian Szabroński, tel. 87 73 26 277, 87 73 26 273
ul. Piłsudskiego 4, II piętro, pokój 377

 

1) Referat Administracyjno-Gospodarczy:
a) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości nieruchomości Urzędu,
b) zapewnienie łączności telefonicznej komórkowej,
c) zarządzanie nieruchomościami Urzędu, gospodarka lokalami, prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych stanowiących własność Urzędu, załatwianie spraw remontu i konserwacji obiektów, urządzeń technicznych itp.,
d) zamawianie i rejestrowanie wydanych (zwracanych) pieczęci i pieczątek oraz likwidacja nieaktualnych,
e) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami rzeczowymi itp.,
f) prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb komunikacyjnych i przewozowych Urzędu,
g) zaopatrywanie w bilety i karty komunikacji miejskiej pracowników Urzędu,
h) prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne,
i) segregacja i doręczanie części korespondencji kierowanej do mieszkańców i instytucji na terenie Ełku.
2) Referat Spraw Obywatelskich:
a) dokonywanie czynności zameldowania i wymeldowania z pobytu stałego lub czasowego,
b) wydawanie i unieważnianie dowodów osobistych,
c) prowadzenie ewidencji mieszkańców w Rejestrze Mieszkańców Miasta Ełku i wydawanie zaświadczeń w tym zakresie,
d) nadawanie numeru PESEL w sprawach nie zastrzeżonych do kompetencji kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
e) współdziałanie z innymi organami administracji publicznej oraz organami państwowymi w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych,
f) sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla potrzeb placówek oświatowych i wojskowych,
g) prowadzenie Rejestru Wyborców Miasta Ełku, w tym wydawanie decyzji administracyjnych oraz sporządzanie spisów uprawnionych do głosowania w wyborach i referendach powszechnych,
h) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych,
i) prowadzenie archiwum dokumentacji związanej z dowodami osobistymi oraz ewidencją ludności,
j) obsługa Rejestru Danych Kontaktowych,
k) udostępnianie danych z rejestrów prowadzonych przez Referat,
l) wykonywanie zadań zleconych z zakresu spisów powszechnych.
3) Biuro Działalności Gospodarczej:
a) prowadzenie postępowań w sprawach wydania, wygaszenia, cofnięcia zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych,
b) naliczanie należnych opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie składanych oświadczeń o wartości sprzedaży brutto napojów alkoholowych, nadzór nad poprawnością i terminowością wnoszonych rat opłat i oświadczeń,
c) prowadzenie postępowań w sprawach wydania, wygaszenia, cofnięcia licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
d) kontrola przedsiębiorców posiadających licencje taxi,
e) przesyłanie drogą elektroniczną składanych wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w tym potwierdzanie tożsamości wnioskodawców i statusu osób zagranicznych, weryfikowanie poprawności wniosków i ich archiwizacja,
f) dodawanie do CEIDG informacji o uprawnieniach wynikających z wydanych zezwoleń i licencji,
g) prowadzenie Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego,
h) wydawanie zaświadczeń potwierdzających historyczny wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta Ełku.
4) Biuro Informatyki:
a) koordynacja przedsięwzięć informatycznych wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
b) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu,
c) testowanie i wdrażanie systemów informatycznych,
d) planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb,
e) nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania,
f) zapewnienie łączności Urzędu - telefonicznej stacjonarnej w technologii VOIP oraz faksowej,
g) administrowanie siecią informatyczną Urzędu,
h) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
i) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania,
j) koordynacja szkoleń pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego,
k) zarządzanie, eksploatacja i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Miejskiej Sieci Komputerowej ELKMAN.
5) Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
a) prowadzenie spraw obronnych:
- opracowanie planu operacyjnego funkcjonowania miasta oraz planów wykorzystania podmiotów ochrony zdrowia w przypadku zdarzeń nadzwyczajnych i wojny,
- przygotowanie i udział w przeprowadzeniu rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
- opracowywanie planów i zestawień świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności,
- postępowanie w sprawach o nałożenie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych w oparciu o wnioski złożone przez organy uprawnione i z urzędu,
- wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania Sił Zbrojnych budynków, pomieszczeń i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach,
- reklamowanie (wyłączenie) od służby wojskowej pracowników na wniosek i z urzędu,
- realizowanie zadań w zakresie Akcji Kurierskiej i Stałego Dyżuru,
b) wykonywanie zadań z zakresu obrony cywilnej:
- zapewnienie realizacji zadań Prezydenta jako Szefa Obrony Cywilnej Miasta,
- opracowanie planu obrony cywilnej Miasta oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej w jednostkach organizacyjnych Miasta,
- przygotowanie i kierowanie formacjami obrony cywilnej Miasta,
- przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemów wykrywania i alarmowania,
- organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń formacji obrony cywilnej, a także szkolenie ludności w zakresie samoobrony,
- planowanie i przygotowanie ewakuacji ludności oraz koordynowanie tych działań,
- ustalanie zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom i podmiotom gospodarczym działającym na terenie Miasta,
- planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
- planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej oraz ich przechowywanie i konserwacja,
c) wykonywanie zadań w zakresie zarządzania kryzysowego:
- opracowanie miejskiego planu zarządzania kryzysowego oraz planu operacyjnego ochrony przed powodzią,
- koordynowanie przedsięwzięć w zakresie integracji sił i środków do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
- monitorowanie i analizowanie zagrożeń o znamionach zdarzeń kryzysowych na terenie miasta,
- zabezpieczenie obsługi koordynacyjno - technicznej Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
- koordynowanie całokształtu działań w przypadku wprowadzenia stanu klęski żywiołowej na terenie miasta,
d) wykonywanie zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych:
- opracowanie planu oraz instrukcji dotyczących sposobu przetwarzania informacji niejawnych,
- prowadzenie aktualnych wykazów osób zatrudnionych lub wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych,
- prowadzenie oceny poziomu zagrożeń związanych z dostępem do informacji niejawnych,
- prowadzenie kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
- prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz szkoleń w zakresie dostępu do informacji niejawnych,
- przekazywanie Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego wykazu osób którym wydano poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych, a także osób którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzje o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,
- zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne,
- prowadzenie Kancelarii Niejawnej w zakresie przyjmowania, rejestrowania i wysyłania korespondencji niejawnej oraz udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulami „poufne”, „zastrzeżone” osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
- sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie.
6) Biuro Obsługi Kancelaryjnej:
a) obsługa wpływającej do kancelarii ogólnej Urzędu korespondencji, w postaci tradycyjnej oraz przesyłanej na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu, poprzez rejestrowanie przesyłek w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją oraz ich rozdział do komórek organizacyjnych Urzędu,
b) zapewnienie ekspediowania urzędowych przesyłek wychodzących poprzez operatora pocztowego lub organizowanie doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu oraz nadzór nad prawidłową realizacją doręczeń,
c) reklamowanie nieprawidłowo wykonanych usług przez firmy świadczące usługi pocztowe i kurierskie,
d) prowadzenie składu chronologicznego dla dokumentacji stanowiącej akta spraw prowadzonych w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem,
e) współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do prowadzonych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie oraz doradzania i instruktażu w tym zakresie pracownikom Urzędu,
f) prowadzenie statystyki w zakresie wysłanej korespondencji – w systemie miesięcznym,
g) prowadzenie baz danych instytucji i osób współpracujących.
7) Biuro Organizacji Pracy:
a) sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu,
b) zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa,
c) zapewnienie prawidłowej obsługi klientów przez wydziały Urzędu,
d) wykonywanie zadań Lokalnego Administratora Ról związanych z przetwarzaniem danych w rejestrach PESEL, Dowodów Osobistych i Stanu Cywilnego oraz w systemach teleinformatycznych w których prowadzone są przedmiotowe rejestry,
e) przygotowywanie upoważnień, prowadzenie ich rejestru oraz koordynacja szkoleń pracowników Urzędu związanych z tematyką ochrony danych osobowych,
f) wspieranie w wykonywaniu obowiązków Inspektora Ochrony Danych Urzędu,
g) koordynowanie udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej w Urzędzie,
h) administrowanie sprawozdawczością Urzędu na portalu sprawozdawczym Głównego Urzędu Statystycznego,
i) przygotowywanie sprawozdawczości statystycznej Urzędu na portalu PFRON i Głównego Urzędu Statystycznego,
j) prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac,
k) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek ,
l) szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników,
m) prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych z organami administracji rządowej,
n) przygotowywanie i ewidencjonowanie umów zleceń,
o) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw pracowników Urzędu do załatwiania określonych spraw w imieniu Prezydenta,
p) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw kierowników jednostek,
q) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,
r) prowadzenie archiwum akt osobowych byłych pracowników Urzędu i zlikwidowanych jednostek,
s) przyjmowanie i publikowanie oświadczeń majątkowych kierownictwa urzędu i jednostek organizacyjnych miasta oraz pracowników na Biuletynie Informacji Publicznej,
t) prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników Urzędu,
u) prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy,
v) bieżąca współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Ełku w zakresie organizacji prac w ramach robót publicznych i stanowisk stażowych,
w) przygotowywanie projektów regulaminów i zarządzeń w zakresie spraw pracowniczych,
x) organizowanie naboru na stanowiska kierownicze i urzędnicze, prowadzenie dokumentacji,
y) wykonywanie obowiązków w zakresie BHP określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy,
z) rozliczanie należności z tytułu umów gdzie występują składki ZUS,
za) przygotowywanie list płac pracowników, zleceniobiorców i komisji stałych,
zb) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
zc) prowadzenie spraw związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi,
zd) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ubezpieczeniu społecznym, zdrowotnym i Funduszu Pracy, tj. naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, sporządzanie deklaracji ZUS,
ze) przygotowywanie wniosków o refundację wynagrodzeń,
zf) przekazywanie zestawień zbiorczych do przelewów ZUS, podatku i innych potrąceń,
zg) wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników;
8) Biuro Rady Miasta:
a) obsługa Rady Miasta poprzez:
- podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Miasta kierowanie pracami Rady Miasta,
- wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesyjną działalnością Rady Miasta,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady Miasta,
- prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań i wniosków radnych,
- wykonywanie pozostałych prac kancelaryjno – technicznych;
b) obsługa komisji Rady Miasta poprzez:
- wykonywanie w oparciu o ustalenia zawarte w planach pracy komisji bądź polecenia Przewodniczących czynności związanych z przygotowaniem i zwoływaniem posiedzeń komisji,
- wykonywanie czynności pomocniczych i wykonawczych w związku z przygotowaniem przez komisje projektów uchwał,
- podejmowanie czynności pomocniczych zapewniających komisjom pomoc w działalności kontrolnej,
- ewidencjonowanie wniosków komisji, sposobu ich załatwiania oraz kontrola, sprawozdawczość i analiza przedkładana Prezydentowi;
c) zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w wykonywaniu ich obowiązków poprzez:
- dostarczanie materiałów ułatwiających przygotowanie pracy w komisji Rady Miasta,
- przyjmowanie wniosków Radnych oraz prowadzenie ich rejestru,
- organizowanie przyjmowania obywateli przez Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących lub radnych;
d) współpraca przy zabezpieczeniu od strony organizacyjno - technicznej prawidłowego przeprowadzania wyborów:
- Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
- do Sejmu i Senatu,
- do Rady Miasta, Rady Powiatu i sejmiku województwa oraz Prezydenta Miasta,
- ławników sądów powszechnych,
- referendum ogólnokrajowego i lokalnego,
- do Parlamentu Europejskiego,
e) realizacja procesu publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego.
9) Biuro Zamówień Publicznych:
a) wykonywanie zadań Miasta dotyczących stosowania w Urzędzie przepisów o zamówieniach publicznych, związanych z zamówieniami na dostawy, usługi i roboty budowlane, a w szczególności:
- koordynowanie procesu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie,
- współuczestnictwo w procedurach udzielania zamówień publicznych na zasadach i w trybie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz regulaminów wewnętrznych,
- występowanie w imieniu Miasta do Urzędu Zamówień Publicznych,
b) opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, wzorów dokumentacji oraz wzorców postępowania niezbędnych do prawidłowego przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne w Urzędzie,
c) udzielanie wydziałom Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym Miasta pomocy w sprawach dotyczących zamówień publicznych,
d) uczestnictwo na polecenie Prezydenta w postępowaniach prowadzonych przez jednostki organizacyjne Miasta w charakterze biegłego (rzeczoznawcy),
e) kontrola na polecenie Prezydenta realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przez wydziały Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta dla których organem założycielskim jest Rada Miasta,
f) przeprowadzanie analizy rynku wykonawców / dostawców,
g) opiniowanie materiałów i programów szkoleń wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych,
h) sporządzanie wymaganych zbiorczych sprawozdań z zakresu realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych,
i) kompletowanie obowiązujących aktów prawnych z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych,
j) przechowywanie dokumentacji przetargowej z udzielonych zamówień zgodnie z obowiązującymi przepisami.