Ełk, dnia 9.10.2018

SR.042.1.19.2018.EP

 

 

Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) niniejsze postępowanie nie podlega przepisom wyżej cytowanej ustawy. Postępowanie prowadzone jest na podstawie załącznika nr 5 - Szczegółowe warunki dla polskich beneficjentów dotyczące realizacji zamówień publicznych do Podręcznika Programu Współpracy Interreg V-A Litwa-Polska z dnia 10 marca 2017 r. dla drugiego naboru.

Gmina Miasto Ełk, ul. Piłsudskiego 4, 19 – 300 Ełk

1. Organizacja wizyty studyjnej w dniach 25-26 października 2018 r. w Ełku dla 34 uczestników (15-oro dzieci oraz 2 opiekunów z Polski, 15-oro dzieci oraz 2 opiekunów z Alytusa) w ramach projektu „Otwarte okno na świat dla dzieci z Ełku i Alytusa”, współfinansowanego z Programu INTERREG V-A Litwa – Polska.

2. Wykonawca zapewni minimum 2 animatorów do prowadzenia zabaw animacyjnych dla dzieci, którzy poprowadzą różne konkursy, w tym konkurs plastyczny i zabawy m.in. sportowe, kulinarne.  Animacje przeprowadzane przez Wykonawcę trwają w każdym dniu wizyty max. 3 godziny.

3. Wykonawca zapewni drobne upominki dla 34 uczestników konkursu plastycznego podczas wizyty studyjnej w Szkole Podstawowej nr 2 w Ełku.

4. Wykonawca zapewni catering podczas 2 dniowej wizyty studyjnej, w tym: 2 obiady w dniach 25, 26 października.

5. Obiad w formie stołu szwedzkiego, w ilości adekwatnej do liczby uczestników wizyty studyjnej powinien składać się z:

- ciepłej zupy – 1 rodzaj,

- ciepłego drugiego dania  - 2 rodzaje dań mięsnych  i 1 danie bezmięsne,

- ziemniaków (opiekane lub z wody, frytki itp.), makaronu, ryżu lub innego tego tupu dodatku, dopasowanego do dania ciepłego,

- 3 rodzaje dodatków warzywnych, o kawa i herbata wraz z dodatkami (śmietanka/mleko, cukier, cytryna),  woda mineralna, soki.

6. Wykonawca powinien zapewnić podczas każdego dnia wizyty: herbatę (różne rodzaje, w tym czarna, owocowa, zielona) – bez limitu, kawę z ekspresu świeżo parzoną – bez limitu, wrzątek w minimum 2 termosach – bez limitu, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną – 0,5 litra na osobę z każdego rodzaju, dwa rodzaje soków owocowych 100%, dodatki - cukier (biały i trzcinowy), śmietanka lub mleko do kawy, cytryna w plasterkach, 3 rodzaje ciastek, w tym ciastka zbożowe, mix 3 rodzajów kanapek na pieczywie jasnym, ciemnym oraz wieloziarnistym, (z masłem, sałatą, kiełkami, wędliną, serami, łososiem, itp.); kanapki powinny składać się z minimum 4 składników, w tym co najmniej 1 rodzaj kanapek musi być bezmięsny (minimum 1 kanapka każdego rodzaju na osobę).

7. Zróżnicowane dania każdego dnia inne.

8. Zamawiający zapewni stoły, adekwatnie do koniecznej  ilości  stołów  Wykonawca  zobowiązuje się do zapewnienia obrusów materiałowych, wykonawca jest zobowiązany do codziennej wymiany obrusów po zakończeniu przedsięwzięcia.

9. Wykonawca zapewni jednolitą zastawę stołową w postaci talerzy, talerzyków, sztućców, szklaneczek na zimne napoje, filiżanek, tac, pater, cukiernic, dzbanków, naczyń na cytrynę, mleko etc. oraz  podgrzewaczy na wodę, serwetek, koszyczków lub innych pojemników na brudne sztućce, koszy  na śmieci itp..

10. Menu może ulec modyfikacji zarówno na wniosek Zamawiającego jak i Wykonawcy po wcześniejszym uzgodnieniu i wyrażeniu zgody obu stron.

11. Zapewnione zostanie bieżące sprzątanie i uporządkowanie pomieszczenia w trakcie i po zakończeniu danego spotkania.

12. Wykonawca zapewni odpowiednią temperaturę dań w momencie ich podania. Wszystkie posiłki muszą być świeże.

13. Organizacja usługi cateringowej musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi.

14. Godziny cateringu, animacji Zamawiający ustali z Wykonawcą bezpośrednio przed realizacją usługi.

25-26 października 2018 r.

Specyfikację przewidywanych kosztów związanych z przedmiotem zamówienia (cena brutto).

Ofertę należy złożyć do  18 października 2018 r., do godziny 15:30 osobiście (w zamkniętej kopercie) lub drogą pocztową w Urzędzie Miasta w Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk z dopiskiem „Oferta na organizację 2-dniowej wizyty studyjnej w ramach projektu „Otwarte okno na świat dla dzieci z Ełku i Alytusa”, współfinansowanego z Programu INTERREG V-A Litwa – Polska.

1. Kryterium wyboru – najniższa cena brutto.

2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełniania lub doprecyzowania treści ofert.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny.

4. Informacja o wybranej ofercie zostanie przekazana protokołem oraz umieszczona na stronie BIP Urzędu Miasta. następnie zostanie podpisana umowa z wykonawcą spełniającym warunki zapytania.

5. Od decyzji Urzędu Miasta w Ełku nie przysługuje odwołanie ani zażalenie

Emilia Pachucka, tel. 87 73 26 121, e-mail:

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2016r., poz. 922) niniejszym informuję, iż:

1. Administratorem Pani / Pana danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta Ełku jest Prezydent Miasta Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk, zwany dalej w skrócie Administratorem.

2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia zapytania ofertowego mającego na celu wybór najkorzystniejszej oferty oraz wykonania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia tego zapytania ofertowego.

3. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom i osobom uprawnionym do przeprowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego czynności kontrolnych i audytowych.

4. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.

5. Podanie danych osobowych w ofercie jest dobrowolne, przy czym niezbędne do udziału w zapytaniu ofertowym mającym na celu wybór najkorzystniejszej oferty, zawarcia oraz wykonania umowy.

                                                                                                                                                                 Zastępca Prezydenta Miasta

                                                                                                                                                                            Artur Urbański