Ełk, 3 sierpnia 2017 r.

SR.042.7.2016

 

 

I. Zamawiający

Gmina Miasto Ełk, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk

II. Informacje o projekcie „Nowe Śródmieście Miasta Ełk – wzór na rewitalizację”
Ideą projektu „Nowe Śródmieście Miasta Ełk – wzór na rewitalizację” jest wypracowanie uniwersalnego i skutecznego modelu działań w zakresie ożywienia Śródmieścia Ełku, w celu zastopowania negatywnych zjawisk społecznych oraz współwystępujących z nimi zjawisk ze sfery gospodarczej, środowiskowej, przestrzenno-funkcjonalnej i technicznej. Okres realizacji projektu: 31 lipca 2016 r. – 30 czerwca 2018 r.

 

III. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest:

 

a. Opracowanie tekstowe i graficzne podręcznika w wersji elektronicznej, dotyczącego realizacji projektu „Nowe Śródmieście Miasta Ełk wzór na rewitalizację”, uwzględniającego opis zadań zrealizowanych w ramach projektu jak również przygotowanie materiałów, które będą pomocne czytelnikom we wdrażaniu modelowych działań, które były realizowane w ramach projektu:

- opracowanie 6 scenariuszy warsztatów informacyjno-edukacyjnych z głównymi interesariuszami procesu rewitalizacji (dzieci i młodzież, dorośli, seniorzy, przedsiębiorcy, NGO, instytucje samorządowe i społeczne, nieformalne grupy społeczne, lokalni liderzy, aktywiści i artyści); dla każdego scenariusza zostaną opracowane standardy dotyczące miejsca, formy i czasu realizowanych warsztatów a także rekomendacje dotyczące form promocji;
- opracowanie 6 kart pracy przydatnych podczas konsultacji społecznych z głównymi interesariuszami procesu rewitalizacji (ankieta dla każdej z 6 grup społecznych, wzorce paneli dyskusyjnych dla każdej z 6 grup społecznych, materiały edukacyjne dla dzieci, które towarzyszą rodzicom – kolorowanka, quiz, rebus, propozycje gier i zabaw);
- szczegółowy zakres merytoryczny podręcznika zostanie ustalony z Wykonawcą, niezwłocznie po podpisaniu umowy,
- zamieszczenie zdjęć w publikacji, które zostaną dostarczone przez Zamawiającego,

- opracowanie nowoczesnej szaty graficznej podręcznika oraz minimum 10 infografik dotyczących organizacji i wdrażania procesu ełckiej rewitalizacji; Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 2 propozycje szaty graficznej podręcznika,
z których Zamawiający wybierze jedną, w tonie której zostanie przygotowany materiał,
- opracowanie schematów, wykresów, tabel, które będą przedstawiać dane ilościowe i jakościowe dotyczące organizacji i wdrażania procesu ełckiej rewitalizacji,
- uwzględnienie w podręczniku przykładów sprawdzonych praktyk rewitalizacyjnych, które realizowane były w Polsce, Europie i na świecie,
- układ podręcznika, spis treści oraz pozostałe elementy merytoryczne zostaną uzgodnione z Zamawiającym,
- podręcznik powinien objętościowo zawierać nie mniej niż 100 stron maszynopisu w formacie A4; ostateczną ilość stron, nie mniejszą niż podana przez Zamawiającego proponuje Wykonawca, uwzględniając koncepcję i treść podręcznika,
- podręcznik powinien charakteryzować się wyraźnym stylem graficznym, wysokim poziomem estetyki, być atrakcyjny dla odbiorcy zarówno w treści jak i formie,
- wersja elektroniczna podręcznika powinna zostać przygotowana w układzie, który jest wygodny do przeglądania i czytania,
- Zamawiający udostępni Wykonawcy część materiału tekstowego, który przygotowywany był na etapie realizowanego projektu. Materiał ten musi zostać sprawdzony i ewentualnie poprawiony przez Wykonawcę przed wydaniem. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za wszelkie błędy znajdujące się w przekazanym Wykonawcy materiale, który powinien zapewnić jego sprawdzeniem pod kątem gramatycznym, stylistycznym oraz ortograficznym. Wszelkie wątpliwości dotyczące treści publikacji powinny być konsultowane z Zamawiającym na etapie przygotowania publikacji,
- Zamawiający zastrzega, że Wykonawca nie  może wykorzystywać w całości materiałów tekstowych, które dotychczas były opracowane przez Zamawiającego w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, a przedłożyć w formie podręcznika autorską publikację, z samodzielnie opracowanymi tekstami. Wszelkie zapożyczone informacje powinny posiadać przypis i odwołanie do spisu literatury (bibliografii),
- wersję elektroniczną podręcznika należy dostarczyć Zamawiającemu na płycie lub pendrive
w pliku w formacie .pdf oraz plikach źródłowych możliwych do edycji (.doc, .docx, .rtf).
- Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do wszystkich elementów prac i dokumentów, powstałych w związku z opracowaniem strategii wraz z planem operacyjnym, w zakresie rozporządzania nimi i korzystania z nich przez czas nieoznaczony na wszystkich polach eksploatacji.

 

- przygotowanie podręcznika do druku obejmuje skład i łamanie oraz zaprojektowanie okładek podręcznika,
- format: max A4;
- oprawa miękka, okładka powleczona laminatem, odpornym na zarysowania, foliowanie nagłówka, grzbiet książki w innym kolorze;
- druk arkuszy wewnętrznych: co najmniej 120 gram papier półmatowy lub matowy kredowy,
- okładka: co najmniej 130 gram błyszcząca/matowa kredowa,
- druk: wewnętrzne 4+4 CMYK, okładka 4+0 CMYK,
- nakład 100 sztuk w języku polskim,
- Wykonawca dostarczy Zamawiającemu 3 makiety podręcznika, z których Zamawiający wybierze jeden,
- Wykonawca zobowiązuje się do stałej współpracy ze Zleceniodawcą, przyjęcia jego uwag i propozycji.
- Wykonawca dostarczy 100 sztuk podręcznika do siedziby Zamawiającego – Urząd Miasta w Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk na własny koszt.

 

Z uwagi na dbałość o wysoką estetykę i jakość opublikowanego podręcznika dopuszcza się aby Wykonawca samodzielnie zaproponował odpowiedni format, gramaturę papieru arkuszy wewnętrznych, oprawy i okładki. Należy przy tym pamiętać, że nie mogą być one znacząco odbiegające od propozycji Zamawiającego.

 

2. Projekt jest w trakcie realizacji, w związku z czym Zamawiający informuje, że wszelkie materiały dotyczące podejmowanych działań w ramach projektu będą dostarczane
do Wykonawcy na bieżąco.
 
3. W przypadku wykrycia błędów w opracowaniu, wydruku lub składzie, Zleceniobiorca będzie zobowiązany do dokonania korekty na własny koszt i dostarczenia do siedziby Zamawiającego publikacji w liczbie odpowiadającej wycofanym egzemplarzom.

 

4. Wykonawca w terminie 14 dni od podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia przedłoży Zamawiającemu harmonogram prac nad opracowaniem podręcznika z realizacji projektu „Nowe Śródmieście Miasta Ełk – wzór na rewitalizację.

 

5. Wykonawca zobowiązuje się do uczestniczenia w minimum trzech (3) spotkaniach w siedzibie Zamawiającego w celu szczegółowego omówienia postępu prac nad opracowaniem podręcznika, jak również jego zakresu merytorycznego.

 

6. Wszelkie dodatkowe i ewentualne koszty, w tym m.in. koszty dostawy przedmiotu zamówienia
do siedziby Zamawiającego, koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia w trakcie realizacji zamówienia ponosi Wykonawca.

 

7.Szacunkowa całkowita wartość zamówienia: Wartość bez VAT : 24 390,25 zł netto.
 

IV. Kryteria wymagane wobec Wykonawcy

1. Wykonawca musi wykazać się posiadaniem do dyspozycji osób, które:
- posiadają wykształcenie wyższe (potwierdzone w CV),
- korzystają z pełni praw publicznych,
- posiadają pełną zdolność do czynności prawnych,
- nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne lub za umyślne  przestępstwo skarbowe.

 

2. Wykonawcą nie może być pracownik Urzędu Miasta w Ełku oraz jednostka organizacyjna Gminy Miasta Ełk.

 

3. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
- dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

- posiadają wiedzę i doświadczenie:
– Wykonawca powinien wykazać, że w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert,a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na opracowaniu graficznym publikacji oraz przygotował tzn. zbierał materiały, opracowywał zawartość merytoryczną, kierował do składu i wydruku podobne publikacje jak przedmiot niniejszego zamówienia.
- Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych powyżej wymaga przedłożenia następujących dokumentów:

V. Kryteria oceny oferty
Wybór oferty zostanie dokonany na podstawie niżej przedstawionych kryteriów (nazwa kryterium, waga, sposób punktowania):

Nazwa kryterium	Waga
Cena	60 pkt
Doświadczenie	40 pkt
w tym:
Doświadczenie w przygotowaniu i wydaniu co najmniej 2 publikacji .	40 pkt

1.    Kryterium ceny
Za najbardziej korzystną zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów, przy czym najwyższa liczba punktów w tym kryterium to 60 – pozostałym ofertom zostanie przyznana proporcjonalnie niższa liczba punktów.
Sposób punktacji za cenę oferty jest następujący:

W = Cn/Cp x 60
Cn – najniższa oferowana cena za realizację usługi
Cp – cena za realizację usługi oferty porównywanej
W – wynik

 

Uwaga: W przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej:  

2.    Kryterium posiadanego doświadczenia
Maksymalna liczba w tym kryterium to 40 pkt. W kryterium doświadczenia punktowane zostanie opracowanie min. 2 publikacji (doświadczenie polegające na przygotowaniu i wydaniu), każde opracowanie potwierdzone w formie jak w pkt IV.3.

Oferta, zgodnie z którą Wykonawca dokumentuje opracowanie min. 2 wymaganych  publikacji (doświadczenie polegające na przygotowaniu i wydaniu) otrzyma proporcjonalnie więcej punktów, przy czym maksymalna liczba punktów w tym kryterium to 40 pkt.

W = Op/On x 40
Op – liczba opracowanych, wymaganych dokumentów, po odliczeniu wymaganej ilości tj. 2.
On – największa liczba opracowanych, wymaganych dokumentów, po odliczeniu wymaganej ilości,tj. 2

 

Uwaga: W przypadku udokumentowania przez Wykonawcę opracowania 2 wymaganych publikacji,  oferta otrzyma 0 pkt w tym kryterium.
Uwaga: Minimalna ilość opracowanych publikacji to 2. Oferta, w której oferent wykaże, że opracował mniej niż 2 wymagane publikacje, zostanie odrzucona jako niespełniająca kryteriów wymaganych wobec Wykonawcy.

 

3.    Wynik
Oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans (maksymalna liczba punktów w oparciu o ustalone kryteria) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, który uzyska najwyższą ilość punktów.

 

4.    Informacja o wyniku procedury udzielenia zamówienia zostanie upubliczniona na stronie http://bip.elk.warmia.mazury.pl/299/Zamowienia_publiczne_o_wartosci_nieprzekraczajacej_30000_euro/ oraz przekazana drogą elektroniczną lub pocztową na adresy wskazane w formularzu ofertowym, następnie zostanie podpisana umowa z Wykonawcą.

 

5.    W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów odstąpi od podpisania umowy, zostanie ona podpisana z Wykonawcą, którego oferta uzyskała kolejną najwyższą liczbę punktów.

 

6.    W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełniania lub doprecyzowania treści ofert.

 

7.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny.

 

8.    Od decyzji Gminy Miasta Ełk nie przysługuje odwołanie ani zażalenie.

 

VI. Czas realizacji zamówienia
Do 30 kwietnia 2018 r.

 

VII. Termin i miejsce składania ofert
Ofertę należy złożyć do 18 sierpnia 2017 r., do godziny 15:30:
- osobiście (w zamkniętej kopercie) lub drogą pocztową w Urzędzie Miasta w Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk z dopiskiem „Oferta – Podręcznik z realizacji projektu, w ramach projektu „Nowe Śródmieście Miasta Ełk – wzór na rewitalizację”).

 

VIII. Sposób złożenia oferty
Oferta powinna być opatrzona pieczęcią firmową lub podpisana czytelnie przez Oferenta.
Kompletna oferta składa się z odpowiednio wypełnionych i podpisanych, niżej wymienionych dokumentów:

IX. Osoba do kontaktu
Paulina Omilianowicz, tel.: 87 73 26 142, e-mail:

 

X. Załączniki
1.    Formularz ofertowy
2.    Doświadczenie Wykonawcy
3.    Prezentacja multimedialna projektu