Akapit nr - brak tytułu

Sekretarz Miasta – Naczelnik Wydziału - Marcin Radziłowicz, tel. 087 73 26 203
stanowisko ds. kadr i szkoleń - Maria Jolanta Wojciechowska, tel. 087 73 26 227
stanowisko ds. organizacyjnych - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Michał Kawecki, tel. 087 73 26 207
stanowisko ds. kancelaryjnych - Ewa Dąbkowska, tel. 087 73 26 214
stanowisko ds. obsługi Prezydenta Miasta - Wioletta Pawluczyk, tel. 087 73 26 206
stanowisko ds. kancelaryjnych i łączności Miasta - Alicja Kowalewska, tel. 087 73 26 204
stanowisko ds. kontroli i skarg - Dorota Żytyniec - Pełnomocnik ds. Zarządzania Systemem Jakości, tel. 087 73 26 206
stanowisko ds. informatyki - Dariusz Kruszewski, Wojciech Lipiński, Marek Pietkiewicz, tel. 087 73 26 277
stanowisko ds. BHP - Litwinko Sławomir, tel. 087 73 26 207
stanowisko ds. płac i spraw socjalnych - Urszula Sobańska, tel. 087 73 26 238 
pomoc administracyjna - Paulina Mossakowska, Artur Łubowicz

Referat Spraw Obywatelskich
Kierownik Referatu – Kierownik kancelarii tajnej - Jadwiga Nowialis, tel. 087 73 26 100
stanowisko ds. meldunkowych i ewidencji ludności - Alicja Aleksiejczuk, Krystyna Dzięgielewska, Bogumiła Kruczewska, Joanna Omilian, tel. 087 73 26 100, 087 73 26 101
stanowisko ds. dowodów osobistych - Małgorzata Szymczyk, Iwona Iglik, Agnieszka Gisztarowicz, tel. 087 73 26 100, 087 73 26 101
stanowisko ds. wojskowych - pracownik kancelarii tajnej - Zofia Zawadzka, tel. 087 73 26 283
stanowisko ds. obrony cywilnej - Roman Węgrzyn, tel. 087 73 26 283
stanowisko ds. archiwizacji - Małgorzata Bogusławska, Anita Kowalewska, tel. 087 73 26 100

Referat Gospodarczy
Kierownik Referatu - Tadeusz Skulimowski, tel. 087 73 26 207
sprzątaczki, sprzątacz - Janina Boczyluk - Smaka, Jadwiga Derdzińska, Ewa Sielawko, Piotr Kurzyk, tel. 087 73 26 207
goniec – Piotr Skulimowski, tel. 087 73 26 207
konserwator - Tadeusz Kraszewski, tel. 087 73 26 207
kierowca samochodu osobowego - Jarosław Dąbkowski, Andrzej Dylewicz, tel. 087 73 26 113 

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy:
1. Sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu.
2. Zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa.
3. Prowadzenie rejestrów aktów prawnych organów samorządu.
4. Nadzór nad realizacją uchwał Rady oraz zarządzeń i decyzji Prezydenta.
5. Nadzór, koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków i listów.
6. Zapewnienie prawidłowej obsługi Obywateli przez Wydziały Urzędu.
7. Prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac.
8. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Dyrektorów podległych jednostek organizacyjnych.
9. Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników.
10. Prowadzenie obsługi techniczno-biurowej Prezydenta oraz organizowanie wykonania podejmowanych decyzji.
11. Prowadzenie działalności informacyjnej oraz współdziałanie ze środkami masowego przekazu.
12. Prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych z organami administracji rządowej.
13. Prowadzenie wykazu upoważnień dla pracowników Urzędu do załatwiania określonych spraw w imieniu Prezydenta.
14. Organizowanie kontroli wewnętrznej i prowadzenie dokumentacji.
15. Organizowanie wykonywania zaleceń pokontrolnych wydawanych przez organy kontroli zewnętrznej.
16. Bieżąca kontrola wykonania zarządzeń i decyzji Prezydenta.
17. Prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy.
18. Prowadzenie działalności socjalnej pracowników, bhp, p.poż, ochrony mienia Urzędu.
19. Wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcją reprezentacyjną Prezydenta i jego Zastępców.
20. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i ogrzewaniem budynku biurowego.
21. Prowadzenie kancelarii ogólnej i zapewnienie łączności telefonicznej, teleksowej, faksowej i radiowej.
22. Prowadzenie zakładowej składnicy akt i biblioteki zakładowej.
23. Zarządzanie budynkiem Urzędu, gospodarka lokalami, prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych stanowiących własność Urzędu, załatwianie spraw remontu i konserwacji obiektu, urządzeń technicznych itp.
24. Zamawianie i rejestrowanie wydanych (zwracanych) pieczęci i pieczątek oraz likwidacja nieaktualnych.
25. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami rzeczowymi, inwentarzem itp.
26. Techniczno – organizacyjne zabezpieczenie stałych i doraźnych dyżurów ustalanych przez Prezydenta,
27. Prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb komunikacyjnych i przewozowych Urzędu, wnioskowanie przyznawania ryczałtu na przejazdy własnymi środkami lokomocji.
28. Zaopatrywanie w bilety komunikacji miejskiej pracowników Urzędu.
29. Prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne.
30. Projektowanie, programowanie, modernizacja i wdrażanie systemów informatycznych zwiększających sprawność i efektywność działalności Urzędu.
31. W zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
b) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych,
c) opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
d) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
32. Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należy:
1) W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:
1. prowadzenie i aktualizacja rejestrów:
a) stałych mieszkańców,
b) osób przebywających na pobycie czasowym,
c) rejestru wyborców;
d) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych.
2. Udzielanie informacji adresowych i współpraca w tym zakresie z Policją, wymiarem sprawiedliwości, Zarządcami Wspólnot Mieszkaniowych, Spółdzielniami Mieszkaniowymi, Pocztą oraz innymi urzędami i instytucjami.
3. Sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla potrzeb placówek oświatowych
i wojskowych.
4. Sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców.
5. Wydawanie decyzji i prowadzenie rozpraw administracyjnych związanych
z zameldowaniem i wymeldowaniem z Urzędu.
6. Prowadzenie archiwum dokumentów tożsamości.
7. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych.
8. Opracowanie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych.
2) W zakresie spraw obronnych i specjalnych:
1. Czynności związane z wykonaniem powszechnego obowiązku obrony oraz
współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, a w szczególności:
a) udziału w przygotowaniu i przeprowadzeniu poboru i rejestracji
przedpoborowych,
b) wydawanie decyzji o zwolnieniu żołnierzy z odbywania służby wojskowej
z powodów wymienionych w przepisach szczególnych.
c) wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłków miesięcznych i pokrywanie opłat
mieszkaniowych i eksploatacyjnych członkom rodzin żołnierzy uznanych za
posiadających na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny lub samotnych, ustalanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych żołnierzom rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe.
2. Opracowywanie planu świadczeń osobistych i rzeczowych Prezydenta Miasta w oparciu o wnioski złożone przez organy uprawnione.
3. Wydawanie decyzji o nałożeniu obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych wynikających z planu świadczeń.
4. Treningi akcji kurierskiej i aktualizacja dokumentacji akcji kurierskiej.
5. Reklamowanie pracowników na wniosek i z Urzędu.
6. Wydawanie decyzji zezwalających na zbiórkę publiczną.
3) W zakresie obrony cywilnej Miasta:
1. Wykonywanie zadań z zakresu działania szefa obrony cywilnej gminy
dotyczących w szczególności:
a) planowania działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,
b) przygotowania i kierowania formacjami obrony cywilnej Miasta,
c) przygotowania i zapewnienia działania elementów systemów
wykrywania i alarmowania,
d) opracowania planu obrony cywilnej Miasta oraz nadzór nad opracowaniem
planów obrony cywilnej instytucji, podmiotów gospodarczych i innych
jednostek organizacyjnych,
e) organizowania i prowadzenia szkolenia formacji obrony cywilnej, a także
szkolenie ludności w zakresie samoobrony,
f) kierowania przygotowaniem ewakuacji ludności oraz koordynowaniem
tych działań
g) kierowania i koordynowania akcjami ratunkowymi,
h) ustalania zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom i podmiotom
gospodarczym działającym na terenie Miasta,
i) dokonywania oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań,
j) planowania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
k) planowania i realizacji zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej
oraz ich przechowywanie i konserwacja,
l) koordynacji przedsięwzięć w zakresie integracji sił obrony cywilnej
do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk
żywiołowych i zagrożeń środowiska.
m) prowadzenia i nadzoru nad ewidencją kart ewidencyjno-obronnych
w sprawie obiektów szczególnie ważnych dla spraw bezpieczeństwa
i obronności państwa.
1. Obsługa koordynacyjno-techniczna Miejskiego Zespołu Reagowania
Kryzysowego.
4) Wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania Sił
Zbrojnych budynków, pomieszczeń i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach.
5) W zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) prowadzenie Kancelarii Tajnej,
b) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,
c) udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulami „ściśle tajne”, „tajne” lub „poufne”, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
d) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,
e) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów Kancelarii Tajnej
f) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom Urzędu.
33. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
1) Prowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
2) Sporządzanie i przedstawianie Prezydentowi Miasta rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy.
3) Bieżące informowanie Prezydenta Miasta o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia. 4) Udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju budynków Urzędu w aspekcie uwzględnienia rozwiązań zapewniających poprawę stanu bhp oraz zgłaszanie odpowiednich wniosków w tym zakresie do dokumentacji.
5) Udział w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń i urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników.
6) Inicjowanie i opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących bhp.
7) Opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy.
8) Prowadzenie, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań środowiska pracy.
9) Udział w dochodzeniach powypadkowych.
10) Doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów bhp oraz doradztwo w zakresie doboru środków ochrony na stanowiskach pracy.
11) Organizowanie i prowadzenie instruktażu ogólnego w zakresie bhp dla pracowników nowo przyjętych.
12) Programowanie, organizowanie i zapewnianie odpowiedniego poziomu szkoleń w zakresie bhp.
13) Współpraca z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej w zakresie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami.
14) Współdziałanie ze służbą medycyny pracy w zakresie profilaktyki zdrowotnej pracowników, w tym kierowania pracowników i kandydatów do pracy na lekarskie badania profilaktyczne.
15) Prowadzenie sprawozdawczości z zakresu bhp
34. Comiesięczne naliczanie wynagrodzeń:
- pracownikom Urzędu Miasta,
- z umów zleceń i o dzieło z pracownikami,
- z umów gdzie występują składki ZUS.
35. Przygotowywanie list płac pracowników, diet radnych i komisji stałych.
36. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym:
- miesięczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych,
- PIT 8A zbiorcza deklaracja zryczałtowanego podatku.
37. Roczne rozliczenie z podatku dochodowego od osób fizycznych:
- PIT 11 - informacje do rozliczenia z podatku dochodowego pracowników Urzędu Miasta, zleceniobiorców, członków Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Ełku, Miejskiej Komisji Urbanistyczno-Architektonicznej i Społecznej Komisji Mieszkaniowej.
- PIT R - diety radnych.
- PIT 40 - roczne rozliczenie pracowników, których rozlicza zakład pracy.
38. Prowadzenie dokumentacji zasiłkowej:
- zasiłki chorobowe,
- zasiłki opiekuńcze,
- zasiłki macierzyńskie.
39. Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników.
40. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym, w tym naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.
41. Sporządzanie dokumentacji do w/w składek:
- DRA deklaracja rozliczeniowa,
- RCX imienny raport miesięczny,
- RSA raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
- RZA raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
- RMUA raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej.
42. Przygotowywanie wniosków o refundację wynagrodzeń.
43. Przekazywanie zbiorówek do przelewów ZUS, podatku i innych potrąceń.
44. Wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników.
45. Wystawianie zaświadczeń Rp7 do kapitału początkowego dla pracowników Urzędu Miasta i byłych pracowników zlikwidowanych jednostek i zakładów: Izby Wytrzeźwień, Miejskiego Zakładu Gospodarki Komunalnej, Spółdzielni Ogrodniczo Pszczelarskiej w Ełku i Zakładu Inżynierii Miejskiej, których dokumentacja osobowo-płacowa przechowywana jest w archiwum Urzędu Miasta.
46. Sprawozdawczość z zatrudnienia, funduszu płac i wypadków w pracy.