Sekretarz Miasta – Naczelnik Wydziału - Marcin Radziłowicz, tel. 87 73 26 208
Zastępca Naczelnika Wydziału - Michał Kociński, tel. 87 73 26 229
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 104

Referat Administracyjno - Gospodarczy:
Kierownik Referatu - Tadeusz Skulimowski, tel. 87 73 26 211
pomoc administracyjna - Artur Łubowicz, tel. 87 73 26 227
robotnik gospodarczy - Janina Boczyluk - Smaka, Krystyna Grupkajtys, Ewa Naruszewicz, Danuta Ostaszewska, Ewa Sielawko, Katarzyna Zawadzka tel. 87 73 26 211
gońcy – Piotr Haraburda, Arkadiusz Nieszczerzewski, Piotr Skulimowski, tel. 87 73 26 211
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 111
kierowcy - Jarosław Dąbkowski, Bartosz Niedźwiecki, tel. 87 73 26 211
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 101
konserwator - Andrzej Szczerbicki
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 16

Biuro Działalności Gospodarczej:
stanowisko ds. obsługi przedsiębiorców:
Rafał Gajewski, tel 87 73 26 299
Jolanta Wilczyńska, tel. 87 73 26 246
Izabela Wyszomirska, tel. 87 73 26 248
ul. Piłsudskiego 4, I piętro, pokój 246

Referat Spraw Obywatelskich
Kierownik Referatu - Michał Kociński, tel. 87 73 26 229
ul. Piłsudskiego 4, pokój 104
stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych - Alicja Aleksiejczuk, Joanna Omilian, tel. 87 73 26 141, Iwona Iglik, tel. 87 73 26 140, Bogumiła Kruczewska, tel. 87 73 26 101, Małgorzata Szymczyk, tel. 87 73 26 138
pomoc administracyjna - Monika Kalisz
ul. Piłsudskiego 6, pokój 7 i 8

Biuro Informatyki:
stanowisko ds. informatyki - Dariusz Kruszewski, tel. 87 73 26 128, Wojciech Lipiński, tel. 87 73 26 130, Marek Pietkiewicz, tel. 87 73 26 129, Jakub Rybakiewicz, tel. 87 73 26 120

Centrum Zarządzania Siecią Elkman - numer alarmowy: 87 73 26 210
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 110

Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
stanowisko ds. obrony cywilnej - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Roman Węgrzyn, tel. 87 73 26 283
stanowisko ds. wojskowych - Kierownik Kancelarii Niejawnej - Jarosław Bartoszewicz, tel. 87 73 26 222
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 03

Biuro Organizacji Pracy:
stanowisko ds. kadr - Katarzyna Badorek, tel. 87 73 26 112
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 103
stanowisko ds. kadr i płac - Agnieszka Dzieniszewska, tel. 87 73 26 212
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 103

stanowisko ds. organizacyjnych - Michał Kawecki, tel. 87 73 26 279
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 111
stanowisko ds. archiwizacji - Jarosław Bartoszewicz, tel. 87 73 26 222
ul. Piłsudskiego 4, niski parter, pokój 03
stanowisko ds. płac:
Urszula Sobańska, tel. 87 73 26 261
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 103

Biuro Obsługi Kancelaryjnej:
Stanowisko ds. kancelaryjnych: Justyna Domoracka, Aneta Sawko, tel. 87 73 26 217
pomoc administracyjna:
Mariola Nowicka, Dobrzycka Paulina, tel. 87 73 26 224; Karolina Staniszewska, tel. 87 73 26 206
ul. Piłsudskiego 4, niski parter pokój 02

Biuro Rady Miasta:
stanowisko ds. obsługi Rady Miasta i komisji - Elżbieta Liziewska, telefon: 87 73 26 218
pomoca adminstracyjna - Małgorzata Mięczkowska
ul. Piłsudskiego 4, parter, pokój 118

Biuro Zamówień Publicznych:
Stanowisko ds. Zamówień Publicznych - Marek Szorc, Sebastian Szabroński, tel. 87 73 26 277, 87 73 26 273
ul. Piłsudskiego 4, II piętro, pokój 377

Do zadań Wydziału Organizacyjnego, w zakresie pracy poszczególnych komórek organizacyjnych należy:

1. Referat Administracyjno-Gospodarczy:
1) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości nieruchomości Urzędu.
2) zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i radiowej,
3) zarządzanie nieruchomościami Urzędu, gospodarka lokalami, prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych stanowiących własność Urzędu, załatwianie spraw remontu i konserwacji obiektów, urządzeń technicznych itp.,
4) zamawianie i rejestrowanie wydanych (zwracanych) pieczęci i pieczątek oraz likwidacja nieaktualnych,
5) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami rzeczowymi itp.,
6) prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb komunikacyjnych i przewozowych Urzędu,
7) zaopatrywanie w bilety komunikacji miejskiej pracowników Urzędu,
8) prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne.

2. Referat Działalności Gospodarczej:
1) udzielanie przedsiębiorcom wszechstronnej pomocy przy wypełnianiu wniosków oraz informowanie ich o bieżących przepisach prawnych dotyczących działalności gospodarczej,
2) weryfikacja złożonych przez przedsiębiorców wniosków CEIDG-1 o wpis, zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie oraz wykreślenie działalności gospodarczej, pod względem formalnym,
3) potwierdzanie tożsamości przedsiębiorców, ich statusu w przypadku cudzoziemców oraz potwierdzanie za pokwitowaniem przyjęcia od przedsiębiorcy wniosku CEIDG-1,
4) przekształcanie złożonych przez przedsiębiorców wniosków CEIDG-1 na formę elektroniczną i przesyłanie ich do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, prowadzonej w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki, z wykorzystaniem profili zaufanych,
5) wzywanie przedsiębiorców do skorygowania lub uzupełnienia wniosków niepoprawnych,
6) archiwizowanie wniosków CEIDG-1 w wersji papierowej i elektronicznej oraz dokumentacji z nimi związanej,
7) współpraca merytoryczna z Ministerstwem Gospodarki – Departamentem Handlu i Usług oraz Departamentem Gospodarki Elektronicznej – w zakresie problematyki formalno-prawnej funkcjonowania Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
8) przygotowywanie zaświadczeń o historii podmiotów zarejestrowanych i wyrejestrowanych z ewidencji do dnia 31 grudnia 2011 r.,
9) wydawanie duplikatów decyzji o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej,
10) prowadzenie ewidencji wydanych licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
11) prowadzenie postępowania w sprawach udzielenia, odmowy udzielenia, cofnięcia, zmiany lub stwierdzenia wygaśnięcia licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
12) wydawanie licencji oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
13) kontrola przedsiębiorców prowadzących transport drogowy taksówką w zakresie spełniania wymogów będących podstawą do wydania licencji,
14) prowadzenie ewidencji wydanych zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych,
15) prowadzenie postępowania w sprawach wydania, odmowy wydania, cofnięcia i wygaśnięcia zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych, w tym dokonywanie oględzin punktów sprzedaży oraz przygotowywanie materiałów do Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
16) wydawanie zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych, przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży i poza miejscem sprzedaży, oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
17) wydawanie decyzji o odmowie, wygaszeniu lub cofnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
18) naliczanie należnych opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż alkoholu oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
19) przygotowywanie projektów uchwał w sprawach liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spożycia poza miejscem i w miejscu sprzedaży,
20) przekazywanie informacji do systemu CEIDG o posiadających przez przedsiębiorców zezwoleniach, licencjach lub zaświadczeniach o wpisie do rejestru działalności regulowanej, wydawanych przez Prezydenta Miasta Ełku. Dodawanie powyższych uprawnień dotyczy zarówno przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak również w Krajowym Rejestrze Sądowym i odbywa się wyłącznie w oparciu o symbole uprawnień udostępnione przez Ministerstwo Gospodarki,
21) przechowywanie dokumentacji papierowej związanej z obsługą wniosków w zakresie profili zaufanych ePUAP.

3. Referat Spraw Obywatelskich:
1) prowadzenie i aktualizacja rejestrów:
a) stałych mieszkańców,
b) osób przebywających na pobycie czasowym,
c) rejestru wyborców;
d) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych.
2) udzielanie informacji adresowych i współpraca w tym zakresie z Policją, wymiarem sprawiedliwości, Zarządcami Wspólnot Mieszkaniowych, Spółdzielniami Mieszkaniowymi, Pocztą oraz innymi urzędami i instytucjami.
3) sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla potrzeb placówek oświatowych i wojskowych,
4) sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców,
5) wydawanie decyzji i prowadzenie rozpraw administracyjnych związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem z Urzędu,
6) prowadzenie archiwum dokumentów tożsamości,
7) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych,
8) opracowanie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych.

4. Biuro Informatyki:
1) koordynacja przedsięwzięć informatycznych wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
2) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu,
3) testowanie i wdrażanie systemów informatycznych,
4) planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb,
5) nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania,
6) administrowanie siecią informatyczną Urzędu,
7) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
8) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania,
9) koordynacja szkoleń pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego,
10) zarządzanie, eksploatacja i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Miejskiej Sieci Komputerowej ELKMAN.

5. Biuro Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych - Pion Ochrony:
1) czynności związane z wykonaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, a w szczególności:
a) udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji i rejestracji wojskowej,
b) wydawanie decyzji o zwolnieniu żołnierzy z odbywania służby wojskowej z powodów wymienionych w przepisach szczególnych,
c) wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłków miesięcznych i pokrywanie opłat mieszkaniowych i eksploatacyjnych członkom rodzin żołnierzy uznanych za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny lub samotnych, ustalanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych żołnierzom rezerwy odbywających ćwiczenia wojskowe.
2) opracowywanie planu świadczeń osobistych i rzeczowych Prezydenta w oparciu o wnioski złożone przez organy uprawnione,
3) wydawanie decyzji o nałożeniu obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych wynikających z planu świadczeń,
4) treningi akcji kurierskiej i aktualizacja dokumentacji akcji kurierskiej,
5) reklamowanie pracowników na wniosek i z Urzędu,
6) wykonywanie zadań z zakresu działania szefa obrony cywilnej Miasta dotyczących w szczególności:
a) planowania działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,
b) przygotowania i kierowania formacjami obrony cywilnej Miasta,
c) przygotowania i zapewnienia działania elementów systemów wykrywania i alarmowania,
d) opracowania planu obrony cywilnej Miasta oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych,
e) organizowania i prowadzenia szkolenia formacji obrony cywilnej, a także szkolenie ludności w zakresie samoobrony,
f) kierowania przygotowaniem ewakuacji ludności oraz koordynowaniem tych działań,
g) kierowania i koordynowania akcjami ratunkowymi,
h) ustalania zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom i podmiotom gospodarczym działającym na terenie Miasta,
i) dokonywania oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań,
j) planowania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
k) planowania i realizacji zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej oraz ich przechowywanie i konserwacja,
l) koordynacji przedsięwzięć w zakresie integracji sił obrony cywilnej do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
m) prowadzenia i nadzoru nad ewidencją kart ewidencyjno - obronnych w sprawie obiektów szczególnie ważnych dla spraw bezpieczeństwa i obronności państwa.
7) obsługa koordynacyjno - techniczna Miejskiego Zespołu Reagowania Kryzysowego.
8) wydawanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania Sił Zbrojnych budynków, pomieszczeń i terenów oraz wydawanie decyzji o odszkodowaniu w tych sprawach,
9) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
10) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych, opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
11) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
12) prowadzenie Kancelarii Niejawnej,
13) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,
14) udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulami „ściśle tajne”, „tajne” lub „poufne”, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
15) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne.

6. Biuro Organizacji Pracy:
1) sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu,
2) zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa,
3) zapewnienie prawidłowej obsługi klientów przez Wydziały Urzędu,
4) prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac,
5) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Naczelników podległych jednostek organizacyjnych,
6) szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników,
7) prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych z organami administracji rządowej,
8) prowadzenie wykazu upoważnień dla pracowników Urzędu do załatwiania określonych spraw w imieniu Prezydenta,
9) prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy,
10) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) prowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) sporządzanie i przedstawianie Prezydentowi rocznych analiz stanu bezpieczeństwa
i higieny pracy,
c) bieżące informowanie Prezydenta o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia,
d) udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju budynków Urzędu w aspekcie uwzględnienia rozwiązań zapewniających poprawę stanu bhp oraz zgłaszanie odpowiednich wniosków w tym zakresie do dokumentacji,
e) udział w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń i urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników,
f) inicjowanie i opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących bhp,
g) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy,
h) prowadzenie, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań środowiska pracy,
i) udział w dochodzeniach powypadkowych,
j) doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów bhp oraz doradztwo w zakresie doboru środków ochrony na stanowiskach pracy,
k) organizowanie i prowadzenie instruktażu ogólnego w zakresie bhp dla pracowników nowo przyjętych,
l) programowanie, organizowanie i zapewnianie odpowiedniego poziomu szkoleń w zakresie bhp,
m) współpraca z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej w zakresie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami,
n) współdziałanie ze służbą medycyny pracy w zakresie profilaktyki zdrowotnej pracowników, w tym kierowania pracowników i kandydatów do pracy na lekarskie badania profilaktyczne,
o) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu bhp. 15) prowadzenie dokumentacji zasiłkowej:
a) zasiłki chorobowe,
b) zasiłki opiekuńcze,
c) zasiłki macierzyńskie.
16) prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników,
17) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ubezpieczeniu społecznym i zdrowotnym, w tym naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy,
18) sporządzanie dokumentacji do w/w składek:
a) DRA deklaracja rozliczeniowa,
b) RCA imienny raport miesięczny,
c) RSA raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
d) RZA raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
e) RMUA raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej,
19) przygotowywanie wniosków o refundację wynagrodzeń,
20) przekazywanie zestawień zbiorczych do przelewów ZUS, podatku i innych potrąceń,
21) wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników,
22) wystawianie zaświadczeń Rp7 do kapitału początkowego dla pracowników Urzędu i byłych pracowników zlikwidowanych jednostek i zakładów, których dokumentacja osobowo - płacowa przechowywana jest w archiwum Urzędu.

7. Biuro Rady Miasta:
1) obsługa Rady Miasta poprzez:
a) podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Miasta kierowanie pracami Rady Miasta,
b) wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesyjną działalnością Rady Miasta,
c) prowadzenie rejestru uchwał i ewidencjonowanie protokołów z sesji Rady Miasta,
d) wykonywanie pozostałych prac kancelaryjno – technicznych,
2) obsługa komisji Rady Miasta poprzez:
a) wykonywanie w oparciu o ustalenia zawarte w planach pracy komisji bądź polecenia Przewodniczących czynności związanych z przygotowaniem i zwoływaniem posiedzeń komisji,
b) wykonywanie czynności pomocniczych i wykonawczych w związku z przygotowaniem przez komisje projektów uchwał,
c) podejmowanie czynności pomocniczych zapewniających komisjom pomoc w działalności kontrolnej,
d) ewidencjonowanie wniosków komisji, sposobu ich załatwiania oraz kontrola, sprawozdawczość i analiza przedkładana Prezydentowi.
3) zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w wykonywaniu ich obowiązków poprzez:
a) dostarczanie materiałów ułatwiających przygotowanie pracy w komisji Rady Miasta,
b) przyjmowanie wniosków Radnych oraz prowadzenie ich rejestru,
c) organizowanie przyjmowania obywateli przez Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących lub radnych,
4) prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno - technicznej, prawidłowego przeprowadzania wyborów:
a) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
b) do Sejmu i Senatu,
c) do Rady Miasta, Powiatu, sejmiku województwa oraz Prezydenta Miasta,
d) ławników sądów powszechnych,
e) referendum ogólnokrajowego i lokalnego,
f) do Parlamentu Europejskiego.

8. Biuro Zamówień Publicznych
Biuro wykonuje zadania Miasta dotyczące stosowania w Urzędzie przepisów o zamówieniach publicznych, związane z zamówieniami na dostawy, usługi i roboty budowlane; udziela wydziałom Urzędu oraz miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w sprawach dotyczących zamówień publicznych, na polecenie Prezydenta może uczestniczyć w postępowaniach prowadzonych przez miejskie jednostki organizacyjne w charakterze biegłego (rzeczoznawcy). Do podstawowego zakresu działania należy prawidłowe wdrażanie i realizowanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
1) występowanie w imieniu Miasta do Urzędu Zamówień Publicznych,
2) koordynacja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie,
3) opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, wzorów dokumentacji oraz wzorców postępowania niezbędnych do prawidłowego przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne w Urzędzie,
4) współuczestnictwo w procedurach udzielania zamówień publicznych na zasadach i w trybie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych, a w szczególności w takich czynnościach jak:
a) udzielanie wyjaśnień wydziałom przy opracowywaniu materiałów źródłowych do postępowań realizowanych przez biuro oraz postępowań prowadzonych w ramach kompetencji posiadanych przez wydziały,
b) przygotowanie i przedstawienie do zatwierdzenia przez Prezydenta:
- opracowanych we współpracy z zainteresowanymi wydziałami: projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ),
- ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- projektów innych wymaganych ustawą dokumentów,
c) ogłoszenie o postępowaniu o zamówienie publiczne, zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w razie potrzeby w inny sposób, np. w Biuletynie Informacji Publicznej,
d) doręczenie/wysłanie/zamieszczenie na stronach internetowych specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy,
e) udzielenie / zamieszczenie na stronach internetowych wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z wymogami ustawy,
f) przeprowadzenie negocjacji z wykonawcą/wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,
g) publiczne otwarcie ofert,
h) przedstawienie Prezydentowi propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania,
i) sporządzenie protokołu postępowania,
j) prowadzenie procedur związanych z rozpatrywaniem wniesionych środków ochrony prawnej,
k) przekazanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o wyniku postępowania, zgodnie z wymogami ustawy.
5) kontrola na polecenie Prezydenta realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przez wydziały Urzędu oraz prowadzenie kontroli zleconych przez Prezydenta, w zakresie realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w miejskich jednostkach organizacyjnych, dla których organem założycielskim jest Rada Miasta:
a) sporządzenie protokołu z przeprowadzonej kontroli oraz wniosków pokontrolnych,
b) przygotowanie zaleceń pokontrolnych Prezydenta.
6) przeprowadzanie analizy zawartych umów i zleceń,
7) przeprowadzanie analiz rynku wykonawców/dostawców,
8) opiniowanie materiałów i programów szkoleń wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych,
9) sporządzanie wymaganych zbiorczych sprawozdań z zakresu realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych,
10) kompletowanie obowiązujących aktów prawnych z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych,
11) przechowywanie dokumentacji przetargowej z udzielonych zamówień zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Biuro Obsługi Kancelaryjnej:
1) Przyjmowanie i rozdział korespondencji, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne Urzędu, rejestracja korespondencji przychodzącej (RKP) w eDok.
2) Wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom Urzędu, rejestracja i wysyłka przesyłek ekonomicznych, priorytetowych, poleconych, kurierskich, paczek, itp. krajowych i zagranicznych zgodnie z wymogami operatorów pocztowych.
3) Reklamowanie nieprawidłowo wykonanych usług przez firmy świadczące usługi pocztowe i kurierskie.
4) Prowadzenie statystyki w zakresie wysłanej korespondencji – w systemie miesięcznym.
5) Prowadzenie baz danych instytucji i osób współpracujących.
6) Koordynacja czynności kancelaryjnych.