ˆ

Zamówienia publiczne o wartości nieprzekraczającej 30000 euro

Drukuj informację

Szczegóły informacji

Zapytanie ofertowe na świadczenie usług polegających na zapewnieniu mebli konferencyjnych oraz cateringu podczas konferencji podsumowującej projekt „Nowe Śródmieście Miasta Ełk – wzór na rewitalizację” (konkurs „Modelowa rewitalizacja miast”, realizowany przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju)

Data wprowadzenia informcji do BIP: 2018-09-07 08:23:09 Informacja ogłoszona dnia 2018-09-07 08:25:00 przez Magdalena Klimowicz

Akapit nr 1 - brak tytułu

Ełk, 7 września 2018 r.
 
SR.042.7.2016
 
 
Zapytanie ofertowe na świadczenie usług polegających na zapewnieniu mebli konferencyjnych oraz cateringu podczas konferencji podsumowującej projekt „Nowe Śródmieście Miasta Ełk – wzór na rewitalizację” (konkurs „Modelowa rewitalizacja miast”, realizowany przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju)
 
Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) niniejsze postępowanie nie podlega przepisom wyżej cytowanej ustawy. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów w zakresie wykorzystania pomocy technicznej na lata 2014-2020 oraz Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
 
 
  1. Zamawiający
Gmina Miasto Ełk, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk
 
  1. Opis przedmiotu zamówienia
    1. Konferencja podsumowująca projekt „Nowe Śródmieście  Miasta Ełk – wzór na rewitalizację” odbędzie się w Ełku w dniu 17 października 2018 r. (budynek Ełckiego Centrum Rewitalizacji Społecznej, ul. Kościuszki 37A)
    2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany miejsca i terminu konferencji. W takim przypadku nowy termin zostanie ustalony z porozumieniu z Wykonawcą.
    3. Liczba uczestników: do 100 osób.
    4. Wstępny program konferencji:
      • 9:30 – 10:00 – rejestracja uczestników, kawa powitalna
      • 10:00 – 11:50 – konferencja
      • 11:50 – 12:00 - przerwa
      • 12:00 – 14:00 – konferencja
      • od 14:00 - obiad
 
  1. Meble konferencyjne
    1. Wykonawca jest zobowiązany do  dostawy i ustawienia 110 krzeseł, 2 stołów konferencyjnych, 1 stolika kawowego i stojaków ubraniowych/mobilnej szatni w miejscu organizacji konferencji, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego.
    2. Krzesła powinny być tapicerowane, o jednolitym wyglądzie, czyste, bez uszkodzeń.
    3. Stoły konferencyjne i stolik kawowy powinny być czyste, bez uszkodzeń, mieć jednolity wygląd. Minimalne wymiary stołów konferencyjnych to 120 cm x 60 cm każdy stół.
    4. Stojaki ubraniowe/mobilna szatnia muszą być czyste, bez uszkodzeń, mieć jednolity wygląd, zawierać wieszaki w ilości dostosowanej do liczby uczestników konferencji.
    5. Meble konferencyjne muszą być ustawione co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem konferencji oraz zabrane do 2 godzin po jej zakończeniu.
 
  1. Catering
    1. Catering w formie serwisu kawowego i obiadu będzie świadczony dla uczestników konferencji.
    2. Serwis kawowy, dostępny w ciągu całej konferencji, powinien obejmować:
      • kawę z ekspresu świeżo parzoną – bez limitu,
      • herbatę (różne rodzaje, w tym czarna, owocowa, zielona) – bez limitu,
      • wrzątek w minimum 2 termosach – bez limitu,
      • wodę mineralną gazowaną i niegazowaną – 0,5 litra na osobę z każdego rodzaju,
      • dwa rodzaje soków owocowych 100%,
      • dodatki - cukier (biały i trzcinowy), śmietanka lub mleko do kawy, cytryna w plasterkach,
      • 3 rodzaje owoców,
      • 3 rodzaje ciastek, w tym ciastka zbożowe,
      • mix 3 rodzajów kanapek na pieczywie jasnym, ciemnym oraz wieloziarnistym, (z masłem, sałatą, kiełkami, wędliną, serami, łososiem, itp.); kanapki powinny składać się z minimum 4 składników, w tym co najmniej 1 rodzaj kanapek musi być bezmięsny (minimum 1 kanapka każdego rodzaju na osobę).
    3. Obiad w formie stołu szwedzkiego, w ilości adekwatnej do liczby uczestników konferencji, powinien składać się z:
      • ciepłej zupy – 1 rodzaj,
      • ciepłego drugiego dania  - 2 rodzaje dań mięsnych  i 1 danie bezmięsne,
      • ziemniaków (opiekane lub z wody, frytki itp.), makaronu, ryżu lub innego tego tupu dodatku, dopasowanego do dania ciepłego,
      • 3 rodzaje dodatków warzywnych,
      • 2 rodzaje ciast,
      • kawa i herbata wraz z dodatkami (śmietanka/mleko, cukier, cytryna),  woda mineralna, soki.
    4. Zamawiający przewiduje organizację obiadu w innym pomieszczeniu niż miejsce ustawienia serwisu kawowego.
    5. Ostateczne menu zostanie ustalone z Zamawiającym najpóźniej na 5 dni przed planowanym terminem konferencji.
    6. Wykonawca zapewni jednolitą zastawę ceramiczną, sztućce, szklanki do zimnych napoi oraz jednakowe stoliki koktajlowe w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników konferencji, umożliwiające swobodne spożywanie posiłków przez wszystkich uczestników.
    7. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę stołów do ustawienia cateringu oraz ich stosowne nakrycie, które musi być czyste, nieuszkodzone, w tej samej tonacji kolorystycznej. Wykonawca zapewni również pozostałe elementy niezbędne do prawidłowej realizacji usługi cateringowej m. in. serwetki, patery itp. oraz obsługę kelnerską.
    8. Wykonawca zapewni odpowiednią temperaturę dań w momencie ich podania. Wszystkie posiłki muszą być świeże.
    9. Wykonawca jest odpowiedzialny za bieżące sprzątanie i uporządkowanie pomieszczenia w trakcie i po zakończeniu konferencji. Wykonawca musi zapewnić kosze na śmieci. Wszystkie śmieci powstałe w wyniku realizacji usługi zostaną usunięte przez Wykonawcę.
    10. Organizacja usługi cateringowej musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi.
    11. Zamawiający nie gwarantuje Wykonawcy możliwości korzystania z zaplecza z dostępem do zimnej i ciepłej wody, miejsca na składanie brudnych naczyń i sprzętu itd.
  2. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy:
    1. Ostateczne zapotrzebowanie ilościowe na catering (osoby) oraz meble konferencyjne (szt.) zostanie zgłoszone Wykonawcy najpóźniej na 5 dni przed terminem konferencji. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania na poszczególne elementy zamówienia, uwzględniając podane w ofercie koszty jednostkowe.
III. Oferta powinna zawierać:
W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę brutto realizacji zamówienia z podaniem kosztów poszczególnych elementów zamówienia oraz cen jednostkowych (formularz nr 1). Kompletna oferta składa się z odpowiednio wypełnionego formularza oferty oraz klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych w Urzędzie Miasta Ełku, opatrzonych pieczęcią firmową i podpisanych czytelnie przez Oferenta.
 
IV. Miejsce złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć do 17 września 2018 r. drogą mailową (skan wymaganych dokumentów przesłany na adres ), osobiście (w zamkniętej kopercie) lub drogą pocztową w Urzędzie Miasta w Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk z dopiskiem „Oferta w projekcie projekt Nowe Śródmieście Miasta Ełk – wzór na rewitalizację”.
 
VI. Sposób oceny ofert:
  1. Kryterium wyboru – najniższa cena całkowita brutto ogółem. 
  2. Informacja o wyniku procedury udzielenia zamówienia zostanie przekazana drogą elektroniczną lub pocztową na adres wskazany w formularzu ofertowym, następnie zostanie podpisana umowa z Wykonawcą.
  3. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania treści ofert bądź negocjacji warunków zamówienia.
  4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz do ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
  5. Od decyzji Urzędu Miasta Ełku nie przysługuje odwołanie ani zażalenie.
 
VII. Osoba do kontaktu:
Andrzej Lemieszonek, tel. 87 73 26 132/240, e-mail:

Załączniki

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający informację: Urząd Miasta w Ełku
Osoba, która wytworzyla informację: A.Lemieszonek Data wytworzenia informacji: 2018-09-07 08:19:00
Osoba, która odpowiada za treść: A.Lemieszonek Data wprowadzenia do BIP 2018-09-07 08:23:09
Wprowadził informację do BIP: Magdalena Klimowicz Data udostępnienia informacji: 2018-09-07 08:25:00
Osoba, która zmieniła informację: Magdalena Klimowicz Data ostatniej zmiany: 2018-09-07 08:25:00
Artykuł był wyświetlony: 55 raz(y)
Zobacz pełną listę zmian czytanej informacji »
« powrót do poprzedniej strony
ˆ

Nagłówek strony

  • BIP
  • Godło RP
herb

Biuletyn Informacji Publicznej

Urząd Miasta Ełku
ˆ

Ustawienia dostępności

Zmiana wielkości treści w serwisie
Zmiana kontrastu serwisu