Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Zarządzania Systemem Jakości - Dorota Żytyniec
ul. Piłsudskiego 2, I piętro, pokój 13
tel. 87 73 26 113

Audytor Wewnętrzny - Jarosław Wołynko
ul. Piłsudskiego 2, I piętro, pokój 11
tel. 87 73 26 156

stanowisko ds. kontroli zewnętrznej - Danuta Smolska
ul. Piłsudskiego 2, I piętro, pokój 12
tel. 87 73 26 204

stanowisko ds. audytu i jakości - Wioletta Pawluczyk
ul. Piłsudskiego 2, I piętro, pokój 12
tel. 87 73 26 203

 

Biuro Prawne:

Do zadań Wydziału Nadzoru należy:

1) Koordynowanie procesem kontroli zarządczej. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad stanem kontroli zarządczej w Urzędzie (pierwszy poziom kontroli zarządczej) oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych Miasta (drugi poziom kontroli zarządczej).
2) Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Naczelnik Wydziału - Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Zarządzania Systemem Jakości.
3) Analizowanie informacji zarządczych pochodzących z różnych źródeł o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań doskonalących: korekcyjnych i korygujących.
4) Organizowanie systemu kontroli zarządczej i sprawowanie ogólnego nadzoru nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych.
5) Organizowanie kontroli wewnątrz Urzędu, w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz prowadzenie dokumentacji z tego zakresu.
6) Koordynacja wykonywania zaleceń pokontrolnych wydawanych przez instytucje kontroli zewnętrznej.
7) Nadzór właścicielski spółek prawa handlowego:
a) Pełnienie nadzoru właścicielskiego nad spółkami, w których Gmina posiada udziały.
b) Prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych Gminy w spółkach prawa handlowego.
c) Analizowanie pod względem formalnoprawnym dokumentacji przygotowywanej na Zgromadzenia Wspólników i Walne Zgromadzenia.
d) Współpraca z organami spółek i komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prowadzenia nadzoru właścicielskiego.
e) Prowadzenie ewidencji spółek kapitałowych, w których Gmina posiada udziały.
f) Nadzór nad procesami tworzenia (w tym przystępowania Gminy do istniejących spółek), rozwiązywania i restrukturyzacji spółek.
g) Przygotowywanie informacji dotyczących bieżącej działalności spółek komunalnych.
8) Badanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach podległych organizacyjnie Urzędowi, w tym procedur kontroli finansowej zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz wewnętrznym regulaminem kontroli zarządczej, poprzez ocenę jej adekwatności, efektywności i skuteczności.
9) Dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu oraz jednostek podległych organizacyjnie Urzędowi. Wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek podległych organizacyjnie Urzędowi.
10) Prowadzenie bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego oraz kontroli zarządczej.
11) Dokonywanie kontroli w Urzędzie, w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz w innych podmiotach wykonujących zadania ze środków budżetu Miasta w zakresie:
a) rzetelności zapisów księgowych,
b) legalności zobowiązań finansowych,
c) sposobu wykorzystania majątku będącego w dyspozycji jednostek,
d) oceny poziomu świadczonych usług, struktury organizacyjnej, gospodarowania materiałami i energią,
e) organizacji wydajności pracy,
f) prawidłowości decyzji dotyczących zakupu, sprzedaży i likwidacji środków trwałych.
g) prawidłowości funkcjonowania wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
h) realizacji zadań nakreślonych przez Organy Miasta
i) rzetelności i terminowości załatwiania indywidualnych spraw Klientów Urzędu,
j) dyscypliny pracy i spraw osobowych,
k) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
l) skuteczności i efektywności działania,
m) wiarygodności sprawozdań,
n) ochrony zasobów (m. in. pracowników, mienia, infrastruktury),
o) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
p) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
q) zarządzania ryzykiem,
r) badania dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych, a także oceny systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem.
12) Kontrola wykonania uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta, interpelacji oraz wniosków radnych Rady Miasta i posłów, decyzji i poleceń Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza przez wszystkich pracowników Urzędu pod względem:
a) zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa materialnego w danej sprawie, przepisami KPA, instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, instrukcją obiegu dokumentów, prawidłowym przepływem informacji i zarządzeniami Prezydenta,
b) terminowości i rzetelności i poprawności merytorycznej załatwiania spraw, w tym udzielania odpowiedzi na skargi, wnioski , interpelacje radnych oraz listy klientów,
c) realizacji planowanych zadań,
d) właściwej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
e) przestrzegania obowiązujących zasad i trybu załatwiania spraw klientów,
f) terminowości, rzetelności i poprawności realizacji zadań wynikających dla danego stanowiska pracy z aktów normatywnych i poleceń Kierownictwa Urzędu oraz zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,
g) realizacji zaleceń pokontrolnych kontroli wewnętrznych i kontroli przeprowadzanej w jednostkach organizacyjnych Miasta, ustaleń z narad itp.,
h) przestrzegania obowiązków pracowniczych,
i) realizacji zadań budżetowych i gospodarczych należących do danego stanowiska pracy, a także realizacji rocznych planów kontroli przeprowadzanych przez merytoryczne wydziały,
j) prowadzenie postępowań wyjaśniających zleconych przez Prezydenta.
13) Zakres kontroli sprawowanej na zewnątrz Urzędu obejmuje całokształt działalności danej jednostki, a w szczególności:
a) realizację budżetu,
b) realizację zadań rzeczowych,
c) poziom świadczenia usług i zgodność działania z obowiązującymi przepisami prawa,
d) sprawy będące przedmiotem skargi.
14) Zakres kontroli prowadzonej w Urzędzie obejmuje w szczególności:
a) przestrzeganie przepisów obowiązujących instrukcji i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
b) realizację planowanych zadań,
c) przestrzeganie terminów oraz poprawność merytorycznego załatwiania spraw, skarg i wniosków klientów,
d) przestrzeganie obowiązujących zasad i trybu załatwiania spraw klientów,
e) przestrzeganie przepisów prawa materialnego i KPA,
f) terminowość i poprawność realizacji zadań wynikających dla danego stanowiska pracy, z aktów normatywnych i poleceń kierownictwa Urzędu,
g) terminowość i poprawność realizacji uchwał Rady Miasta, interpelacji oraz wniosków posłów i radnych,
h) terminowość i rzetelność wykonywania obowiązków pracownika wynikających z zakresu czynności,
i) realizację zaleceń pokontrolnych, ustaleń z narad itp.,
j) przestrzeganie obowiązków pracowniczych,
k) realizację zadań budżetowych i gospodarczych należących do danego stanowiska pracy,
15) Prowadzenie centralnych rejestrów, a także koordynacja i załatwianie wpisanych do nich spraw:
a) Rejestr skarg i wniosków,
b) Rejestry kontroli,
c) Rejestr wyrobów niezgodnych,
d) Rejestr auditów wewnętrznych,
e) Rejestr działań korygujących.
16) Prowadzenie ewidencji wystąpień i opracowań zbiorczych organów kontroli zewnętrznej oraz udzielanych odpowiedzi.
17) Prowadzenie corocznej sprawozdawczości i analiz w zakresie:
a) badania satysfakcji klientów wewnętrznych, zewnętrznych oraz jednostek organizacyjnych Miasta, spółek prawa handlowego i organizacji pozarządowych,
b) kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
c) skarg i wniosków,
d) decyzji administracyjnych wydawanych przez Urząd oraz przedkładanie jej Prezydentowi.
18) Opracowywanie kompletu dokumentacji na coroczny przegląd zarządzania Urzędu.
19) Koordynacja nad opracowaniem planów pracy wydziałów Urzędu oraz planów kontroli jednostek podległych merytorycznie.
20) Koordynacja pracy Zespołu Auditorów Wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością (SZJ).
21) Prowadzenie działań doskonalących wdrożony SZJ w Urzędzie.
22) Koordynacja badania zadowolenia urzędników z pracy w Urzędzie, badania satysfakcji klientów z usług świadczonych przez Urząd, a także badania satysfakcji ze współpracy z Urzędem jednostek podległych organizacyjnie Miastu, miejskich spółek prawa handlowego oraz organizacji pozarządowych;
analiza i sprawozdawczość.
23) Koordynacja działań związanych z przeprowadzaniem okresowej oceny pracowników Urzędu oraz dyrektorów jednostek organizacyjnych Miasta.
24) Wnioskowanie o wdrażanie inicjatyw z zakresu zarządzania przez jakość TQM oraz innych rozszerzających System Zarządzania Jakością oraz koordynacja prowadzonych działań.
25) Opracowanie, weryfikacja, aktualizacja, wdrożenie i nadzór nad dokumentacją systemową.
26) Konsultowanie dokumentów wewnętrznych (sprawdzanie i weryfikacja procedur, instrukcji, planów jakości, planów kontroli i badań, instrukcji roboczych).
27) Weryfikacja zgodności funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością z aktualnymi wydaniami norm z serii ISO i wymaganiami aktów normatywnych wyższej rangi (ustawy, rozporządzenia).
28) Wydawanie interpretacji w zakresie Systemu Zarządzania Jakością, koordynowanie zadaniami związanymi z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością.
29) Planowanie i organizowanie auditów wewnętrznych oraz nadzorowanie i ocena ich realizacji.
30) Inicjowanie działań korygujących oraz nadzór nad ich realizacją, analizowanie ich skuteczności, usuwanie przyczyn ich występowania.
31) Pełne i systematyczne przeprowadzanie analizy funkcjonowania systemu i informowanie Najwyższego Kierownictwa o jej wynikach, przygotowanie i organizowanie Przeglądów Zarządzania.
32) Przeprowadzanie szkoleń wewnętrznych z zakresu Systemu Zarządzania Jakością Urzędu, zarządzania jakością i poprzez jakość w administracji publicznej.
33) Biuro Prawne - obsługa prawna Prezydenta, Rady Miasta i Urzędu w zakresie:
a) działalności decyzyjnej Urzędu,
b) udzielania porad prawnych organom Miasta i pracownikom Urzędu,
c) opiniowania aktów prawnych przyjmowanych przez Radę Miasta i Prezydenta oraz sporządzanie opinii prawnych na polecenie Prezydenta, Zastępcy, Sekretarza lub Naczelników,
d) wykonywania zastępstwa procesowego przed sądami,
e) informowania pracowników o zmianach w obowiązującym stanie prawnym oraz sygnalizowanie o stwierdzonych uchybieniach w działalności Wydziałów,
f) sprawowania nadzoru nad egzekucją należności przypadających Urzędowi,
g) wykonywania innych czynności przewidzianych w ustawie o radcach prawnych.